1. Giấy xác nhận sinh viên dùng để làm gì, căn cứ pháp lý
Giấy xác nhận sinh viên (còn gọi giấy chứng nhận sinh viên, đơn xin xác nhận là sinh viên) do phòng công tác sinh viên hoặc Ban Giám hiệu ký, đóng dấu. Pháp luật không quy định mẫu chung; nội dung giấy phụ thuộc mục đích sử dụng. Hai trường hợp có căn cứ trực tiếp trong văn bản pháp luật là tạm hoãn gọi nhập ngũ và miễn, giảm học phí.
| ⚖ Luật Nghĩa vụ quân sự 2015 – trích điểm g khoản 1 Điều 41 (tạm hoãn gọi nhập ngũ) | “1. Tạm hoãn gọi nhập ngũ đối với những công dân sau đây: … | g) Đang học tại cơ sở giáo dục phổ thông; đang được đào tạo trình độ đại học hệ chính quy thuộc cơ sở giáo dục đại học, trình độ cao đẳng hệ chính quy thuộc cơ sở giáo dục nghề nghiệp trong thời gian một khóa đào tạo của một trình độ đào tạo.” |
| ⚖ Nghị định 238/2025/NĐ-CP – trích khoản 4 Điều 18 (xác nhận hồ sơ miễn, giảm học phí) | “4. Hồ sơ thủ tục, trình tự thực hiện miễn, giảm học phí trong cơ sở giáo dục nghề nghiệp và giáo dục đại học tư thục và cơ sở giáo dục nghề nghiệp, giáo dục đại học thuộc tổ chức kinh tế, doanh nghiệp nhà nước. … | Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi kết thúc thời hạn nộp hồ sơ đề nghị miễn, giảm học phí, Thủ trưởng cơ sở giáo dục nghề nghiệp và giáo dục đại học có trách nhiệm xác nhận hồ sơ miễn, giảm học phí đối với người học theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định này; đồng thời lập danh sách người học được miễn, giảm học phí theo mẫu quy định tại Phụ lục VI Nghị định này gửi về Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu trực thuộc cấp tỉnh nơi người học đăng ký thường trú để thực hiện theo quy định.” |
| ⚖ Nghị định 238/2025/NĐ-CP – trích khoản 1 Điều 29 (hiệu lực) | “1. Nghị định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành và thay thế Nghị định số 81/2021/NĐ-CP ngày 27 tháng 8 năm 2021 của Chính phủ … và Nghị định số 97/2023/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2023 của Chính phủ … ” |
| ⚖ Luật Cư trú 2020 – trích khoản 3 Điều 38; Luật Căn cước 2023 – trích khoản 2 Điều 46 | Luật Cư trú: “3. Kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành, Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú đã được cấp vẫn được sử dụng và có giá trị như giấy tờ, tài liệu xác nhận về cư trú theo quy định của Luật này cho đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2022. …” | Luật Căn cước: “2. Chứng minh nhân dân còn hạn sử dụng đến sau ngày 31 tháng 12 năm 2024 thì có giá trị sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2024. …” |
Với vay vốn, giấy xác nhận của nhà trường là một phần hồ sơ vay tín dụng học sinh, sinh viên tại Ngân hàng Chính sách xã hội; sinh viên đối chiếu hướng dẫn hiện hành của ngân hàng nơi cư trú trước khi xin xác nhận.
Hình 1. Xin giấy xác nhận sinh viên: 4 bước và 4 mục đích thường gặp
2. Tải mẫu giấy xác nhận sinh viên
Các file Word dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập; mỗi mẫu một ảnh minh họa. Mẫu 2.7 do Ban biên tập soạn, cập nhật số định danh cá nhân và ô mục đích sử dụng.
2.1. Đơn xin xác nhận là sinh viên đang học tại trường
Sinh viên tự viết gửi Ban Giám hiệu: họ tên, mã số sinh viên, ngày sinh, nơi sinh, lớp, khóa, hệ đào tạo, lý do; phần dưới để nhà trường xác nhận (TL. Hiệu trưởng). Mẫu phổ biến nhất, dùng được cho hầu hết mục đích. Hai file cùng nội dung.
Hình 2. Đơn xin xác nhận là sinh viên đang học tại trường
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận sinh viên (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận sinh viên (Mẫu 2)
2.2. Giấy xác nhận sinh viên do nhà trường cấp (mẫu ngắn)
Nhà trường lập sẵn: tên trường góc trái, thông tin sinh viên, lớp, hệ, mã sinh viên, khóa học, mục đích sử dụng và thời hạn giá trị; Hiệu trưởng ký. Phù hợp trường muốn cấp nhanh theo lô.
