1. Doanh nghiệp thuê nhà cá nhân - đặc thù cần biết
Rất nhiều công ty thuê nhà, căn hộ hoặc mặt bằng của cá nhân để làm trụ sở, văn phòng hay điểm kinh doanh. Điểm khác với thuê của một công ty là: cá nhân cho thuê thường không có hóa đơn GTGT. Vì vậy, để khoản tiền thuê được tính là chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp phải xử lý đúng phần thuế và chứng từ ngay từ khi ký hợp đồng.
Hợp đồng thuê nhà giữa công ty và cá nhân không bắt buộc công chứng và có hiệu lực khi hai bên ký. Nhưng để "an toàn thuế", hợp đồng cần thể hiện rõ giá thuê đã/chưa gồm thuế và ai là người nộp thuế.
2. Căn cứ pháp lý
2.1. Khai thuế thay, nộp thuế thay - Điều 8 Thông tư 40/2021/TT-BTC
| Điều 8. Phương pháp tính thuế đối với trường hợp tổ chức, cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân (nội dung áp dụng) | • Tổ chức (doanh nghiệp) thuê tài sản của cá nhân mà trong hợp đồng thuê có thỏa thuận bên đi thuê (doanh nghiệp) là người nộp thuế thay thì doanh nghiệp thực hiện khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân. | • Khi đó, trên chứng từ nộp thuế, người nộp thuế là tổ chức khai thuế thay, nộp thuế thay. Số thuế nộp thay gồm thuế GTGT 5% và thuế TNCN 5% trên doanh thu tính thuế. | • Trường hợp hợp đồng không thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay thì cá nhân cho thuê là người nộp thuế và tự thực hiện khai, nộp thuế. |
2.2. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt - Nghị định 181/2025/NĐ-CP
| Nghị định 181/2025/NĐ-CP (hướng dẫn Luật Thuế GTGT 2024), hiệu lực 01/7/2025 | • Hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm tiền thuê nhà) có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. | • Ngưỡng này giảm mạnh so với mức 20.000.000 đồng trước đây. Do đó, tiền thuê nhà hằng tháng (thường trên 5 triệu) phải trả bằng chuyển khoản mới đảm bảo điều kiện khấu trừ/chi phí. |
3. So sánh 2 phương án khai thuế & điều kiện chứng từ
3.1. Bảng so sánh 2 phương án khai thuế
| Tiêu chí | PA1 - Công ty khai/nộp thay | PA2 - Cá nhân tự khai/nộp |
| Hợp đồng ghi | Bên thuê (công ty) nộp thuế thay; giá thuê thường ghi CHƯA gồm thuế | Chủ nhà chịu thuế; giá thuê thường ghi ĐÃ gồm thuế |
| Ai khai - nộp | Công ty khai thay, nộp thay (theo Điều 8 TT 40/2021) | Cá nhân tự khai (Mẫu 01/TTS - từ 2026 là 01/BĐS với BĐS) |
| Chứng từ để tính chi phí | HĐ + chứng từ thanh toán (chuyển khoản) + chứng từ nộp thuế thay | HĐ + chứng từ thanh toán; chi phí được trừ không phụ thuộc việc cá nhân đã nộp thuế hay chưa (theo hướng dẫn cơ quan thuế) |
| Ưu điểm | Công ty chủ động, dễ chứng minh chi phí | Đơn giản cho công ty nếu chủ nhà tự lo thuế |
| Lưu ý | Số thuế nộp thay là một phần chi phí thuê | Cần chủ nhà hợp tác khai đúng hạn |
3.2. Điều kiện để tiền thuê nhà được tính chi phí được trừ (thuế TNDN)
- Hợp đồng thuê nhà ghi rõ nhà cho thuê, giá, thời hạn và điều khoản thuế.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từ 5 triệu trở lên (chuyển khoản - Nghị định 181/2025).
- Chứng từ nộp thuế thay (nếu công ty nộp thuế thay cho cá nhân).
- Bản sao giấy tờ nhà (Sổ đỏ/GCN) của bên cho thuê.
- Không bắt buộc hóa đơn của cá nhân và không bắt buộc công chứng hợp đồng.
4. Mẫu hợp đồng công ty thuê nhà cá nhân
Bản dưới đã điền minh họa cho trường hợp công ty thuê nhà cá nhân làm trụ sở, có điều khoản công ty nộp thuế thay (chỗ bôi vàng là phần cần thay).
Mẫu - Hợp đồng thuê nhà (cá nhân cho thuê - công ty thuê)
Mẫu HĐ thuê nhà giữa cá nhân và công ty - có điều khoản nộp thuế thay (Điều 8 TT 40/2021)
↓ Tải mẫu hợp đồng thuê nhà: Mẫu 1
↓ Tải mẫu hợp đồng thuê nhà: Mẫu 2
↓ Tải mẫu hợp đồng thuê nhà: Mẫu 3
| Ba điều dễ sai khiến bị loại chi phí thuê nhà: | 1. Trả tiền thuê bằng tiền mặt. Khoản thuê từ 5 triệu/tháng trả tiền mặt sẽ không đủ điều kiện khấu trừ/chi phí (NĐ 181/2025). Luôn chuyển khoản. | 2. Hợp đồng không nói rõ ai nộp thuế. Dẫn tới thiếu chứng từ nộp thuế thay và bị loại chi phí. Ghi rõ phương án ngay trong hợp đồng. | 3. Nhầm giá đã gồm/chưa gồm thuế. Nếu công ty nộp thay, nên ghi giá CHƯA gồm thuế và cộng phần thuế 10% khi tính; nếu chủ nhà chịu, ghi giá ĐÃ gồm thuế. |
Kết luận
Khi doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân, ba việc quyết định chi phí có được trừ hay không: ghi rõ phương án nộp thuế trong hợp đồng, trả tiền thuê bằng chuyển khoản (khoản từ 5 triệu trở lên), và giữ đủ chứng từ (hợp đồng, thanh toán, nộp thuế thay nếu có). Chọn đúng một trong hai phương án ở Mục 3 và bám điều kiện chứng từ là an toàn.
| Miễn trừ trách nhiệm: Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn thuế cụ thể. Mẫu hợp đồng là bản điền minh họa. Quy định khai thay (Điều 8 TT 40/2021) và ngưỡng chứng từ không tiền mặt 5 triệu (Nghị định 181/2025) đã đối chiếu tại 07/2026; ngưỡng doanh thu tính thuế TNCN 2026 có thể khác nhau theo nguồn — hãy xác nhận với cơ quan thuế trước khi áp dụng. |