1. Giấy xác nhận thực tập và căn cứ pháp lý
Thực tập là một phần của chương trình đào tạo; nhà trường quy định thời lượng, hồ sơ và mẫu xác nhận. Từ ngày 01/01/2026, Luật Giáo dục đại học số 125/2025/QH15 thay thế Luật Giáo dục đại học 2012 (đã sửa đổi các năm 2013, 2014, 2015, 2018). Khi thực tập có trả công và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp, quan hệ này có thể được xác định là quan hệ lao động.
| ⚖ Luật Giáo dục đại học 2025 – khoản 2 Điều 32 | “2. Người học được lựa chọn theo học chương trình đào tạo phù hợp với năng lực cá nhân khi đáp ứng điều kiện tuyển sinh; được tham gia hoạt động trợ giảng theo quy định của cơ sở đào tạo; được tạo điều kiện thực hành, thực tập tại doanh nghiệp và cơ quan sử dụng lao động trong quá trình học tập.” |
| ⚖ Bộ luật Lao động 2019 – khoản 1 Điều 13 | “1. Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. | Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.” |
| ⚖ Luật Cư trú 2020 – khoản 1 Điều 27 | “1. Công dân đến sinh sống tại chỗ ở hợp pháp ngoài phạm vi đơn vị hành chính cấp xã nơi đã đăng ký thường trú để lao động, học tập hoặc vì mục đích khác từ 30 ngày trở lên thì phải thực hiện đăng ký tạm trú.” |
Hình 1. Giấy xác nhận thực tập: ai điền, ai ký, nộp ở đâu
2. Tải mẫu giấy xác nhận thực tập
Chín file Word dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập, chia năm nhóm theo mục đích; mỗi nhóm một ảnh minh họa. Mẫu 2.6 do Ban biên tập soạn cho trường hợp sinh viên đang thực tập cần giấy bổ sung hồ sơ thuê nhà, ký túc xá.
2.1. Giấy xác nhận thực tập có bảng đánh giá
Mẫu hai phần: thông tin người thực tập (trường, khoa, thời gian, công việc, người hướng dẫn) và bảng 8 tiêu chí đánh giá, có cột sinh viên tự đánh giá và cột đơn vị đánh giá; ba chữ ký.
Hình 2. Giấy xác nhận thực tập có bảng đánh giá
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận thực tập có bảng đánh giá (Mẫu 1)
2.2. Giấy xác nhận của đơn vị thực tập (đơn vị lập)
Mẫu một trang do doanh nghiệp lập: thông tin sinh viên, người hướng dẫn, thời gian, nhận xét chung và điểm theo thang 10; giám đốc và trưởng phòng ký.
Hình 3. Giấy xác nhận của đơn vị thực tập (đơn vị lập)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận của đơn vị thực tập (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận của đơn vị thực tập (Mẫu 3)
2.3. Đơn xin xác nhận của đơn vị thực tập (sinh viên làm đơn)
Sinh viên viết đơn trình bày quá trình thực tập, đề nghị lãnh đạo đơn vị xác nhận; phía dưới có ô nhận xét và xác nhận của đơn vị.
Hình 4. Đơn xin xác nhận của đơn vị thực tập (sinh viên làm đơn)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận của đơn vị thực tập (Mẫu 4)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận của đơn vị thực tập (Mẫu 5)
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận của đơn vị thực tập (Mẫu 6)
2.4. Giấy xác nhận kiến tập
Mẫu ngắn cho đợt kiến tập (quan sát, tìm hiểu thực tế, thường ngắn hơn thực tập tốt nghiệp): thời gian, vị trí, bộ phận, nhận xét và điểm tổng quát; giám đốc ký, đóng dấu.
Hình 5. Giấy xác nhận kiến tập
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận kiến tập (Mẫu 7)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận kiến tập (Mẫu 8)
2.5. Giấy xác nhận nhân sự đang thực tập
Dùng khi sinh viên còn đang thực tập và cần giấy chứng minh với nhà trường hoặc nơi khác: thông tin công ty, ngành nghề, cán bộ phụ trách, người được xác nhận và nhiệm vụ được giao.
Hình 6. Giấy xác nhận nhân sự đang thực tập
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận đang thực tập (Mẫu 9)
2.6. Giấy xác nhận đang thực tập – bổ sung hồ sơ thuê nhà (Ban biên tập soạn)
Một số chủ nhà, ký túc xá hoặc đơn vị cho thuê căn hộ dịch vụ yêu cầu sinh viên chứng minh đang thực tập và thời gian dự kiến ở. Mẫu này ghi rõ địa chỉ nơi thực tập, thời gian, giờ làm, khoản hỗ trợ (nếu có) và mục đích cấp giấy. Sao chép nội dung dưới đây vào Word để dùng.
