1. Ai thuộc diện không cấp giấy phép lao động – ai phải xin giấy xác nhận
Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê 9 nhóm người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động (chủ sở hữu, thành viên góp vốn; Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị; Trưởng văn phòng đại diện, dự án; chào bán dịch vụ dưới 03 tháng; xử lý sự cố dưới 03 tháng; luật sư nước ngoài; theo điều ước quốc tế; kết hôn với người Việt Nam; trường hợp khác do Chính phủ quy định). Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP cụ thể hóa thành 15 trường hợp – ví dụ chủ sở hữu, thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên; học sinh, sinh viên thực tập; di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp; làm việc dưới 90 ngày trong một năm.
| ⚖ Nghị định 219/2025/NĐ-CP – Điều 9 (khoản 1, 3, 4) | “1. Trong thời hạn 60 ngày và không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. | … | 3. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này. Trường hợp không cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. | 4. Trường hợp quy định tại các khoản 4, 5, 6 và 8 Điều 154 của Bộ luật Lao động, quy định tại các khoản 2, 3, 5, 8, 10 và điểm a khoản 13 Điều 7 Nghị định này không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động nhưng phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc trước ít nhất 3 ngày làm việc, kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam. Thông báo gồm các nội dung cơ bản sau: họ và tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, tên người sử dụng lao động nước ngoài, địa điểm làm việc và thời hạn làm việc.” |
| ⚖ Nghị định 219/2025/NĐ-CP – Điều 8 (khoản 1–4) và Điều 10 | “1. Văn bản đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này. | 2. Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. … | 3. 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính). | 4. Hộ chiếu còn thời hạn. … | Điều 10. … Thời hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo thời hạn của một trong các trường hợp quy định tại Điều 21 Nghị định này nhưng không quá 02 năm.” |
Khoản 5 Điều 8 yêu cầu giấy tờ chứng minh thuộc trường hợp không cấp giấy phép lao động – ví dụ văn bản của cơ quan có thẩm quyền (Trưởng văn phòng đại diện), văn bản cử người lao động kèm thỏa thuận/điều ước quốc tế, hoặc giấy tờ chứng minh di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp. Giấy tờ nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn), dịch ra tiếng Việt và chứng thực (Điều 5). Hồ sơ nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia (Điều 6).
Hình 1. Ai phải xin Giấy xác nhận, ai chỉ cần thông báo
2. Tải Mẫu số 02, Mẫu số 01 theo Nghị định 219/2025
Bốn file Word dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập, chia hai nhóm; mỗi mẫu một ảnh minh họa. Mẫu 2.3 do Ban biên tập soạn: thông báo cho các trường hợp không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận.
2.1. Mẫu số 02 – Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Giấy do cơ quan có thẩm quyền (Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan được phân cấp) cấp trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ (khoản 3 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Song ngữ Việt – Anh, có ô ảnh 4x6. Mẫu 1 (.doc) có đủ ghi chú (1)–(6); Mẫu 2 (.docx) gọn một trang nhưng không có phần ghi chú.
Hình 2. Mẫu số 02 – Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động – bản có ghi chú (Mẫu 1)
Hình 3. Mẫu số 02 – bản .docx không có ghi chú (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Mẫu số 02 – Giấy xác nhận có ghi chú (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Mẫu số 02 – Giấy xác nhận (Mẫu 2)
2.2. Mẫu số 01 – Văn bản đề nghị cấp/cấp lại/gia hạn giấy xác nhận
Người sử dụng lao động lập để đề nghị cấp mới, cấp lại hoặc gia hạn (Điều 8, 12, 15 Nghị định 219/2025/NĐ-CP); gồm thông tin người sử dụng lao động, người lao động nước ngoài, việc làm dự kiến và hình thức nhận kết quả, có 12 ghi chú hướng dẫn.
Hình 4. Mẫu số 01 – Văn bản đề nghị cấp/cấp lại/gia hạn giấy xác nhận
⬇ Tải mẫu: Mẫu số 01 – Văn bản đề nghị (Mẫu 3)
⬇ Tải mẫu: Mẫu số 01 – Văn bản đề nghị (Mẫu 4)
2.3. Thông báo người lao động nước ngoài không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận (Ban biên tập soạn)
Khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP chỉ liệt kê nội dung thông báo (họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, tên người sử dụng lao động, địa điểm và thời hạn làm việc), không ban hành mẫu. Mẫu dưới đây trình bày các nội dung đó dạng bảng, có ô chọn căn cứ. Sao chép nội dung vào Word để dùng.
