1. Khi nào được cấp xác nhận thông tin hộ tịch
| Người yêu cầu | Trường hợp |
| Cá nhân | Một việc hộ tịch đã đăng ký nhưng nội dung đã thay đổi (thay đổi, cải chính, bổ sung, xác định lại dân tộc, ghi chú việc giải quyết ở nước ngoài, thay đổi theo bản án, quyết định) |
| Cá nhân | Xác nhận toàn bộ thông tin hộ tịch: khai sinh, kết hôn, thay đổi, cải chính, nhận cha, mẹ, con, giám hộ, khai tử… |
| Cá nhân | Thông tin trong các giấy tờ hộ tịch không thống nhất, chưa cải chính (ví dụ Giấy khai sinh ghi Trần Văn Q, Giấy chứng nhận kết hôn ghi Trần Mạnh Q) |
| Cơ quan, tổ chức | Xác nhận một/nhiều việc hộ tịch của một cá nhân, toàn bộ thông tin hộ tịch của cá nhân, hoặc thông tin hộ tịch của nhiều người để giải quyết vụ việc |
Nếu thông tin hộ tịch không thay đổi, cơ quan không cấp giấy xác nhận mà hướng dẫn xin bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao trích lục hộ tịch (trừ khi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị để giải quyết vụ việc).
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Nghị định 87/2020/NĐ-CP về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến: khoản 2 Điều 13 (sửa đổi bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP). | Thông tư 01/2022/TT-BTP: Điều 8 (thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch); mẫu Xác nhận thông tin hộ tịch và Tờ khai đề nghị theo Thông tư 03/2023/TT-BTP. | Quyết định 2228/QĐ-BTP: thủ tục hành chính xác nhận thông tin hộ tịch. |
2. Tải giấy xác nhận thông tin hộ tịch
2.1. Mẫu Xác nhận thông tin hộ tịch hiện hành
Do cơ quan có thẩm quyền lập và ký; người dân tải để biết trước nội dung sẽ được xác nhận, chuẩn bị giấy tờ cho đủ.
Hình 1. Xác nhận thông tin hộ tịch – mẫu theo Thông tư 03/2023/TT-BTP (Mẫu 1)
Hình 2. Xác nhận thông tin hộ tịch (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận thông tin hộ tịch (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận thông tin hộ tịch (Mẫu 2)
2.2. Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch
Người dân nộp tờ khai này để xin cấp giấy xác nhận (nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính).
⬇ Tải mẫu: Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch
2.3. Giấy xác nhận thông tin hộ tịch trình bày lại (Ban biên tập soạn)
Hình 3. Giấy xác nhận thông tin hộ tịch – bản trình bày lại (Ban biên tập soạn)
2.4. Bảng chọn thủ tục (Ban biên tập soạn)
Xác định nên xin xác nhận thông tin hộ tịch, bản sao trích lục hay làm thủ tục cải chính, ghi chú.
Hình 4. Bảng chọn thủ tục khi cần chứng minh thông tin hộ tịch (Ban biên tập soạn)
3. Nội dung giấy xác nhận
Hình 5. Giấy xác nhận thông tin hộ tịch: các mục
| Mục | Nội dung |
| (1) Cơ quan cấp, Số …/XNHT | Tên cơ quan cấp (Sở Tư pháp, UBND cấp xã) và số văn bản |
| (2) Tên cơ quan xác nhận | Ghi đầy đủ tên cơ quan cấp xác nhận |
| (3) Xét đề nghị của | Họ tên người đề nghị hoặc tên cơ quan, tổ chức đề nghị |
| Người được xác nhận | Họ, chữ đệm, tên; ngày sinh; số định danh cá nhân |
| (4) Giấy tờ tùy thân | Tên giấy tờ, số, cơ quan cấp, ngày cấp (nếu không có số định danh) |
| (5) Nội dung xác nhận | Nêu đầy đủ nội dung, thời điểm đăng ký ban đầu; nội dung, căn cứ, thời gian các lần thay đổi, điều chỉnh tính đến thời điểm cấp |
| Ký | Người có thẩm quyền ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu (hoặc ký số với bản điện tử) |
4. Hồ sơ, nơi nộp, thời hạn, phí
| Nội dung | Quy định |
| Hồ sơ | Tờ khai đề nghị (nộp trực tiếp, bưu chính) hoặc mẫu điện tử tương tác (trực tuyến); giấy tờ, tài liệu liên quan nội dung đề nghị; văn bản ủy quyền (nếu có) |
| Nơi nộp | Sở Tư pháp hoặc UBND cấp xã (cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử); Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh |
| Thời hạn | 03 ngày làm việc; cần kiểm tra, xác minh có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc |
| Phí | 8.000 đồng/văn bản xác nhận về một việc hộ tịch; miễn cho gia đình có công, hộ nghèo, người khuyết tật |
| Giá trị | Có giá trị như giấy tờ hộ tịch, dùng chứng minh thông tin hộ tịch khi làm thủ tục hành chính, giao dịch dân sự |
| ⚠ Lưu ý | Giấy xác nhận không thay thế thủ tục cải chính: nếu muốn sửa thông tin sai trên giấy tờ hộ tịch thì làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch. Việc xác nhận bảo đảm bí mật đời sống riêng tư; cơ quan, tổ chức đề nghị phải nêu rõ lý do và chức năng liên quan. |
5. Ví dụ đã điền
Hình 6. Ví dụ xác nhận thông tin hộ tịch – xác nhận là một người (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Giấy khai sinh ghi "Trần Văn Quân", Giấy chứng nhận kết hôn ghi "Trần Mạnh Quân", căn cước ghi "Trần Mạnh Quân". Để làm thủ tục thừa kế, ông Quân đề nghị UBND phường xác nhận hai tên trong hai giấy tờ là cùng một người.
Kết luận
Giấy xác nhận thông tin hộ tịch dùng khi thông tin hộ tịch đã thay đổi hoặc ghi không thống nhất giữa các giấy tờ; nộp tờ khai tại Sở Tư pháp, UBND cấp xã hoặc trực tuyến, nhận kết quả sau 03 ngày làm việc. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu hộ tịch.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 25/10/2026. Ví dụ dữ liệu giả định, số căn cước đã che bớt. |