1. Giấy ủy quyền công ty dùng khi nào
Người đại diện theo pháp luật không thể tự mình ký mọi văn bản, giao dịch của doanh nghiệp. Giấy ủy quyền giúp giao việc cho phó giám đốc, trưởng phòng, giám đốc chi nhánh, nhân viên giao nhận, đồng thời giới hạn rõ việc họ được làm. Phạm vi việc người được ủy quyền được làm do chính giấy ủy quyền xác định; phần vượt phạm vi không ràng buộc doanh nghiệp nếu doanh nghiệp không đồng ý.
Hình 1. 5 loại giấy ủy quyền doanh nghiệp thường dùng
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – Điều 138 khoản 1 | “Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.” |
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – Điều 141 khoản 1. Phạm vi đại diện | “Người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện theo căn cứ sau đây: | a) Quyết định của cơ quan có thẩm quyền; | b) Điều lệ của pháp nhân; | c) Nội dung ủy quyền; | d) Quy định khác của pháp luật.” |
| ⚖ Luật Doanh nghiệp 2020 – khoản 3 Điều 12 (trích) | “Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. …” |
Giấy ủy quyền của doanh nghiệp không cần chứng thực theo luật chung; đóng dấu theo quy chế của doanh nghiệp (Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự quyết định có sử dụng con dấu hay không). Khi giao dịch với ngân hàng, cơ quan thuế, cơ quan đăng ký, hỏi trước yêu cầu riêng về mẫu giấy ủy quyền.
2. Tải mẫu giấy ủy quyền công ty, doanh nghiệp
Các file dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập. Mục 2.1 là mẫu căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020; Mục 2.2 đến 2.4 là các mẫu thường dùng nhưng cần sửa một số ô. Mục 2.5 là mẫu ủy quyền khi người đại diện theo pháp luật xuất cảnh do Ban biên tập soạn.
2.1. Mẫu giấy ủy quyền công ty cho cá nhân căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020
Mẫu hai bên: bên ủy quyền là công ty (địa chỉ trụ sở, người đại diện, chức vụ, mã số doanh nghiệp), bên được ủy quyền là cá nhân (họ tên, địa chỉ thường trú, chức vụ, số CCCD, quốc tịch); nội dung ủy quyền, cam kết, số bản; bên ủy quyền ký, đóng dấu, bên được ủy quyền ký. Căn cứ Bộ luật Dân sự 2015, Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty. Cần tự bổ sung thời hạn ủy quyền.
Hình 2. Mẫu giấy ủy quyền công ty cho cá nhân căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền công ty cho cá nhân (Mẫu 1)
| ⚠ Cảnh báo: mẫu đã thay đổi | – Mẫu 4–7 còn ô “CMND/CMTND/chứng minh nhân dân”, “hộ khẩu”; Mẫu 8 còn ô “chứng minh nhân dân”: ghi số định danh cá nhân/Căn cước hoặc hộ chiếu, nơi thường trú. | – Mẫu 5, Mẫu 6 căn cứ Luật Doanh nghiệp 2014 – thay bằng Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung). | – Mẫu 3 in sẵn số “/UQ/2019”, “đăng ký kinh doanh số” và cơ quan cấp: ghi năm hiện tại, mã số doanh nghiệp, xóa cơ quan in sẵn. | – Mẫu 4 có câu “Căn cứ vào các văn bản hiến pháp hiện hành” – xóa. |
2.2. Mẫu giấy ủy quyền công ty ngắn gọn, giám đốc ký – cần sửa trước khi dùng
Ba mẫu dùng cho việc đơn giản: Mẫu 2 – “Tôi là … Giám đốc/Tổng giám đốc”, một trang, chỉ người ủy quyền ký, đóng dấu; Mẫu 3 – có tên công ty, số văn bản (in sẵn năm 2019), người ký “nhân danh công ty”, ghi số đăng ký kinh doanh và cơ quan cấp in sẵn; Mẫu 4 – hai bên (công ty có mã số thuế, người đại diện; cá nhân có số CMND), hai bên ký.
