⬇ TẢI HỢP ĐỒNG & HỒ SƠ MUA BÁN, SANG TÊN NHÀ ĐẤT - Miễn phí
1. Tổng quan 8 bước và thời gian ước tính
Bảng dưới đây tóm tắt 8 bước cùng thời gian ước tính để bạn hình dung tổng tiến độ. Thời gian chỉ mang tính tham khảo (trừ thời hạn sang tên là theo luật định); thực tế phụ thuộc hồ sơ và địa phương.
| Bước | Việc cần làm | Thời gian ước tính |
| 1 | Kiểm tra pháp lý nhà đất | 1 – 3 ngày |
| 2 | Thỏa thuận giá và đặt cọc | Trong ngày |
| 3 | Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ | 1 – 3 ngày |
| 4 | Công chứng hợp đồng chuyển nhượng | Trong ngày |
| 5 | Kê khai thuế, lệ phí | 1 ngày |
| 6 | Nộp hồ sơ đăng ký biến động (sang tên) | Trong ngày |
| 7 | Nộp thuế, phí theo thông báo | 1 – 3 ngày |
| 8 | Nhận Giấy chứng nhận đứng tên mình | ≤ 10 ngày làm việc (luật định) |
2. Giai đoạn 1 – Chuẩn bị (bước 1–3)
Bước 1 - Kiểm tra pháp lý
Trước khi xuống tiền, xác minh nhà đất đủ điều kiện chuyển nhượng: có Giấy chứng nhận, không tranh chấp, không kê biên, trong thời hạn sử dụng (khoản 1 Điều 45 Luật Đất đai 2024); với nhà ở còn phải không thuộc diện thu hồi, giải tỏa (Điều 160 Luật Nhà ở 2023). Kiểm tra quy hoạch, thế chấp tại Văn phòng đăng ký đất đai.
Bước 2 – Thỏa thuận giá và đặt cọc
Hai bên chốt giá và thường lập hợp đồng đặt cọc để “giữ chỗ”. Ghi rõ số tiền cọc, thời hạn ký công chứng và mức phạt cọc theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015. Đặt cọc không bắt buộc nhưng nên có.
Bước 3 – Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ
Bên bán chuẩn bị bản gốc Giấy chứng nhận, CCCD, giấy tờ hôn nhân; bên mua chuẩn bị CCCD, giấy tờ hôn nhân và tiền thanh toán theo tiến độ. Nếu nhà đất là tài sản chung, cần đủ cả vợ chồng cùng ký.
3. Giai đoạn 2 – Ký kết và nộp thuế (bước 4–5)
Bước 4 – Công chứng hợp đồng chuyển nhượng
Điểm a khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024:
“Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp kinh doanh bất động sản quy định tại điểm b khoản này.”
Hai bên ký hợp đồng tại tổ chức hành nghề công chứng nơi có nhà đất (hoặc chứng thực tại UBND cấp xã). Đây là bước bắt buộc để hợp đồng có hiệu lực.
Bước 5 – Kê khai thuế, lệ phí
Sau công chứng, kê khai và nộp thuế TNCN 2% (bên bán), lệ phí trước bạ 0,5% (bên mua) và phí thẩm định hồ sơ. Thời hạn khai thuế TNCN chậm nhất ngày thứ 10 kể từ khi hợp đồng có hiệu lực (nếu bên bán nộp) hoặc khi sang tên (nếu bên mua nộp thay).
4. Giai đoạn 3 – Sang tên và nhận sổ (bước 6–8)
Bước 6 – Nộp hồ sơ đăng ký biến động (sang tên)
Nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa cấp xã/tỉnh hoặc Văn phòng đăng ký đất đai nơi có nhà đất. Hồ sơ gồm Đơn Mẫu 18, hợp đồng công chứng, bản gốc Giấy chứng nhận và các tờ khai thuế (xem Mục 5).
Bước 7 – Thực hiện nghĩa vụ tài chính theo thông báo
Cơ quan thuế ra thông báo nộp thuế, lệ phí; người nộp thực hiện và giữ chứng từ. Thời gian sang tên không tính khoảng thời gian người dân thực hiện nghĩa vụ tài chính này.