Hình 3. Giấy xác nhận sinh viên do nhà trường cấp (mẫu ngắn)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận sinh viên (Mẫu 3)
2.3. Đơn xin xác nhận gửi Phòng Công tác sinh viên
Gửi thẳng Phòng Công tác sinh viên của trường đại học, cao đẳng: thêm ngành, khoa, trình độ, hình thức đào tạo, khóa đào tạo; Trưởng phòng xác nhận. Phù hợp trường đã phân cấp ký xác nhận cho phòng chức năng.
Hình 4. Đơn xin xác nhận gửi Phòng Công tác sinh viên
⬇ Tải mẫu: Đơn gửi Phòng Công tác sinh viên (Mẫu 4)
2.4. Đơn xin xác nhận có xác nhận của khoa và phòng quản lý sinh viên
Gửi đồng thời Ban Giám hiệu, phòng quản lý sinh viên và viện/khoa; có ô xác nhận của khoa và của phòng (TL. Hiệu trưởng). Dùng ở trường yêu cầu khoa xác nhận trước khi phòng ký.
Hình 5. Đơn xin xác nhận có xác nhận của khoa và phòng quản lý sinh viên
⬇ Tải mẫu: Đơn có xác nhận của khoa (Mẫu 5)
2.5. Giấy xác nhận để vay vốn tín dụng học sinh, sinh viên
Nhà trường xác nhận cho sinh viên nộp hồ sơ vay tại Ngân hàng Chính sách xã hội: mã trường, ngành, hệ, khóa, ngày nhập học, thời gian ra trường, học phí hằng tháng, diện miễn giảm, mồ côi, tình trạng kỷ luật và số tài khoản của trường.
Hình 6. Giấy xác nhận để vay vốn tín dụng học sinh, sinh viên
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận vay vốn sinh viên (Mẫu 6)
2.6. Phụ lục V Nghị định 238/2025/NĐ-CP – Giấy xác nhận (miễn, giảm học phí)
Mẫu bắt buộc, dùng cho cơ sở giáo dục nghề nghiệp và giáo dục đại học tư thục, thuộc doanh nghiệp nhà nước, tổ chức kinh tế: trường xác nhận người học (năm thứ, học kỳ, khoa, khóa, hình thức đào tạo, kỷ luật, mức thu học phí) gửi Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người học thường trú. File gồm các Phụ lục II–VI của Nghị định; Phụ lục V ở trang 4.
Hình 7. Phụ lục V Nghị định 238/2025/NĐ-CP – Giấy xác nhận (miễn, giảm học phí)
⬇ Tải mẫu: Phụ lục V NĐ 238/2025 (Mẫu 7)
2.7. Mẫu giấy xác nhận sinh viên cập nhật 2026 (Ban biên tập soạn)
Nhà trường cấp, dùng chung cho nhiều mục đích: có số văn bản, nơi nhận, số định danh cá nhân, mã sinh viên, trình độ và hình thức đào tạo, thời gian một khóa đào tạo (cần cho hồ sơ tạm hoãn gọi nhập ngũ), tình trạng học tập, mục đích và thời hạn giá trị. Sao chép nội dung dưới đây vào Word để dùng.
Hình 8. Mẫu giấy xác nhận sinh viên cập nhật 2026 (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.7 | Góc trái: CƠ QUAN CHỦ QUẢN …; TRƯỜNG …; Số: …/XNSV. Góc phải: Quốc hiệu, tiêu ngữ; …, ngày … tháng … năm … | GIẤY XÁC NHẬN SINH VIÊN – Kính gửi: … (nơi nộp giấy). | Trường … xác nhận: Anh/Chị …; Giới tính …; Ngày sinh …; Số định danh cá nhân …; Mã số sinh viên …; Nơi thường trú … | Hiện là sinh viên năm thứ … lớp …, Khoa …; Trình độ đào tạo …; Hình thức: ☐ chính quy ☐ vừa làm vừa học ☐ từ xa; Khóa học 20… – 20… (thời gian một khóa đào tạo … năm; dự kiến tốt nghiệp …). | Tình trạng: ☐ đang học ☐ bảo lưu ☐ chờ tốt nghiệp; Kỷ luật … | Mục đích xác nhận: ☐ tạm hoãn gọi nhập ngũ ☐ vay vốn ☐ miễn, giảm học phí ☐ thuê nhà, ký túc xá ☐ khác … | Giấy xác nhận có giá trị đến hết ngày … | TL. HIỆU TRƯỞNG – TRƯỞNG PHÒNG CÔNG TÁC SINH VIÊN (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu). |
3. Cách viết chi tiết và lỗi cần sửa
Hình 9. Đơn xin xác nhận là sinh viên – cách viết
Hình 10. Giấy xác nhận sinh viên do trường cấp – lưu ý
| Mục | Cách viết |
| Kính gửi | Ban Giám hiệu, phòng công tác sinh viên (theo phân cấp của trường); giấy do trường cấp thì ghi nơi sẽ nộp |
