1. Quy định về nhận bằng tốt nghiệp thay
Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp là văn bản người được cấp bằng (học sinh, sinh viên, học viên đã tốt nghiệp) giao cho người khác thay mình đến trường nhận bằng tốt nghiệp bản giấy, ký nhận vào sổ cấp bằng. Từ 15/4/2026, việc cấp, nhận văn bằng thực hiện theo Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân ban hành kèm Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT, thay Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT.
Hình 1. Nhận bằng tốt nghiệp thay: chuẩn bị gì
| ⚖ Quy chế văn bằng, chứng chỉ (Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT) – Điều 6 khoản 2 | “Kiểm tra tính chính xác các thông tin ghi trên văn bằng, chứng chỉ trước khi ký nhận văn bằng, chứng chỉ giấy hoặc khi nhận được văn bằng, chứng chỉ số;” | “Phải có giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật cho người nhận văn bằng, chứng chỉ khi không trực tiếp đến nhận văn bằng, chứng chỉ;” |
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – Điều 138 khoản 1. Đại diện theo ủy quyền | “Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.” |
| ⚖ Nghị định 23/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung) – Điều 24 khoản 4 điểm d | “Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.” |
Quy chế không ban hành mẫu giấy ủy quyền và không bắt buộc chứng thực trong mọi trường hợp; yêu cầu cụ thể (mẫu của trường, chứng thực chữ ký, giấy tờ chứng minh quan hệ) theo thông báo của trường cấp bằng. Giấy ủy quyền nhận bằng không có thù lao được chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng; từ 01/11/2025, chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú (Nghị định 280/2025/NĐ-CP).
2. Tải mẫu giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp
Các file dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập. Không có mẫu do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành nên các mẫu đều cần đối chiếu yêu cầu của trường và sửa ô theo giấy tờ cũ; Mục 2.5 là giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp do Ban biên tập soạn, đã cập nhật.
| ⚠ Cảnh báo: mẫu đã thay đổi | – Mẫu 1, 2, 7, 8, 9, 10, 11 còn ô “CMND”, “do CA tỉnh … cấp”; Mẫu 3, 4, 5, 10 còn ô “Hộ khẩu thường trú”: ghi số định danh cá nhân (số Căn cước), nơi thường trú theo địa danh hiện hành. | – Mẫu 5, 6, 7, 11, 12, 13 in sẵn tên trường ở phần “Kính gửi” (Mẫu 6 còn in tên Sở, địa danh) – chỉ dùng cho đúng trường đó, nộp trường khác phải sửa. | – Mẫu 3, 4 chỉ cho ủy quyền “Cha/mẹ”: người nhận thay là người khác thì sửa và ghi rõ quan hệ. | – Mẫu 11 yêu cầu nộp kèm “CMND có công chứng” – nay là bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân theo yêu cầu của trường; Mẫu 13 ghi nơi xác nhận gồm “Phòng Tư pháp”, “thị trấn” – không còn từ 01/7/2025, nay là UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. | – Quy chế văn bằng hiện hành là Quy chế ban hành kèm Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT (từ 15/4/2026); thủ tục, giấy tờ cụ thể theo thông báo của trường. |
2.1. Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp THPT (mẫu để trống tên trường) – cần sửa trước khi dùng
Bốn file: Mẫu 1, Mẫu 2 cùng nội dung – học sinh ghi lớp, khóa, năm tốt nghiệp, gửi kèm giấy tờ tùy thân, có ô xác nhận của cơ quan hoặc địa phương và ô xét duyệt của nhà trường. Mẫu 3 (Word) và Mẫu 4 (PDF) cùng nội dung – ghi số Căn cước công dân, số điện thoại, quan hệ với người nhận thay, kèm lưu ý mang giấy tờ chứng minh quan hệ.
Hình 2. Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp THPT (mẫu để trống tên trường)
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp THPT (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp THPT (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp THPT có quan hệ người nhận thay (Mẫu 3)
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp THPT có quan hệ người nhận thay – bản PDF (Mẫu 4)
2.2. Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp THPT do trường ban hành – cần sửa trước khi dùng
Ba mẫu của trường trung học phổ thông, in sẵn tên trường nhận đơn – khi dùng cho trường khác phải sửa phần “Kính gửi”. Mẫu 5 ghi số Căn cước công dân, quan hệ; Mẫu 6 (năm 2026, PDF) chia mục người ủy quyền, người được ủy quyền, nội dung, thời hạn, cam kết, dùng số định danh cá nhân và lưu ý chứng thực chữ ký khi người nhận thay không phải cha, mẹ; Mẫu 7 ghi khóa thi, hội đồng thi, có xác nhận của chính quyền địa phương.
