1. Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng là gì?
Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng là thỏa thuận bằng văn bản, theo đó bên cho thuê giao nhà cho doanh nghiệp sử dụng làm trụ sở hoặc nơi làm việc trong một thời hạn, còn doanh nghiệp trả tiền thuê theo thỏa thuận.
Về bản chất đây vẫn là hợp đồng thuê tài sản theo Bộ luật Dân sự 2015, đồng thời chịu sự điều chỉnh của Luật Nhà ở 2023 nếu tài sản là nhà ở. Điều 472 Bộ luật Dân sự chỉ rõ hợp đồng thuê nhà để sử dụng vào mục đích khác được thực hiện theo Bộ luật này, Luật Nhà ở và quy định khác có liên quan.
Khác biệt duy nhất so với thuê nhà để ở nằm ở mục đích sử dụng. Nhưng chính khác biệt đó tạo ra công dụng riêng của loại hợp đồng này.
Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng dùng để làm gì?
Nó có bốn công dụng, và ba trong số đó là thứ hợp đồng thuê nhà ở thông thường không có.
Thứ nhất, làm tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa chỉ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Đây là công dụng riêng và cũng là công dụng quan trọng nhất. Cơ quan đăng ký kinh doanh cần thấy doanh nghiệp có quyền hợp pháp với địa chỉ đăng ký làm trụ sở, và hợp đồng thuê là tài liệu thể hiện điều đó.
Thứ hai, làm căn cứ hạch toán chi phí thuê văn phòng và xác định nghĩa vụ thuế. Tiền thuê là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng phải có hợp đồng và chứng từ hợp lệ. Đồng thời hợp đồng là nơi ghi nhận ai kê khai, ai nộp thuế đối với thu nhập từ cho thuê của cá nhân.
Thứ ba, làm cơ sở giữ địa chỉ ổn định. Doanh nghiệp đổi trụ sở không chỉ là dọn đồ: phải làm thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp, cập nhật hóa đơn, thông báo đối tác, đôi khi đổi cả cơ quan thuế quản lý. Hợp đồng có thời hạn rõ và có trần tăng giá là thứ giữ cho việc đó không xảy ra ngoài ý muốn.
Thứ tư, làm căn cứ giải quyết tranh chấp - công dụng chung với mọi hợp đồng thuê nhà: xác định giá, thời hạn, ai sửa cái gì, ai bồi thường khi vi phạm.
Vì công dụng thứ nhất, mọi thứ trong bài này bắt đầu từ một câu hỏi phải trả lời trước khi bàn tới mẫu hợp đồng: địa chỉ bạn định thuê có đủ điều kiện làm trụ sở không.
2. Điều kiện để địa chỉ thuê được chấp nhận làm trụ sở
Đây là phần quyết định. Hợp đồng viết hay đến mấy mà địa chỉ không đủ điều kiện thì hồ sơ vẫn bị trả.
Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu gì
Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử nếu có.
Đọc kỹ thì thấy Điều 42 khá thoáng: chỉ đòi địa chỉ có thật trên lãnh thổ Việt Nam, xác định được theo địa giới hành chính, và liên lạc được. Nó không đòi bạn phải sở hữu, không đòi diện tích tối thiểu, không đòi hợp đồng thuê phải công chứng. Điều 42 không phải là chỗ hồ sơ bị chặn.
Chỗ hồ sơ thực sự bị chặn: Luật Nhà ở 2023
Điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 nghiêm cấm hành vi: tự ý chuyển đổi công năng, mục đích sử dụng phần sở hữu chung, sử dụng chung của nhà chung cư; sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở; thay đổi, làm hư hại kết cấu chịu lực; chia, tách căn hộ không được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép.
Cụm "sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở" chính là căn cứ để cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối hồ sơ đặt trụ sở tại căn hộ chung cư. Đây không phải quy định mới - khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014 trước đó cũng cấm tương tự.
“Chung cư không được đặt trụ sở”
Khoản 3 Điều 2 Luật Nhà ở 2023 phân nhà chung cư thành hai loại: nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở, và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp. Điều bị cấm là sử dụng CĂN HỘ chung cư vào mục đích không phải để ở. Với nhà chung cư hỗn hợp, phần diện tích kinh doanh, dịch vụ được thiết kế và phê duyệt cho mục đích thương mại thì không thuộc phạm vi cấm đó - bạn thuê sàn thương mại trong một tòa chung cư hỗn hợp là hợp lệ.
Ranh giới nằm ở công năng của chính phần diện tích bạn thuê, không nằm ở tên tòa nhà. Điểm d khoản 8 Điều 3 cấm tự ý thay đổi mục đích sử dụng phần diện tích kinh doanh, dịch vụ trong nhà chung cư hỗn hợp khi chưa được cơ quan có thẩm quyền cho phép - nghĩa là luật thừa nhận phần diện tích đó vốn dành cho kinh doanh.
Sai lầm phổ biến: chỉ kiểm tra tên tòa nhà rồi kết luận. Việc cần làm là xác minh công năng của đúng phần diện tích thuê, qua giấy tờ của chủ đầu tư hoặc giấy chứng nhận ghi rõ mục đích sử dụng.
