1. Căn cứ pháp lý năm 2026
Từ ngày 01/7/2025, chính quyền địa phương tổ chức theo hai cấp: tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và xã, phường, đặc khu. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025 (Luật số 72/2025/QH15); việc xác nhận của UBND xã là một dạng văn bản hành chính thực hiện trong phạm vi các nhiệm vụ này.
| ⚖ Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025 – trích khoản 3, khoản 9, khoản 10 Điều 22 (nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã) | “3. Thực hiện quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn, bảo đảm nền hành chính thống nhất, thông suốt, liên tục, hiệu lực, hiệu quả, dân chủ, pháp quyền, chuyên nghiệp, quản trị hiện đại, trong sạch, công khai, minh bạch, phục vụ Nhân dân và chịu sự kiểm tra, giám sát của Nhân dân. | … | 9. Ban hành quyết định và các văn bản hành chính khác về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của mình; bãi bỏ, sửa đổi, bổ sung, thay thế văn bản do mình ban hành khi xét thấy không còn phù hợp hoặc trái pháp luật. | 10. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được phân cấp, ủy quyền và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.” |
| ⚖ Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư – trích Điều 7 | “Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.” |
Danh mục trên không có loại “giấy xác nhận” riêng. Vì vậy, với việc không có mẫu chuyên ngành, UBND xã thường ghi nội dung xác nhận ngay trên đơn của người dân (kèm số vào sổ, chức danh người ký, dấu) hoặc trả lời bằng công văn. Những việc có mẫu chuyên ngành thì dùng đúng mẫu đó: giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo pháp luật hộ tịch; tờ khai xác nhận chỗ ở hợp pháp theo Mẫu số 02 Phụ lục IV Nghị định 58/2026/NĐ-CP; xác nhận nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất theo Điều 33 Nghị định 101/2024/NĐ-CP.
Hình 1. Xin xác nhận ở UBND xã: dùng đơn chung hay mẫu riêng?
2. Tải mẫu giấy xác nhận của UBND xã
Các file dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập; mỗi nhóm mẫu một ảnh minh họa. Nhóm 2.1 – 2.3 là đơn người dân lập để UBND xác nhận; nhóm 2.4 là giấy xác nhận do UBND cấp. Mẫu 2.5 do Ban biên tập soạn.
2.1. Đơn xin xác nhận gửi UBND xã – mẫu chung
Mẫu ngắn một trang: thông tin người yêu cầu, nội dung đề nghị UBND xác nhận, lý do và ô “Xác nhận của chính quyền địa phương” ở cuối. Dùng cho các việc UBND xã có thông tin quản lý như hoàn cảnh gia đình, việc sinh sống, chấp hành pháp luật tại địa phương.
Hình 2. Đơn xin xác nhận gửi UBND xã – mẫu chung
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận gửi UBND (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận gửi UBND (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận gửi UBND (Mẫu 3)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận gửi UBND (Mẫu 4)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận gửi UBND (Mẫu 5)
2.2. Đơn xin xác nhận là người đại diện hợp pháp
Biến thể của mẫu chung: người yêu cầu đề nghị UBND xác nhận mình là người đại diện hợp pháp của một người khác (ghi thông tin cả hai người). Thường dùng khi làm thủ tục bảo hiểm, nhận tiền, giấy tờ thay người thân.
Hình 3. Đơn xin xác nhận là người đại diện hợp pháp
⬇ Tải mẫu: Đơn xác nhận người đại diện hợp pháp – pdf (Mẫu 6)
2.3. Đơn xin xác nhận dân sự
Mẫu kê thông tin bản thân, cha, mẹ, vợ/chồng (nơi thường trú, nghề nghiệp, nơi công tác) và đề nghị xác nhận về nhân sự, chấp hành pháp luật trong thời gian cư trú. Gửi Công an hoặc UBND cấp xã tùy nội dung cần xác nhận.
Hình 4. Đơn xin xác nhận dân sự
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận dân sự (Mẫu 7)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận dân sự (Mẫu 8)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận dân sự (Mẫu 9)
2.4. Giấy xác nhận do UBND xã cấp – mẫu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Đây là loại “giấy xác nhận” thực sự do UBND cấp xã ban hành theo mẫu của Bộ Tư pháp: có tên cơ quan, số văn bản, phần “XÁC NHẬN”, mục đích sử dụng, thời hạn và người ký. Tải để đối chiếu thể thức một giấy xác nhận chính thức – người dân không tự điền.
Hình 5. Giấy xác nhận do UBND xã cấp – mẫu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Mẫu 10)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Mẫu 11)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Mẫu 12)
2.5. Đơn đề nghị xác nhận gửi UBND xã 2026 – có ô xác nhận chuẩn (Ban biên tập soạn)
Bố cục bốn mục (người đề nghị, nội dung, giấy tờ kèm theo, mục đích sử dụng) và khung xác nhận có số, nội dung, chức danh, dấu của UBND. Sao chép nội dung dưới đây vào Word để dùng.