| Thông tin cá nhân | Họ tên, ngày sinh, giới tính, số định danh cá nhân, nơi thường trú – không ghi CMND, hộ khẩu |
| Thông tin học tập | Mã sinh viên, lớp, khoa, ngành, khóa học; trình độ (đại học, cao đẳng…); hình thức (chính quy, vừa làm vừa học, từ xa) |
| Thời gian khóa học | Năm bắt đầu – kết thúc, dự kiến tốt nghiệp; hồ sơ tạm hoãn gọi nhập ngũ cần thể hiện đang học chính quy trong một khóa đào tạo |
| Lý do, mục đích | Ghi cụ thể: tạm hoãn gọi nhập ngũ, vay vốn, miễn giảm học phí, thuê nhà, làm thêm, xin thị thực… |
| Thời hạn | Giấy có giá trị đến ngày …; nhiều nơi chỉ nhận giấy cấp trong học kỳ hiện tại |
| Ký, đóng dấu | TL. Hiệu trưởng – Trưởng phòng (hoặc người được ủy quyền), ghi rõ họ tên, đóng dấu của trường |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Mẫu 2.1, 2.2 còn mục “Hộ khẩu thường trú”: sổ hộ khẩu chỉ có giá trị đến hết 31/12/2022 (khoản 3 Điều 38 Luật Cư trú) – ghi nơi thường trú. | – Mẫu 2.3, 2.4, 2.5 ghi “CMND/CCCD”, “CMTND”, “CMND số … ngày cấp … nơi cấp”: chứng minh nhân dân hết giá trị từ 01/01/2025 – ghi số định danh cá nhân. | – Mẫu 2.1 (bản .docx thứ nhất) gõ sai tiêu ngữ “Độc lập - Tư do - Hạnh phúc”; mẫu 2.2 dính chữ “nàyđể”, “nhậncó” – sửa trước khi in. | – Mẫu 2.2 không có ngày cấp và số văn bản: giấy có thời hạn giá trị nên phải ghi ngày ký. | – Mẫu 2.4 ghi cứng tên một trường đại học cụ thể trong câu đề nghị – đổi thành tên trường của mình. | – Mẫu 2.5 ghi “mã quy ước trong tuyển sinh ĐH, CĐ, TCCN” và “Hệ đào tạo (Đại học, cao đẳng, dạy nghề)” – thuật ngữ cũ; ghi trình độ đào tạo theo quyết định của trường. | – Không dùng mẫu “Phụ lục VIII Nghị định 81/2021”: Nghị định 81/2021 đã bị Nghị định 238/2025 thay thế; mẫu giấy xác nhận hiện hành là Phụ lục V. | – Phụ lục V là giấy nhà trường lập, gửi Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người học thường trú – không phải đơn của sinh viên; trường công lập không dùng mẫu này. |
4. Ví dụ giấy xác nhận sinh viên đã điền
Hình 11. Ví dụ giấy xác nhận sinh viên đã điền (dữ liệu giả định)
Trong ví dụ: sinh viên năm thứ 3 hệ đại học chính quy, khóa 2024 – 2028 (một khóa đào tạo 04 năm), xin xác nhận để bổ sung hồ sơ tạm hoãn gọi nhập ngũ theo điểm g khoản 1 Điều 41 Luật Nghĩa vụ quân sự 2015; giấy ghi rõ thời hạn giá trị đến 31/12/2026 và do Trưởng phòng Công tác sinh viên ký thừa lệnh Hiệu trưởng.
| Lưu ý khi xin và nộp giấy xác nhận sinh viên | – Hỏi trước nơi nhận có mẫu riêng không (ngân hàng, cơ quan quân sự, chủ nhà, đại sứ quán). | – Nhiều trường cho đăng ký trực tuyến; xin đủ số bản cần dùng một lần. | – Sinh viên hết thời gian một khóa đào tạo mà chưa tốt nghiệp: xác nhận ghi rõ tình trạng, không mặc nhiên được tạm hoãn gọi nhập ngũ. | – Giấy xác nhận sai sự thật có thể bị từ chối hồ sơ; người cấp và người sử dụng chịu trách nhiệm theo quy định. |
Kết luận
Giấy xác nhận sinh viên năm 2026 không có mẫu chung bắt buộc; sinh viên dùng mẫu của trường hoặc mẫu tham khảo, riêng hồ sơ miễn, giảm học phí ở trường tư thục dùng Phụ lục V Nghị định 238/2025/NĐ-CP. Khi viết, ghi số định danh cá nhân, nơi thường trú, trình độ và hình thức đào tạo, mục đích cụ thể và thời hạn giá trị. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 08/10/2026. Mỗi trường có quy trình và mẫu riêng; hồ sơ vay vốn, tạm hoãn gọi nhập ngũ thực hiện theo hướng dẫn của ngân hàng, cơ quan quân sự địa phương. |