1. Giấy xác nhận công tác là gì, căn cứ pháp lý
Giấy xác nhận công tác (còn gọi giấy xác nhận đang công tác, xác nhận thời gian công tác) có hai dạng: đơn do người lao động viết rồi công ty ký xác nhận, hoặc giấy do công ty chủ động cấp. Bộ luật Lao động 2019 không quy định mẫu, nhưng quy định trách nhiệm quản lý hồ sơ lao động và cung cấp tài liệu về quá trình làm việc – đây là cơ sở để doanh nghiệp xác nhận chính xác.
| ⚖ Bộ luật Lao động 2019 – trích khoản 3 Điều 48 (trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động) | “3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây: | a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động; | b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.” |
| ⚖ Bộ luật Lao động 2019 – khoản 1 Điều 12 (sổ quản lý lao động) | “1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.” |
| ⚖ Bộ luật Lao động 2019 – khoản 1 Điều 20 (loại hợp đồng lao động) | “1. Hợp đồng lao động phải được giao kết theo một trong các loại sau đây: | a) Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng; | b) Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.” |
| ⚖ Luật Căn cước 2023 – trích khoản 2 Điều 46 | “2. Chứng minh nhân dân còn hạn sử dụng đến sau ngày 31 tháng 12 năm 2024 thì có giá trị sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2024. …” |
Hình 1. Giấy xác nhận công tác và các giấy tờ chứng minh quá trình làm việc
2. Tải mẫu giấy xác nhận công tác
Các file dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập; mỗi mẫu một ảnh minh họa. Mẫu 2.5 do Ban biên tập soạn theo dạng công ty cấp, có bảng quá trình công tác.
2.1. Giấy xác nhận công tác bản đầy đủ (người lao động khai, công ty xác nhận)
Mẫu phổ biến nhất: thông tin người lao động, công ty, vị trí, chức danh, loại hợp đồng lao động, ngày vào làm, ngày kết thúc, các vị trí đã đảm nhận và lý do xin xác nhận; khung xác nhận của công ty ghi sẵn câu “Xác nhận các thông tin về vị trí công việc, thời gian làm việc nêu trên là chính xác”. Ba file cùng nội dung.
Hình 2. Giấy xác nhận công tác bản đầy đủ (người lao động khai, công ty xác nhận)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận công tác (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận công tác (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận công tác (Mẫu 3)
2.2. Đơn xin xác nhận công tác bản ngắn
Một trang: họ tên, địa chỉ thường trú, tạm trú, điện thoại, nơi làm việc, chức danh, địa chỉ cơ quan, ngày vào làm, lý do; thủ trưởng cơ quan xác nhận. Phù hợp khi nơi nhận chỉ cần biết đang làm việc ở đâu. Hai file cùng nội dung.
Hình 3. Đơn xin xác nhận công tác bản ngắn
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận công tác (Mẫu 4)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận công tác (Mẫu 5)
2.3. Đơn xin xác nhận công tác có phòng ban, thời gian và loại hợp đồng
Thêm phòng ban, chức vụ, thời gian công tác “từ ngày … tới nay” và loại hợp đồng lao động – thường dùng trong hồ sơ xin thị thực, chứng minh việc làm.
Hình 4. Đơn xin xác nhận công tác có phòng ban, thời gian và loại hợp đồng
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận công tác – pdf (Mẫu 6)
2.4. Giấy xác nhận đang công tác tại công ty
Người lao động đề nghị Ban Giám đốc xác nhận đang làm việc, ngày nhận việc, chức vụ – mẫu viết sẵn mục đích bổ sung giấy tờ cho nhà trường (học văn bằng hai, liên thông, cao học).
Hình 5. Giấy xác nhận đang công tác tại công ty
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận đang công tác (Mẫu 7)
2.5. Mẫu giấy xác nhận công tác do công ty cấp cập nhật 2026 (Ban biên tập soạn)
Công ty lập dựa trên hồ sơ lao động: có số văn bản, nơi nhận, số định danh cá nhân, bảng quá trình công tác (thời gian – vị trí – bộ phận – loại hợp đồng), tình trạng hiện nay, thời gian đóng bảo hiểm xã hội tại công ty và mục đích sử dụng. Sao chép nội dung dưới đây vào Word để dùng.
