1. Khi nào được cấp Giấy xác nhận – căn cứ pháp lý
Từ 01/7/2025, đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP, hiệu lực 23/7/2026) và biểu mẫu tại Thông tư 68/2025/TT-BTC; Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT và Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT hết hiệu lực (khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2025/TT-BTC). Thông tư 121/2026/TT-BTC (ban hành, hiệu lực 21/8/2026) thay thế các Mẫu số 1, 2, 3, 4, 5, 10, 12, 27, 30 và bãi bỏ Mẫu số 11; Mẫu số 44, 45, 16 không thay đổi.
| ⚖ Nghị định 168/2025/NĐ-CP – Điều 49 (trích), Điều 53 khoản 1 | “Điều 49. Thông báo thay đổi ngành, nghề kinh doanh 1. Trường hợp thay đổi ngành, nghề kinh doanh, doanh nghiệp gửi hồ sơ thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. … 2. … Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và xem xét điều kiện tiếp cận thị trường đối với các ngành, nghề hạn chế tiếp cận thị trường đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của pháp luật về đầu tư, cập nhật thông tin về ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; … Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. | Điều 53. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế 1. Trường hợp doanh nghiệp thay đổi nội dung đăng ký thuế mà không thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.” |
| ⚖ Nghị định 168/2025/NĐ-CP – Điều 62 | “Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp bản giấy Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có nhu cầu được cấp lại các Giấy trên do bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị cấp lại đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đặt trụ sở. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét cấp lại trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.” |
Các Điều 50, 51, 52, 54 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (thông báo thay đổi cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, chủ sở hữu hưởng lợi, cho thuê doanh nghiệp tư nhân, người đại diện theo ủy quyền) đều kết thúc bằng câu: trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy xác nhận. Nói cách khác, Giấy xác nhận không bắt buộc – thông tin đã có hiệu lực khi được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và tra cứu được trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Hình 1. Khi nào được cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
2. Tải Mẫu số 44 và các mẫu liên quan
Năm file Word dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập, chia bốn nhóm; mỗi nhóm một ảnh minh họa. Mẫu 2.5 do Ban biên tập soạn: khung bản dịch song ngữ Việt – Anh của Mẫu số 44.
2.1. Mẫu số 44 – Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Biểu mẫu do Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh (Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính – Điều 20 Nghị định 168/2025/NĐ-CP) lập và cấp; doanh nghiệp không tự điền. File dùng để đối chiếu nội dung, kiểm tra giấy được cấp và làm bản dịch.
Hình 2. Mẫu số 44 – Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
⬇ Tải mẫu: Mẫu số 44 – Giấy xác nhận thay đổi nội dung ĐKDN (Mẫu 1)
2.2. Mẫu số 45 – Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
Cấp cho đơn vị phụ thuộc khi doanh nghiệp thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động – thường gặp khi chi nhánh, địa điểm kinh doanh đặt tại mặt bằng thuê.
Hình 3. Mẫu số 45 – Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
⬇ Tải mẫu: Mẫu số 45 – Giấy xác nhận thay đổi chi nhánh/VPĐD/địa điểm (Mẫu 2)
2.3. Mẫu số 12 – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi/thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Văn bản doanh nghiệp nộp để được cập nhật thông tin và cấp Giấy xác nhận. Mẫu số 12 đã được thay thế bởi Thông tư 121/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 21/8/2026) – hai file dưới đây là bản mới; doanh nghiệp chỉ gửi kèm các trang có nội dung thay đổi.
Hình 4. Mẫu số 12 – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi/thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
⬇ Tải mẫu: Mẫu số 12 (Thông tư 121/2026) (Mẫu 3)
2.4. Mẫu số 16 – Thông báo về việc cho thuê doanh nghiệp tư nhân
Chủ doanh nghiệp tư nhân cho thuê toàn bộ doanh nghiệp phải thông báo trong 03 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng cho thuê có hiệu lực, kèm bản sao hợp đồng có công chứng; doanh nghiệp có nhu cầu thì được cấp Giấy xác nhận (khoản 2, 4 Điều 54 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).