Bước 8 – Nhận Giấy chứng nhận đứng tên mình
Cơ quan đăng ký cập nhật biến động hoặc cấp Giấy chứng nhận mới cho bên mua, trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ (Điều 22 Nghị định 101/2024/NĐ-CP). Đến đây, việc mua bán hoàn tất.
5. Hồ sơ và mẫu cần chuẩn bị
Bộ hồ sơ đăng ký biến động (sang tên) gồm:
| Giấy tờ | Ghi chú |
| Đơn đăng ký biến động (Mẫu số 18) | Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP (thay Mẫu 11/ĐK cũ) |
| Hợp đồng chuyển nhượng | Bản đã công chứng/chứng thực |
| Bản gốc Giấy chứng nhận | Sổ đỏ/Sổ hồng đã cấp cho bên bán |
| Tờ khai thuế TNCN (03/BĐS-TNCN) | Bên bán kê khai (hoặc bên mua nộp thay) |
| Tờ khai lệ phí trước bạ (Mẫu 01) | Bên mua kê khai |
| Giấy tờ nhân thân, hôn nhân | CCCD, đăng ký kết hôn/xác nhận độc thân |
Mẫu Đơn đăng ký biến động (Mẫu số 18)
Mẫu quan trọng nhất của bước sang tên (đã điền minh họa, ô vàng là chỗ cần thay):
Đơn đăng ký biến động đất đai (Mẫu số 18) - đã điền minh họa (ô vàng là chỗ cần thay).
↓ Tải tờ khai kèm theo: Tờ khai TNCN 03/BĐS · Tờ khai lệ phí trước bạ 01
6. Chi phí phải nộp
| Khoản | Mức thu | Bên nộp (thông lệ) | Căn cứ |
| Thuế TNCN | 2% × giá chuyển nhượng | Bên bán | Điều 14 Luật Thuế TNCN 2025 |
| Lệ phí trước bạ | 0,5% × giá tính lệ phí | Bên mua | Điều 8 Nghị định 10/2022/NĐ-CP |
| Phí công chứng | Theo giá trị hợp đồng | Thỏa thuận | Thông tư 257/2016/TT-BTC |
| Phí thẩm định + cấp GCN | Do HĐND cấp tỉnh quy định | Bên mua | Thông tư 85/2019/TT-BTC |
Ví dụ nhà đất 5 tỷ: thuế TNCN 100 triệu (bên bán), lệ phí trước bạ 25 triệu (bên mua), phí công chứng khoảng 3,2 triệu; con số chỉ là ví dụ, đối chiếu cơ quan thuế và văn phòng công chứng khi giao dịch.
7. Điểm mới năm 2026 cần lưu ý
• Đơn đăng ký biến động dùng Mẫu số 18
(Nghị định 151/2025/NĐ-CP), thay Mẫu 11/ĐK cũ.
• Từ 01/7/2025 không còn cấp huyện:
hồ sơ nộp tại Bộ phận Một cửa cấp xã/tỉnh hoặc Văn phòng đăng ký đất đai.
• Căn cứ thuế cập nhật:
thuế TNCN chuyển nhượng bất động sản theo Điều 14 Luật Thuế TNCN 2025 (hiệu lực 01/7/2026), vẫn giữ 2%.
Kết luận
Nắm rõ 8 bước trong 3 giai đoạn giúp bạn mua bán nhà đất chủ động và an toàn: chuẩn bị kỹ, công chứng, nộp thuế và sang tên đúng hạn. Năm 2026 nhớ dùng Đơn Mẫu 18 và nộp hồ sơ tại cấp xã/tỉnh.
Miễn trừ trách nhiệm:
Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật tháng 8/2026, không thay thế tư vấn pháp lý riêng. Thời gian, biểu mẫu, nơi nộp và mức thuế – phí có thể thay đổi theo địa phương; với giao dịch cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi Văn phòng đăng ký đất đai, công chứng viên, luật sư.