Hình 3. Mẫu giấy ủy quyền công ty ngắn gọn, giám đốc ký
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền công ty, giám đốc ký (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền công ty có số văn bản (Mẫu 3)
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền công ty hai bên ký (Mẫu 4)
2.3. Mẫu giấy ủy quyền điều hành, ký hợp đồng, chi nhánh – cần sửa trước khi dùng
Mẫu 5 – Giám đốc/Tổng giám đốc ủy quyền cho người nhận ủy quyền quyết định, ký văn bản quản lý, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng với cộng tác viên; Mẫu 6 – giấy ủy quyền thay mặt công ty, hai bên; Mẫu 7 – công ty ủy quyền cho giám đốc chi nhánh theo Điều lệ, Quy chế chi nhánh. Mẫu 5, Mẫu 6 còn căn cứ Luật Doanh nghiệp 2014.
Hình 4. Mẫu giấy ủy quyền điều hành, ký hợp đồng, chi nhánh
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền điều hành, ký hợp đồng (Mẫu 5)
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền thay mặt công ty (Mẫu 6)
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền cho giám đốc chi nhánh (Mẫu 7)
2.4. Mẫu giấy ủy quyền cho nhân viên giao nhận chứng từ – cần sửa trước khi dùng
Mẫu một trang: tổ chức ủy quyền cho nhân viên giao, nhận chứng khoán và công văn, tài liệu với Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam (nay là Tổng công ty Lưu ký và Bù trừ chứng khoán Việt Nam); hiệu lực từ khi được chấp thuận đăng ký thành viên lưu ký. Dùng tham khảo bố cục cho giấy ủy quyền giao nhận chứng từ; khi giao dịch với một đơn vị cụ thể, dùng mẫu do đơn vị đó quy định.
Hình 5. Mẫu giấy ủy quyền cho nhân viên giao nhận chứng từ
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền giao nhận chứng từ (Mẫu 8)
2.5. Giấy ủy quyền khi người đại diện theo pháp luật xuất cảnh (Ban biên tập soạn)
Mẫu dùng khi người đại diện theo pháp luật duy nhất đang cư trú tại Việt Nam đi nước ngoài: căn cứ khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020; ghi lý do, thời gian xuất cảnh; người được ủy quyền cư trú tại Việt Nam; tách việc được làm và việc không được làm; thời hạn gắn với chuyến đi; nơi nhận. Sao chép nội dung vào Word để dùng.
Hình 6. Giấy ủy quyền khi người đại diện theo pháp luật xuất cảnh (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.5 | Góc trái: TÊN DOANH NGHIỆP …; Số: …/…/UQ-ĐDPL. Góc phải: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập - Tự do - Hạnh phúc; …, ngày … tháng … năm …. GIẤY ỦY QUYỀN (Thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh). – Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015; – Căn cứ khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020 (được sửa đổi, bổ sung); – Căn cứ Điều lệ …. | I. NGƯỜI ỦY QUYỀN: Họ và tên; Chức danh; Số định danh cá nhân; Doanh nghiệp (tên, mã số); Địa chỉ trụ sở chính. II. NGƯỜI ĐƯỢC ỦY QUYỀN (cư trú tại Việt Nam): Họ và tên; Chức danh; Số định danh cá nhân; Nơi thường trú. | III. NỘI DUNG ỦY QUYỀN: 1. Lý do: Người ủy quyền xuất cảnh … từ ngày … đến ngày …; 2. Phạm vi: Thay mặt người đại diện theo pháp luật …; 3. Không thuộc phạm vi ủy quyền: …; 4. Thời hạn: từ ngày … đến ngày …; chấm dứt sớm khi người ủy quyền trở lại làm việc và có thông báo bằng văn bản. | IV. TRÁCH NHIỆM: – Người được ủy quyền thực hiện đúng phạm vi, báo cáo bằng văn bản khi người ủy quyền trở lại; – Giấy ủy quyền gửi Hội đồng quản trị (Hội đồng thành viên, chủ sở hữu), kế toán trưởng và lưu hồ sơ. NGƯỜI ĐƯỢC ỦY QUYỀN – NGƯỜI ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có). Nơi nhận. |
3. Hướng dẫn ghi giấy ủy quyền công ty