Hình 5. Mẫu số 16 – Thông báo về việc cho thuê doanh nghiệp tư nhân
2.5. Khung bản dịch song ngữ Giấy xác nhận (Ban biên tập soạn)
Doanh nghiệp có thành viên, đối tác hoặc ngân hàng nước ngoài thường phải nộp bản dịch Giấy xác nhận. Khung dưới đây đặt song song từng dòng của Mẫu số 44 với thuật ngữ tiếng Anh thông dụng; khi nộp cho cơ quan, đối tác nước ngoài cần dịch thuật công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch.
Hình 6. Khung bản dịch song ngữ Việt – Anh (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.5 | CƠ QUAN ĐĂNG KÝ KINH DOANH CẤP TỈNH – PROVINCIAL BUSINESS REGISTRATION AUTHORITY; Số/No.; Quốc hiệu – SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM, Independence – Freedom – Happiness; ngày/date. | GIẤY XÁC NHẬN Về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp – CERTIFICATE OF CHANGES TO ENTERPRISE REGISTRATION CONTENTS. | Xác nhận – Hereby certifies that; Tên doanh nghiệp – Enterprise name; Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế – Enterprise code/Tax code. | Đã thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp – Has notified the changes to its enterprise registration contents; Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp – National Database on Enterprise Registration. | Ngành, nghề kinh doanh – Business lines; Người đại diện theo ủy quyền – Authorized representatives; Cổ đông sáng lập – Founding shareholders; Chủ sở hữu hưởng lợi – Beneficial owners; TRƯỞNG ĐƠN VỊ – HEAD OF UNIT. |
3. Cách đọc, cách ghi và lỗi trong mẫu
Hình 7. Mẫu số 44 – Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
| Phần trong Mẫu số 44 | Nội dung | Doanh nghiệp cần kiểm tra |
| Đầu giấy | Cơ quan ĐKKD cấp tỉnh, số, ngày cấp | Ngày cấp – mốc chứng minh thay đổi |
| Xác nhận | Tên, mã số doanh nghiệp/mã số thuế | Khớp Giấy chứng nhận, con dấu, hóa đơn |
| Ngành, nghề kinh doanh | Tên ngành, mã ngành cấp 4, ngành chính | Mã ngành đúng hoạt động thực tế (ví dụ 6810) |
| Người đại diện theo ủy quyền, cổ đông | Bảng thông tin sau khi thay đổi | Tỷ lệ, số cổ phần, số định danh |
| Thông tin đăng ký thuế | Giám đốc, kế toán, địa chỉ nhận thông báo thuế… | Khớp hồ sơ với cơ quan thuế |
| Chủ sở hữu hưởng lợi | Cá nhân, tỷ lệ sở hữu, quyền chi phối | Kê khai đủ khi có thay đổi |
Hình 8. Mẫu số 12 – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi/thông báo thay đổi nội dung
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Mẫu 1 (Mẫu số 44): file không ghi “Mẫu số 44”; quốc hiệu, tên cơ quan bị ngắt dòng (“VIỆT / NAM”); bảng chủ sở hữu hưởng lợi 12 cột tràn lề phải, cột “Ghi chú” bị cắt – khi in nên chuyển trang ngang. | – Mẫu 2 (Mẫu số 45): khổ Letter, tên cơ quan và quốc hiệu dính liền (“KINH DOANHCỘNG HÒA”); Mẫu 44 ghi “Cơ sở dữ liệu quốc gia”, Mẫu 45 ghi “Hệ thống thông tin quốc gia” về đăng ký doanh nghiệp – hai cách gọi trong hai mẫu cùng thông tư. | – Mẫu 4 (Mẫu số 12 trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp) không ghi “Mẫu số 12” ở góc phải; Mẫu 3 có ghi. Nội dung hai file giống nhau. | – Dùng Phụ lục IV-1/V-1 theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT: hết hiệu lực từ 01/7/2025. Dùng Mẫu số 12 theo Thông tư 68/2025/TT-BTC bản trước 21/8/2026: đã được thay bằng mẫu ban hành kèm Thông tư 121/2026/TT-BTC. | – Nhầm Giấy xác nhận