1. Mẫu biên bản họp có chú thích từng phần
1.1. Ảnh mẫu và file tải
Hình 1. Mẫu biên bản họp công ty chia mục: thành phần tham dự (chủ trì, thư ký, thành phần khác), nội dung (lý do, diễn biến), kết luận (2 trang)
⬇ Tải mẫu: Mẫu biên bản họp
1.2. Khi nào dùng
Dùng làm khung khi tập viết biên bản: mỗi mục là một phần bắt buộc, chỉ cần điền theo diễn biến cuộc họp.
2. Khung viết biên bản họp và ví dụ viết hoàn chỉnh (Ban biên tập)
2.1. Ảnh mẫu
Hình 2. Khung viết biên bản họp dạng văn bản 6 mục I–VI, theo thể thức văn bản hành chính (Ban biên tập soạn)
Khung trình bày dạng văn bản (không kẻ bảng), phù hợp biên bản của cơ quan, trường học, đơn vị sự nghiệp; số thứ tự La Mã giúp người đọc tìm nhanh từng phần.
2.2. Ví dụ viết hoàn chỉnh
Hình 3. Ví dụ biên bản họp tổ chức hội diễn văn nghệ chào mừng 20/11 của một trường THCS, viết đủ 6 phần (dữ liệu giả định)
Ví dụ cho thấy cách ghi "có mặt 42/45, vắng 3 có lý do", ghi ý kiến theo từng người, kết luận có số liệu (giờ, kinh phí) và phân công có hạn hoàn thành.
3. Cách viết từng phần biên bản cuộc họp
| Phần | Cách viết |
| Đầu văn bản | Tên đơn vị, số; quốc hiệu, tiêu ngữ; địa danh, ngày tháng; "BIÊN BẢN HỌP" + về việc |
| Thời gian, địa điểm | Giờ bắt đầu, ngày; phòng họp hoặc nền tảng họp trực tuyến |
| Thành phần | Chủ trì, thư ký; số có mặt/tổng số; người vắng, lý do; khách mời |
| Nội dung | Liệt kê theo chương trình; mỗi nội dung một đoạn |
| Ý kiến | "Ông/Bà … (chức vụ): …" – ý chính, số liệu, đề xuất |
| Kết luận | Kết luận của chủ trì; kết quả biểu quyết nếu có |
| Phân công | Việc – người/bộ phận – thời hạn |
| Kết thúc | Giờ kết thúc; "biên bản đã được đọc lại, thông qua"; chữ ký thư ký, chủ trì |
4. Việc cần làm trước, trong và sau cuộc họp
| Thời điểm | Việc thư ký cần làm |
| Trước họp | Nhận chương trình, danh sách mời; soạn sẵn phần đầu, thời gian, thành phần dự kiến |
| Trong họp | Điểm danh; ghi ý kiến theo người; ghi kết luận, biểu quyết ngay khi chủ trì chốt |
| Cuối họp | Đọc lại phần kết luận, phân công; ghi giờ kết thúc; lấy chữ ký |
| Sau họp | Hoàn thiện, trình ký trong ngày; gửi thành phần dự họp; lưu cùng tài liệu họp |
5. 10 lỗi thường gặp – bảng kiểm
Hình 4. Bảng kiểm 10 lỗi thường gặp khi viết biên bản họp và cách viết đúng (Ban biên tập soạn)
| ⚠ Lưu ý | Biên bản là chứng cứ về nội dung cuộc họp; không sửa, thêm nội dung sau khi đã ký. Nếu sai sót, lập biên bản bổ sung có chữ ký của chủ trì, thư ký. | Ghi âm, ghi hình cuộc họp phải thông báo cho người dự họp; tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân. | Cuộc họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị phải ghi đủ nội dung bắt buộc theo Luật Doanh nghiệp 2020. |
Kết luận
Biên bản cuộc họp chuẩn viết theo 6 phần cố định, ghi ý kiến theo người phát biểu, kết luận rõ việc – người – hạn, được đọc lại và có chữ ký chủ trì, thư ký. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu mới.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 08/11/2026. Ví dụ dùng dữ liệu giả định. |