Hình 7. Giấy ủy quyền khi người đại diện theo pháp luật xuất cảnh (Ban biên tập soạn): cách ghi
Hình 8. Mẫu giấy ủy quyền công ty có số văn bản: điểm phải sửa
| Mục | Cách ghi | Lưu ý |
| Tên doanh nghiệp, số văn bản | Tên đầy đủ, số giấy ủy quyền theo sổ văn bản | Không để năm in sẵn |
| Căn cứ | Bộ luật Dân sự 2015; Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung); Điều lệ | Không ghi Luật Doanh nghiệp 2014 |
| Bên ủy quyền | Tên, mã số doanh nghiệp, trụ sở; họ tên, chức danh người đại diện theo pháp luật | “Đăng ký kinh doanh số” nay là mã số doanh nghiệp |
| Bên được ủy quyền | Họ tên, chức danh, số định danh cá nhân, nơi thường trú | Khi xuất cảnh: người cư trú tại Việt Nam |
| Công việc | Loại văn bản, giao dịch được ký; giá trị tối đa | Tránh “toàn quyền quyết định” |
| Giới hạn | Việc không được làm: vay, bảo lãnh, thế chấp, chuyển nhượng tài sản, ủy quyền lại | Đối chiếu thẩm quyền theo Điều lệ |
| Thời hạn | Từ ngày … đến ngày …; cách chấm dứt sớm | Không ghi: theo Điều 140 Bộ luật Dân sự |
| Ký, dấu, nơi nhận | Người đại diện ký, đóng dấu nếu có; người được ủy quyền ký; gửi bộ phận liên quan | Lưu sổ giấy ủy quyền đã cấp |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Mẫu chỉ có “Tôi là … Giám đốc” mà không ghi tên, mã số doanh nghiệp: không xác định được doanh nghiệp ủy quyền. | – Ủy quyền “toàn quyền quyết định và ký kết các hợp đồng”: dễ vượt thẩm quyền của chính người ủy quyền theo Điều lệ. | – Ủy quyền cho người không phải người đại diện theo pháp luật ký giấy ủy quyền thay công ty: người ký phải có thẩm quyền. | – Người đại diện duy nhất ở Việt Nam xuất cảnh mà không ủy quyền bằng văn bản: trái khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020. | – Mẫu giao nhận chứng từ (Mẫu 8) viết riêng cho Trung tâm Lưu ký Chứng khoán – sửa tên nơi giao nhận, điều kiện hiệu lực khi dùng cho việc khác. |
4. Ví dụ giấy ủy quyền khi Tổng Giám đốc xuất cảnh
Hình 9. Ví dụ giấy ủy quyền khi Tổng Giám đốc xuất cảnh (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Công ty Cổ phần Xây lắp Hoàng Long chỉ có một người đại diện theo pháp luật là Tổng Giám đốc Đặng Minh Khoa. Ông đi công tác Nhật Bản từ 05/11 đến 25/11/2026 nên lập Giấy ủy quyền số 08/2026/UQ-ĐDPL cho Phó Tổng Giám đốc Lương Thị Mai Phương (cư trú tại Việt Nam): được ký văn bản điều hành, hợp đồng thi công, mua vật tư mỗi hợp đồng không quá 2 tỷ đồng, hồ sơ thuế, bảo hiểm xã hội; không được vay vốn, bảo lãnh, thế chấp, chuyển nhượng tài sản cố định, bổ nhiệm cán bộ, ủy quyền lại. Giấy ủy quyền gửi Hội đồng quản trị, kế toán trưởng.
| Lưu ý khi lập giấy ủy quyền doanh nghiệp | – Kiểm tra Điều lệ: người ký có quyền ủy quyền nội dung đó không. | – Đánh số, vào sổ văn bản, lưu bản chính; thông báo cho bộ phận kế toán, đối tác liên quan. | – Giao dịch giá trị lớn: ghi mức tối đa hoặc yêu cầu phê duyệt riêng. | – Thay đổi, chấm dứt sớm: lập văn bản chấm dứt ủy quyền, thu hồi giấy ủy quyền đã cấp. | – Hỏi trước ngân hàng, cơ quan nhà nước về mẫu giấy ủy quyền riêng (nếu có). |
Kết luận
Giấy ủy quyền công ty, doanh nghiệp cần ghi đủ tên, mã số doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền, việc được làm và không được làm, thời hạn, chữ ký. Khi người đại diện theo pháp luật duy nhất xuất cảnh, giấy ủy quyền là bắt buộc theo Luật Doanh nghiệp 2020. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu doanh nghiệp.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 11/10/2026. Thẩm quyền ủy quyền cụ thể theo Điều lệ doanh nghiệp và quy định chuyên ngành của nơi tiếp nhận. |