Hình 3. Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp THPT do trường ban hành
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp THPT năm 2026 – bản PDF (Mẫu 5)
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền về việc nhận thay bằng tốt nghiệp THPT (Mẫu 6)
2.3. Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp đại học, cao đẳng (mẫu để trống tên trường) – cần sửa trước khi dùng
Mẫu 8, Mẫu 9 cùng nội dung – sinh viên ghi lớp, khoa, mã số sinh viên, ngành, bậc/hệ, năm tốt nghiệp, gửi kèm thẻ sinh viên; Mẫu 10 dài hơn, có quê quán, nơi công tác của hai bên và quan hệ (anh, chị, em, bố, mẹ).
Hình 4. Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp đại học, cao đẳng (mẫu để trống tên trường)
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp đại học, cao đẳng (Mẫu 7)
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp đại học (Mẫu 8)
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp đại học (có quê quán, nơi công tác) (Mẫu 9)
2.4. Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp do trường đại học ban hành – cần sửa trước khi dùng
Ba mẫu của cơ sở đào tạo đại học, in sẵn tên trường – chỉ dùng cho đúng trường đó hoặc sửa phần “Kính gửi”. Mẫu 11 (PDF) ghi chuyên ngành, khóa, mã sinh viên, năm bảo vệ tốt nghiệp, yêu cầu nộp kèm giấy tờ tùy thân có chứng thực; Mẫu 12 dùng số Căn cước công dân, kèm lưu ý mang bản sao chứng thực; Mẫu 13 dành cho học viên, có ô xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Hình 5. Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp do trường đại học ban hành
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp đại học – bản PDF (Mẫu 10)
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp đại học (Mẫu 11)
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp cho học viên (Mẫu 12)
2.5. Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp 2026 (Ban biên tập soạn)
Mẫu dùng chung cho bằng tốt nghiệp THPT, cử nhân, kỹ sư…: ghi số định danh cá nhân, nơi thường trú; lớp/mã sinh viên, ngành, khóa, năm và quyết định công nhận tốt nghiệp; quan hệ của người nhận thay; liệt kê việc được làm (nhận bản chính, kiểm tra thông tin, ký sổ cấp bằng, nhận giấy tờ kèm theo); không được ủy quyền lại; thời hạn; cam kết; chừa phần chứng thực chữ ký khi trường yêu cầu và ghi giấy tờ mang theo. Sao chép nội dung vào Word để dùng.
Hình 6. Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.5 | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. GIẤY ỦY QUYỀN NHẬN BẰNG TỐT NGHIỆP (Loại bằng: Tốt nghiệp THPT / Cử nhân / Kỹ sư / ……). Kính gửi: …… (Hiệu trưởng/Phòng Đào tạo trường cấp bằng). | 1. NGƯỜI ỦY QUYỀN (người được cấp bằng): Họ và tên; Ngày sinh; Số định danh cá nhân; Nơi thường trú; Số điện thoại; Lớp/Mã học sinh, sinh viên; Ngành, khóa học; Năm tốt nghiệp/Quyết định công nhận tốt nghiệp. 2. NGƯỜI ĐƯỢC ỦY QUYỀN: Họ và tên; Quan hệ với người ủy quyền; Số định danh cá nhân; Nơi thường trú; Số điện thoại. | 3. NỘI DUNG ỦY QUYỀN: Vì lý do ……, tôi không trực tiếp đến nhận bằng. Tôi ủy quyền cho người có tên tại mục 2 thay tôi: nhận bản chính bằng tốt nghiệp …… của tôi; kiểm tra thông tin trên bằng trước khi ký nhận; ký nhận vào sổ cấp bằng; nhận các giấy tờ kèm theo (bảng điểm, …). Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác. 4. THỜI HẠN ỦY QUYỀN: từ ngày ký đến ngày …/…/…… hoặc đến khi nhận xong bằng. | 5. CAM KẾT: Tôi cam kết thông tin trên là đúng; chịu trách nhiệm về việc ủy quyền và không khiếu nại về việc nhà trường giao bằng cho người được ủy quyền. Người được ủy quyền cam kết giao lại bằng cho tôi và giữ gìn, không sử dụng bằng vào việc khác. ……, ngày … tháng … năm ……. NGƯỜI ĐƯỢC ỦY QUYỀN – NGƯỜI ỦY QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên). CHỨNG THỰC CHỮ KÝ CỦA NGƯỜI ỦY QUYỀN (khi nhà trường yêu cầu). Khi nhận bằng, người được ủy quyền mang: giấy ủy quyền bản chính; Căn cước/CCCD của mình; bản sao giấy tờ tùy thân của người ủy quyền; giấy tờ khác theo thông báo của trường. |