Hình 6. Mẫu giấy xác nhận công tác do công ty cấp 2026 (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.5 | Góc trái: CÔNG TY …; Số: …/XNCT. Góc phải: Quốc hiệu, tiêu ngữ; …, ngày … tháng … năm … | GIẤY XÁC NHẬN CÔNG TÁC – Kính gửi: … (nơi nhận). | Công ty … (mã số doanh nghiệp: …) xác nhận: Ông/Bà …; Ngày sinh …; Số định danh cá nhân … | Quá trình công tác tại công ty: Từ – đến | Vị trí, chức danh | Bộ phận | Loại hợp đồng lao động. | Tình trạng hiện nay: ☐ đang làm việc ☐ đã nghỉ việc từ ngày … (lý do: …). | Thời gian đóng bảo hiểm xã hội tại công ty: từ tháng … đến tháng … | Mục đích xác nhận: … (giấy chỉ dùng cho mục đích này). | Công ty xác nhận các thông tin trên đúng với hồ sơ lao động và chịu trách nhiệm về nội dung xác nhận. Ký: Người lập (phòng nhân sự) – Đại diện công ty (ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu). |
3. Hướng dẫn cách ghi chi tiết và lỗi cần sửa
Hình 7. Giấy xác nhận công tác bản đầy đủ – cách ghi và lỗi
Hình 8. Giấy xác nhận đang công tác tại công ty – lưu ý
| Mục | Cách ghi |
| Kính gửi | Đơn của người lao động: Ban Giám đốc/thủ trưởng cơ quan. Giấy công ty cấp: nơi sẽ nộp (ngân hàng, chủ nhà, đại sứ quán, nhà trường) |
| Thông tin cá nhân | Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, nơi thường trú, điện thoại – không ghi CMND |
| Đơn vị công tác | Tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, điện thoại, email |
| Vị trí, chức danh | Theo quyết định, hợp đồng; nếu thay đổi nhiều lần thì liệt kê từng giai đoạn |
| Loại hợp đồng | Không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn (ghi số tháng, ngày hết hạn) – không dùng “01/02/03 năm” như loại riêng |
| Thời gian | Ngày vào làm; ngày nghỉ việc (nếu đã nghỉ); có thể kèm thời gian đóng bảo hiểm xã hội |
| Lý do, mục đích | Ghi cụ thể nơi nộp và hồ sơ gì; giấy chỉ dùng cho mục đích đã ghi |
| Xác nhận | Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu, ngày |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Tất cả mẫu 2.1–2.4 ghi “Số CMND … ngày cấp … nơi cấp”: chứng minh nhân dân hết giá trị từ 01/01/2025 – ghi số định danh cá nhân. | – Mẫu 2.1 có ô hợp đồng “Xác định thời hạn 01 năm / 02 năm / 03 năm”: Bộ luật Lao động 2019 chỉ có 2 loại; ghi “xác định thời hạn … tháng (đến ngày …)” hoặc “không xác định thời hạn”. | – Mẫu 2.1 còn mục “Fax”; mẫu 2.2 có “Số điện thoại nhà” – thay bằng email, điện thoại di động. | – Mẫu 2.4 sai chính tả “Ban gián đốc” và ghi cứng mục đích “bổ sung giấy tờ theo đúng quy định của trường” – sửa theo nơi nhận thực tế. | – Mẫu 2.2, 2.4 để khung “Xác nhận của cơ quan/công ty” trống, không có chỗ ghi chức vụ, ngày xác nhận – bổ sung khi in. | – Không nhầm giấy xác nhận công tác với quá trình đóng bảo hiểm xã hội: thời gian đóng bảo hiểm do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý; doanh nghiệp chỉ ghi thời gian đóng tại đơn vị mình. | – Người đã nghỉ việc vẫn xin xác nhận được: ghi ngày kết thúc; doanh nghiệp không xác nhận “đang làm việc” cho người đã nghỉ. |
4. Ví dụ giấy xác nhận công tác đã điền
Hình 9. Ví dụ giấy xác nhận công tác đã điền (dữ liệu giả định)
Trong ví dụ: công ty cấp giấy cho nhân viên nộp kèm hồ sơ thuê căn hộ. Quá trình công tác chia hai giai đoạn: 01/4/2021 – 31/3/2023 làm nhân viên kinh doanh theo hợp đồng xác định thời hạn 24 tháng; từ 01/4/2023 làm trưởng nhóm theo hợp đồng không xác định thời hạn. Giấy ghi thêm thời gian đóng bảo hiểm xã hội tại công ty và giới hạn mục đích sử dụng.
| Lưu ý khi xin và dùng giấy xác nhận công tác | – Hỏi nơi nhận cần thông tin gì (lương, loại hợp đồng, thời gian) để xin một lần đủ nội dung. | – Chủ nhà, ngân hàng thường kiểm tra lại qua số điện thoại công ty – ghi số liên hệ chính xác. | – Xác nhận lương, thu nhập nên dùng giấy xác nhận thu nhập riêng. | – Doanh nghiệp xác nhận sai sự thật phải chịu trách nhiệm về nội dung đã xác nhận. |
Kết luận
Giấy xác nhận công tác không có mẫu bắt buộc; điều quan trọng là thông tin khớp hồ sơ lao động: vị trí, thời gian, loại hợp đồng theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, có chữ ký, đóng dấu của doanh nghiệp. Khi dùng mẫu tải về, thay CMND bằng số định danh cá nhân, sửa ô loại hợp đồng và mục đích viết sẵn. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 08/10/2026. Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp có thể có mẫu và quy trình xác nhận riêng; kiểm tra yêu cầu của nơi nhận trước khi xin xác nhận. |