với Giấy chứng nhận: đổi tên, địa chỉ trụ sở chính (kể cả chuyển trụ sở sang mặt bằng thuê mới), vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật… là đăng ký thay đổi, được cấp Giấy chứng nhận mới. | – Tự điền Mẫu số 44 rồi nộp: đây là giấy do Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp; doanh nghiệp chỉ nộp Mẫu số 12 hoặc thông báo tương ứng. | – Ghi ngành nghề không có mã cấp 4 hoặc mô tả không khớp Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam: hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung. |
4. Ví dụ Giấy xác nhận đã cấp
Hình 9. Ví dụ Giấy xác nhận bổ sung ngành cho thuê mặt bằng (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Công ty TNHH Thương mại Minh Phát thuê dài hạn một tòa nhà 3 tầng, dùng tầng 1 làm cửa hàng và muốn cho thuê lại tầng 2, tầng 3. Công ty nộp Mẫu số 12 (trang thông báo thay đổi ngành, nghề) kèm quyết định của chủ sở hữu bổ sung ngành “Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê” (mã 6810) và đề nghị cấp Giấy xác nhận để xuất trình khi ký hợp đồng cho thuê lại. Sau 03 ngày làm việc, Cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật dữ liệu và cấp Giấy xác nhận.
| ⚖ Nghị định 168/2025/NĐ-CP – Điều 54 khoản 2 | “2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày hợp đồng cho thuê toàn bộ doanh nghiệp tư nhân có hiệu lực, chủ doanh nghiệp tư nhân phải gửi thông báo cho thuê doanh nghiệp tư nhân kèm theo bản sao hợp đồng cho thuê có công chứng đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính theo quy định tại Điều 191 Luật Doanh nghiệp.” |
| Lưu ý khi thuê, cho thuê nhà, mặt bằng | – Cho thuê lại mặt bằng đang thuê là hoạt động kinh doanh bất động sản: cần có ngành 6810 và đáp ứng điều kiện theo Luật Kinh doanh bất động sản 2023; hợp đồng thuê gốc phải cho phép cho thuê lại hoặc có đồng ý của bên cho thuê. | – Chủ nhà nên đề nghị bên thuê là doanh nghiệp xuất trình Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Giấy xác nhận (hoặc bản tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia) để kiểm tra ngành nghề phù hợp mục đích thuê. | – Chuyển trụ sở chính đến mặt bằng mới thuê: đăng ký thay đổi, được cấp Giấy chứng nhận mới – không thuộc trường hợp Giấy xác nhận; thời hạn đăng ký 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (Điều 30 Luật Doanh nghiệp). | – Mở địa điểm kinh doanh, chi nhánh tại mặt bằng thuê: được cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm/chi nhánh; khi thay đổi nội dung đăng ký hoạt động thì nhận Giấy xác nhận theo Mẫu số 45. | – Cho thuê toàn bộ doanh nghiệp tư nhân (không phải cho thuê mặt bằng): thông báo theo Mẫu số 16 trong 03 ngày làm việc, kèm hợp đồng cho thuê có công chứng. |
Kết luận
Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 44 Thông tư 68/2025/TT-BTC) được cấp theo nhu cầu khi doanh nghiệp thông báo thay đổi ngành nghề, thông tin thuế, cổ đông, chủ sở hữu hưởng lợi hoặc cho thuê doanh nghiệp tư nhân. Hồ sơ dùng Mẫu số 12 mới theo Thông tư 121/2026/TT-BTC. Với hoạt động thuê, cho thuê mặt bằng, kiểm tra kỹ ngành nghề trên Giấy xác nhận và phân biệt với trường hợp phải cấp Giấy chứng nhận mới. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 09/10/2026. Lệ phí, cách nộp trực tuyến theo hướng dẫn trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. |