3. Cách viết giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp
Hình 7. Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp 2026 (Ban biên tập soạn): cách ghi
Hình 8. Mẫu giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp phổ biến: điểm phải sửa
| Phần | Cách viết | Lưu ý |
| Kính gửi | Hiệu trưởng hoặc phòng, ban đào tạo của trường cấp bằng | Dùng mẫu riêng nếu trường có |
| Người ủy quyền | Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, nơi thường trú, số điện thoại | Đúng thông tin trên bằng |
| Thông tin học tập | Lớp, mã học sinh/sinh viên, ngành, khóa, năm tốt nghiệp; số quyết định công nhận (nếu biết) | Giúp trường tra sổ cấp bằng |
| Người được ủy quyền | Họ tên, số định danh cá nhân, nơi thường trú, quan hệ | Mang giấy tờ tùy thân khi nhận |
| Lý do | Lý do không đến trực tiếp | Ngắn gọn |
| Nội dung | Nhận bản chính bằng, kiểm tra thông tin, ký sổ, nhận bảng điểm (nếu có) | Không ủy quyền lại |
| Thời hạn | Từ ngày ký đến ngày … hoặc đến khi nhận xong | Không ghi: 01 năm (Điều 563 BLDS) |
| Ký, chứng thực | Hai bên ký; chứng thực chữ ký người ủy quyền khi trường yêu cầu | Có thù lao: lập hợp đồng ủy quyền |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Ghi CMND, “do CA tỉnh cấp”, hộ khẩu thường trú: thay bằng số định danh cá nhân, nơi thường trú. | – Dùng mẫu in sẵn tên trường khác: nhà trường có thể không nhận. | – Không ghi lớp, mã sinh viên, ngành, năm tốt nghiệp: trường khó đối chiếu sổ cấp bằng. | – Chỉ người nhận thay ký, người được cấp bằng không ký; hoặc chữ ký người ủy quyền không được chứng thực khi trường yêu cầu. | – Người nhận thay không mang giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh quan hệ theo thông báo của trường. | – Ký nhận mà không kiểm tra họ tên, ngày sinh, ngành, xếp loại trên bằng. |
4. Ví dụ giấy ủy quyền nhận bằng cử nhân
Hình 9. Ví dụ giấy ủy quyền nhận bằng cử nhân đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: anh Trần Minh Khoa, sinh viên ngành Quản trị kinh doanh khóa 2021–2025 của Trường Đại học Kinh tế Bình Lâm, được công nhận tốt nghiệp năm 2026 nhưng đang làm việc ở nước ngoài. Anh ủy quyền cho mẹ là bà Nguyễn Thị Hạnh đến Phòng Đào tạo nhận bản chính bằng cử nhân và bảng điểm toàn khóa, kiểm tra thông tin, ký sổ cấp bằng; không được ủy quyền lại; thời hạn đến 31/12/2026. Anh ký giấy ngày 02/10/2026 và gửi bản chính về cho mẹ; bà Hạnh mang theo Căn cước của mình và bản sao Căn cước của anh Khoa.
| Lưu ý khi ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp | – Xem thông báo nhận bằng của trường: thời gian, mẫu giấy ủy quyền, giấy tờ cần mang. | – Ở nước ngoài: chữ ký có thể chứng thực tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài; hỏi trước trường có chấp nhận bản gửi qua bưu điện hay không. | – Người nhận thay chụp lại bằng và gửi người được cấp bằng kiểm tra trước khi ký nhận nếu có thể. | – Bằng bị sai thông tin: đề nghị trường chỉnh sửa theo Quy chế, không tự sửa trên bằng. | – Giữ bằng cẩn thận; mất bằng thì trình báo cơ quan cấp và đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc. |
Kết luận
Không đến trực tiếp nhận bằng tốt nghiệp thì phải lập giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật cho người nhận thay. Ghi đủ thông tin học tập, số định danh cá nhân của hai bên, việc được ủy quyền, chữ ký và chứng thực khi trường yêu cầu; sửa các ô CMND, hộ khẩu, tên trường trong mẫu phổ biến trước khi dùng. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu ủy quyền.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 12/10/2026. Mẫu giấy ủy quyền, giấy tờ và thời gian nhận bằng theo thông báo của trường cấp bằng. |