Hình 6. Đơn đề nghị xác nhận gửi UBND xã 2026 – có ô xác nhận chuẩn (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.5 | Quốc hiệu, tiêu ngữ; địa danh, ngày tháng năm. ĐƠN ĐỀ NGHỊ XÁC NHẬN (V/v: …). Kính gửi: Ủy ban nhân dân xã/phường/đặc khu … | 1. Người đề nghị: Họ và tên …; Ngày sinh …; Số định danh cá nhân …; Số điện thoại …; Nơi thường trú …; Nơi ở hiện tại (nếu khác) … | 2. Nội dung đề nghị xác nhận: … 3. Giấy tờ kèm theo (nếu có): … 4. Mục đích sử dụng văn bản xác nhận: … | Cam đoan nội dung trên là đúng sự thật. NGƯỜI ĐỀ NGHỊ (ký, ghi rõ họ tên). | Khung XÁC NHẬN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ/PHƯỜNG/ĐẶC KHU …: Số …/XN-UBND; Ủy ban nhân dân … xác nhận: …; địa danh, ngày tháng năm; TM. ỦY BAN NHÂN DÂN (ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu). |
3. Hướng dẫn ghi và lỗi cần sửa
Hình 7. Đơn xin xác nhận gửi UBND xã – điểm cần sửa
Hình 8. Giấy xác nhận do UBND xã cấp – các thành phần thể thức
| Phần | Người dân ghi | UBND ghi |
| Tên đơn, V/v | Nêu đúng việc cần xác nhận (hoàn cảnh, người đại diện…) | — |
| Kính gửi | UBND xã/phường/đặc khu nơi có thông tin cần xác nhận (thường là nơi thường trú) | — |
| Thông tin cá nhân | Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, nơi thường trú, điện thoại | — |
| Nội dung, giấy tờ kèm theo | Trình bày sự việc ngắn gọn, đúng sự thật; kèm giấy tờ chứng minh | Kiểm tra hồ sơ quản lý, xác minh nếu cần |
| Mục đích sử dụng | Ghi rõ nộp cho cơ quan, đơn vị nào | — |
| Phần xác nhận | Để trống | Số vào sổ, nội dung xác nhận, ngày, chức danh người ký, dấu |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Mẫu 1 – 5 ghi “Giấy CMND số … Cấp ngày … Nơi cấp”: chứng minh nhân dân hết giá trị từ 01/01/2025 – ghi số định danh cá nhân. | – Mẫu 1 – 3 có lỗi “Ký và nghi rõ họ tên”: sửa thành “ghi rõ”. | – Mẫu 1 – 5 chỉ ghi “Kính gửi: UBND …” và “kính mong UBND xác nhận …”: ghi rõ tên UBND xã/phường/đặc khu và nội dung cụ thể cần xác nhận. | – Mẫu 7 – 9 gửi “Công an phường (xã)/UBND (xã)” và đề nghị “Công an” xác nhận nhân sự: chọn đúng một cơ quan theo nội dung cần xác nhận, không gửi chung. | – Mẫu 10 – 12 (giấy xác nhận tình trạng hôn nhân) có chú thích “ghi đủ các cấp hành chính”: từ 01/7/2025 ghi theo tỉnh/thành phố và xã/phường/đặc khu. | – Dùng đơn chung để xin xác nhận tình trạng hôn nhân, chỗ ở hợp pháp, nguồn gốc đất: các việc này có mẫu, thủ tục riêng. | – Đề nghị UBND xã xác nhận việc làm, thu nhập tại doanh nghiệp: việc này do đơn vị sử dụng lao động xác nhận. |
4. Ví dụ đơn đề nghị xác nhận đã điền
Hình 9. Ví dụ đơn đề nghị xác nhận hoàn cảnh gia đình (dữ liệu giả định)
Trong ví dụ: bà Phạm Thị Hồng thuê căn hộ tại phường nơi thường trú, đề nghị UBND phường xác nhận hoàn cảnh mẹ đơn thân nuôi 02 con nhỏ để bổ sung hồ sơ xin bên cho thuê giảm tiền thuê. Đơn ghi rõ nội dung, giấy tờ kèm theo và mục đích; UBND ghi số, nội dung xác nhận căn cứ hồ sơ cư trú và kết quả xác minh, ký thay mặt UBND và đóng dấu.
| Lưu ý khi xin xác nhận để làm hồ sơ thuê nhà | – Bên cho thuê thường chỉ cần văn bản xác nhận đúng nội dung họ yêu cầu – hỏi trước để ghi mục “V/v” và mục đích cho khớp. | – Xin xác nhận tại UBND nơi có thông tin quản lý (thường là nơi thường trú), không phải nơi đang thuê nếu chưa đăng ký cư trú ở đó. | – Mang theo bản chính giấy tờ để đối chiếu; UBND có thể xác minh tại tổ dân phố, khu phố trước khi ký. | – Xác nhận thông tin cư trú để đăng ký tạm trú, thường trú thực hiện theo thủ tục cư trú tại cơ quan Công an. |
Kết luận
Giấy xác nhận của UBND xã năm 2026 thường là đơn đề nghị xác nhận có phần UBND xã, phường, đặc khu ghi nội dung, ký và đóng dấu. Ghi rõ việc cần xác nhận, giấy tờ kèm theo và mục đích; dùng mẫu riêng cho tình trạng hôn nhân, chỗ ở hợp pháp, nguồn gốc đất; sửa CMND, lỗi chính tả và địa danh hành chính trong mẫu tải về. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 08/10/2026. UBND cấp xã quyết định việc xác nhận theo thẩm quyền và hồ sơ quản lý; hỏi bộ phận một cửa nơi nộp để biết yêu cầu cụ thể. |