Hình 5. Thông báo không phải làm thủ tục xác nhận (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.3 | Tên người sử dụng lao động, số văn bản; quốc hiệu, tiêu ngữ; địa danh, ngày tháng. | THÔNG BÁO Người lao động nước ngoài không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Kính gửi: cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc. | Người sử dụng lao động, mã số; căn cứ: □ khoản … Điều 154 Bộ luật Lao động □ khoản … Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. | Bảng: STT – họ và tên – ngày sinh – quốc tịch – số hộ chiếu – địa điểm làm việc – thời hạn làm việc. | Ghi chú thời điểm: trước ít nhất 03 ngày làm việc; tài liệu kèm theo; nơi nhận; NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG ký, đóng dấu. |
3. Cách ghi và lỗi trong mẫu
Hình 6. Mẫu số 02 – Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
| Mục (Mẫu 01) | Cách ghi | Ghi chú trong mẫu |
| Kính gửi | Cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc | (1) |
| Loại hình người sử dụng lao động | Khu vực nhà nước; doanh nghiệp…; khu vực nước ngoài; nhà thầu… | (2), (10) |
| Địa chỉ, địa điểm làm việc | Số nhà, đường; thôn/tổ dân phố; xã/phường/đặc khu; tỉnh/thành phố | (3), (11), (12) |
| Lĩnh vực kinh doanh | Mã ngành cấp 1 – Quyết định 27/2018/QĐ-TTg | (4), (5) |
| Căn cứ đề nghị | “theo quy định tại điểm… khoản… Điều…” – ghi Nghị định 219/2025/NĐ-CP hoặc Điều 154 Bộ luật Lao động | — |
| Vị trí, lĩnh vực làm việc | Nhà quản lý/giám đốc điều hành/chuyên gia/lao động kỹ thuật; mã nghề cấp 3 – Quyết định 34/2020/QĐ-TTg | (6), (7) |
| Thời hạn làm việc | Theo hợp đồng/văn bản cử, tối đa 02 năm | Điều 10, 21 |
Hình 7. Mẫu số 01 – Văn bản đề nghị cấp/cấp lại/gia hạn giấy xác nhận
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Mẫu 2 (.docx Mẫu số 02) chỉ có 1 trang, không có phần ghi chú (1)–(6) và không ghi “Mẫu số 02”; số GXN, vị trí công việc, mã nghề không có hướng dẫn – đối chiếu ghi chú của Mẫu 1. | – Mẫu 3 (.docx Mẫu số 01): không ghi “Mẫu số 01”; tên đơn vị và quốc hiệu bị ngắt dòng (“NGƯỜI SỬ DỤNG LAO / ĐỘNG”, “VIỆT / NAM”); nhiều dòng chấm xuống dòng lẻ khiến văn bản dài 5 trang. | – Cả hai bản Mẫu số 01 ghi “theo quy định tại điểm... khoản... Điều... Nghị định này” và ghi chú (8) “khoản 1 Điều 2 Nghị định này” – khi lập văn bản của doanh nghiệp phải ghi rõ “Nghị định 219/2025/NĐ-CP”, không để “Nghị định này”. | – Mẫu 1 (Mẫu số 02) lưu trong thư mục năm 2023 nhưng nội dung là mẫu theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (ví dụ số GXN năm 2025, đơn vị hành chính “xã/phường/đặc khu”). | – Dùng Mẫu số 09/PLI (văn bản đề nghị) và 10/PLI (giấy xác nhận) theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP: đã hết hiệu lực từ 07/8/2025. | – Xin giấy xác nhận cho chủ sở hữu, thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng, người kết hôn với người Việt Nam, người làm việc dưới 90 ngày/năm…: các trường hợp này chỉ cần thông báo (khoản 4 Điều 9). | – Nộp hồ sơ sát ngày làm việc: phải nộp trước ít nhất 10 ngày (và không quá 60 ngày) tính đến ngày dự kiến làm việc. | – Nhầm giấy xác nhận với giấy phép lao động: thời hạn tối đa 02 năm, không phải giấy phép lao động; vẫn phải làm thị thực/thẻ tạm trú theo pháp luật xuất nhập cảnh. |
4. Ví dụ Mẫu số 01 đã điền
Hình 8. Ví dụ Mẫu số 01 – Trưởng văn phòng đại diện (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: một thương nhân Nhật Bản lập văn phòng đại diện tại tỉnh Bình Lâm, thuê tầng 6 một tòa nhà văn phòng theo hợp đồng 5 năm, bổ nhiệm ông Tanaka Hiroshi làm Trưởng văn phòng. Trưởng văn phòng đại diện thuộc khoản 3 Điều 154 Bộ luật Lao động, không thuộc các trường hợp chỉ cần thông báo, nên văn phòng đại diện lập Mẫu số 01 đề nghị cấp giấy xác nhận, kèm giấy phép thành lập văn phòng đại diện, giấy khám sức khỏe, ảnh và hộ chiếu, nộp trực tuyến trước ngày làm việc 30 ngày.
| Lưu ý về nhà, mặt bằng thuê khi làm giấy xác nhận | – “Địa chỉ” (mục I.5) và “Địa điểm làm việc” (mục II.2.đ) ghi theo địa chỉ trụ sở, văn phòng đang thuê đúng như giấy phép thành lập/đăng ký doanh nghiệp; làm việc tại nhiều địa điểm phải liệt kê đủ. | – Đổi địa điểm làm việc (ví dụ chuyển văn phòng sang mặt bằng thuê mới) là trường hợp cấp lại giấy xác nhận theo khoản 2 Điều 11 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. | – Chủ nhà cho người nước ngoài thuê để ở phải khai báo tạm trú; giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động kèm hộ chiếu, thị thực/thẻ tạm trú là giấy tờ chủ nhà nên kiểm tra khi ký hợp đồng thuê dài hạn. | – Thời hạn hợp đồng thuê nhà của người lao động nước ngoài nên tương ứng thời hạn giấy xác nhận (tối đa 02 năm) và có điều khoản chấm dứt khi giấy xác nhận hết hạn, bị thu hồi. | – Văn phòng đại diện thuê mặt bằng làm việc: hợp đồng thuê do văn phòng đại diện ký trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền. |
Kết luận
Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động mới nhất là Mẫu số 02 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cấp trên cơ sở văn bản đề nghị Mẫu số 01 của người sử dụng lao động, trong 05 ngày làm việc, thời hạn tối đa 02 năm. Xác định đúng trường hợp phải xin giấy xác nhận hay chỉ cần thông báo, ghi rõ địa điểm làm việc – kể cả văn phòng, mặt bằng đang thuê. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật khi Nghị định 219/2025/NĐ-CP được sửa đổi.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 09/10/2026. Bộ Nội vụ đang lấy ý kiến dự thảo sửa đổi Nghị định 219/2025/NĐ-CP (đơn giản hóa hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu); khi được ban hành, biểu mẫu có thể thay đổi. |