Hình 7. Giấy xác nhận đang thực tập – bổ sung hồ sơ thuê nhà (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.6 | Tên cơ quan, doanh nghiệp; Số: …/XNTT; Quốc hiệu, tiêu ngữ; địa danh, ngày tháng năm. GIẤY XÁC NHẬN ĐANG THỰC TẬP (dùng bổ sung hồ sơ thuê nhà, ở ký túc xá, nộp nhà trường). | Cơ quan, doanh nghiệp …; Mã số doanh nghiệp …; Địa chỉ nơi thực tập … | Xác nhận Ông/Bà …; Ngày sinh …; Số định danh cá nhân …; Sinh viên trường …; MSSV … | Đang thực tập tại phòng/bộ phận …, vị trí …; thời gian từ ngày … đến ngày dự kiến …; … ngày/tuần, từ … giờ đến … giờ. | Hỗ trợ (nếu có): □ Không □ Phụ cấp … đồng/tháng □ Hỗ trợ chỗ ở □ Khác; Người hướng dẫn …, chức vụ …, điện thoại … | Giấy cấp để: □ Bổ sung hồ sơ thuê nhà □ Đăng ký ở ký túc xá □ Nộp nhà trường □ Khác. Giấy có giá trị đến hết thời gian thực tập; không thay thế hợp đồng lao động hoặc giấy tờ cư trú. | NGƯỜI HƯỚNG DẪN (ký, ghi rõ họ tên) – ĐẠI DIỆN CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP (ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu). |
3. Cách ghi và lỗi trong mẫu
Hình 8. Giấy xác nhận thực tập có bảng đánh giá – các mục cần ghi
| Mục | Ai ghi | Cách ghi |
| Tên đơn vị, số văn bản | Đơn vị thực tập | Tên đầy đủ theo đăng ký doanh nghiệp; nên có số và ngày cấp |
| Thông tin sinh viên | Sinh viên | Họ tên, mã số sinh viên, lớp, khoa, trường đúng thẻ sinh viên |
| Thời gian thực tập | Sinh viên, đơn vị kiểm tra | Ghi đủ ngày/tháng/năm, khớp quyết định cử đi thực tập |
| Công việc, bộ phận | Sinh viên | Công việc cụ thể, tên phòng ban, vị trí |
| Nhận xét, điểm | Người hướng dẫn | Theo tiêu chí của mẫu; nhận xét thực tế, không chép câu in sẵn |
| Ký, đóng dấu | Đại diện đơn vị | Người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền ký; đóng dấu đơn vị |
Hình 9. Đơn xin xác nhận của đơn vị thực tập – sinh viên viết, đơn vị xác nhận
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Mẫu 2 in sẵn đoạn nhận xét khen ngợi (“Với thái độ nghiêm túc, chăm chỉ và kỷ luật…”): đơn vị phải viết nhận xét thực tế, xóa câu in sẵn. | – Mẫu 2, 3 ghi “XÁC NHẬN CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY (Ký, ghi rõ họ tên)” nhưng không có chỗ đóng dấu: thêm “chức vụ, đóng dấu”. | – Mẫu 6 còn dòng “CMND/CCCD số … Cấp ngày … Tại”: ghi số định danh cá nhân; file còn dòng tiêu đề thừa ở đầu và gộp thêm “Đơn xin đi thực tập tốt nghiệp” ở trang sau – xóa nếu không dùng. | – Mẫu 7, 8 có tiêu đề “Giấy xác nhận thực tập” nhưng các dòng ghi “Thời gian kiến tập”, “Vị trí kiến tập”: thống nhất một tên gọi theo đợt của trường; Mẫu 7 dòng “Tên sinh viên” bị giãn chữ – chỉnh lại căn lề. | – Mẫu 9 in sẵn “năm 201…” và lặp chữ “Xác nhận của của Cơ quan”: sửa thành “năm 20…”, “Xác nhận của cơ quan”. | – Ghi căn cứ “Luật Giáo dục đại học 2012”, “Luật Giáo dục đại học sửa đổi 2018”: đã hết hiệu lực từ 01/01/2026 – dùng Luật Giáo dục đại học 2025. | – Ngày cấp giấy trước ngày kết thúc thực tập, hoặc thời gian thực tập lệch quyết định của trường: dễ bị trả hồ sơ. | – Trưởng phòng ký thay giám đốc mà không có ủy quyền, hoặc chỉ ký không đóng dấu: nhiều trường không chấp nhận. |
4. Ví dụ giấy xác nhận thực tập đã điền
Hình 10. Ví dụ Giấy xác nhận thực tập đã điền (dữ liệu giả định)
Trong ví dụ: sinh viên Lê Minh Khoa thực tập 13 tuần (01/6 – 28/8/2026) tại phòng kinh doanh cho thuê mặt bằng của một công ty bất động sản ở Đà Nẵng. Giấy ghi số văn bản, bộ phận, công việc cụ thể (khảo sát giá thuê, soạn hồ sơ mặt bằng, hỗ trợ soạn hợp đồng thuê), bảng đánh giá thang 10, nhận xét thực tế; ngày cấp 31/8/2026 – sau khi kết thúc thực tập; có chữ ký người thực tập, người hướng dẫn, giám đốc và dấu công ty.
| Lưu ý khi thuê nhà trọ trong thời gian thực tập | – Ở trọ từ 30 ngày trở lên ngoài xã, phường nơi thường trú: đăng ký tạm trú (khoản 1 Điều 27 Luật Cư trú 2020); ở ngắn ngày thì chủ nhà thông báo lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú (Điều 30). | – Giấy xác nhận thực tập không thay thế giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp khi đăng ký tạm trú – cần hợp đồng thuê hoặc văn bản đồng ý của chủ nhà. | – Hợp đồng thuê theo kỳ thực tập: ghi thời hạn khớp ngày kết thúc thực tập, điều khoản chấm dứt sớm khi đợt thực tập rút ngắn, mức cọc và thời hạn hoàn cọc. | – Doanh nghiệp hỗ trợ chỗ ở: ghi rõ trong giấy xác nhận hoặc thỏa thuận thực tập để tránh tranh chấp khi kết thúc. |
Kết luận
Giấy xác nhận thực tập năm 2026 không có mẫu bắt buộc, nhưng phải đủ thông tin sinh viên, đơn vị, thời gian, công việc, nhận xét thực tế, chữ ký người có thẩm quyền và dấu đơn vị; ưu tiên mẫu của trường. Sửa các lỗi in sẵn trong mẫu trước khi dùng và nhớ đăng ký tạm trú nếu thuê trọ từ 30 ngày khi đi thực tập xa nhà. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 09/10/2026. Yêu cầu về hồ sơ thực tập theo quy định của từng cơ sở đào tạo. |