Bảng tra nhanh
| Loại địa chỉ | Làm trụ sở được không | Căn cứ |
| Nhà riêng lẻ, nhà mặt phố | Được | Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020. Không thuộc phạm vi cấm của điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 |
| Căn hộ chung cư (chung cư để ở) | KHÔNG | Điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 - cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở |
| Căn hộ trong chung cư hỗn hợp | KHÔNG, nếu đó là căn hộ để ở | Cấm áp theo công năng của căn hộ, không theo loại tòa nhà |
| Sàn thương mại, dịch vụ trong chung cư hỗn hợp | Được, nếu đúng công năng đã phê duyệt | Khoản 3 Điều 2 và điểm d khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 |
| Tòa nhà văn phòng, sàn văn phòng cho thuê | Được | Đúng công năng thiết kế |
| Officetel | Phụ thuộc công năng ghi trong giấy tờ của từng căn - phải kiểm tra, không suy đoán | Cấm áp theo công năng thực tế |
| Nhà xưởng, kho trong khu công nghiệp | Được, nếu phù hợp quy hoạch và ngành nghề | Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 |
Chế tài nếu vẫn cố
Ngoài việc bị từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hành vi sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở bị xử phạt theo điểm e khoản 1 Điều 70 Nghị định 16/2022/NĐ-CP, mức 20 đến 40 triệu đồng đối với tổ chức; cá nhân có cùng hành vi thì mức phạt bằng một nửa. Kèm theo là biện pháp khắc phục: buộc sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích để ở.
Đây cũng là lý do nếu bạn đã lỡ đăng ký trụ sở tại căn hộ chung cư, việc bị buộc thay đổi địa chỉ là chuyện có thể xảy ra bất cứ lúc nào - kèm theo toàn bộ thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp, con dấu, hóa đơn, hợp đồng với đối tác.
Bốn việc phải làm trước khi đặt cọc
Xác minh công năng của đúng phần diện tích thuê, không phải của tòa nhà. Xin xem Giấy chứng nhận hoặc giấy tờ của chủ đầu tư ghi rõ mục đích sử dụng.
Hỏi thẳng chủ nhà: đã có doanh nghiệp nào đăng ký trụ sở tại địa chỉ này chưa, và có bị từ chối lần nào chưa. Câu trả lời tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian.
Ghi vào hợp đồng quyền được sử dụng địa chỉ để đăng ký kinh doanh, và nghĩa vụ của bên cho thuê phối hợp cung cấp giấy tờ khi bạn làm thủ tục.
Hỏi trước xem cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa phương có yêu cầu hợp đồng thuê phải công chứng không. Luật Nhà ở 2023 không bắt buộc công chứng hợp đồng thuê nhà ở, nhưng thực tế thủ tục ở một số nơi có thể đòi.
3. Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng cần có gì
Điều 163 Luật Nhà ở 2023 buộc hợp đồng về nhà ở phải lập thành văn bản và có các nội dung: họ tên, địa chỉ hai bên; mô tả đặc điểm nhà ở và thửa đất gắn liền; giá thuê; thời hạn và phương thức thanh toán; thời gian giao nhận nhà và thời hạn thuê; quyền và nghĩa vụ các bên; cam kết; thỏa thuận khác; thời điểm có hiệu lực; ngày tháng năm ký; chữ ký và ghi rõ họ tên.
Khoản 2 Điều 164 Luật Nhà ở 2023 xếp hợp đồng thuê nhà ở vào nhóm không phải công chứng, chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu. Thời điểm có hiệu lực do các bên thỏa thuận; không thỏa thuận thì là thời điểm ký kết.
Năm điều khoản đặc thù của thuê văn phòng
Mục đích thuê và quyền đăng ký trụ sở. Ghi rõ "để làm trụ sở, văn phòng làm việc của Bên B" và thêm câu bên cho thuê đồng ý cho bên thuê sử dụng địa chỉ để đăng ký doanh nghiệp, đồng thời phối hợp cung cấp giấy tờ khi cần. Không có câu này thì chủ nhà có thể đổi ý sau khi bạn đã dọn vào.
Thuế. Đây là tình huống bắt buộc phải viết vào hợp đồng. Cần rõ ba việc: giá thuê đã hay chưa bao gồm thuế; bên nào kê khai và nộp; nếu công ty nộp thay thì số tiền được trừ khi tính thuế ra sao. Đây là mảng có nhiều thay đổi trong năm 2026, nên hỏi kế toán trước khi chốt con số.
Thời hạn báo trước dài hơn. Khoản 4 Điều 172 Luật Nhà ở 2023 quy định mức 30 ngày, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Với văn phòng thì 30 ngày là quá ngắn - doanh nghiệp cần thời gian tìm chỗ mới và làm thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở. Hãy thỏa thuận 02 tháng.
Biển hiệu và cải tạo. Ghi rõ bên thuê được đặt biển hiệu ở đâu, kích thước ra sao, ai chịu chi phí xin phép. Ghi rõ tài sản do bên thuê đầu tư lắp đặt thuộc về bên thuê và được tháo dỡ mang đi khi kết thúc, trừ hạng mục gắn liền kết cấu.
Trần tăng giá khi gia hạn. Ghi bằng con số, ví dụ tăng không quá 10% một năm. Doanh nghiệp đổi địa chỉ trụ sở tốn kém hơn cá nhân chuyển nhà rất nhiều, nên đây là điều khoản đáng tiền nhất.
4. Các mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng
Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty
Là mẫu duy nhất trong nhóm có điều khoản thuế: ghi rõ giá thuê chưa bao gồm thuế và bên thuê kê khai, nộp thuế thay bên cho thuê. Điều 3.3 bảo vệ bên thuê mạnh: nếu trong thời hạn thuê bên cho thuê bán nhà hoặc chấm dứt hợp đồng trước hạn thì phải bồi thường một khoản bằng tiền cọc, hoàn trả cọc và hoàn tiền thuê đã trả trước chưa sử dụng. Quy định báo trước 02 tháng - dài hơn mức 30 ngày của luật, đúng nhu cầu của văn phòng. Cho phép bên thuê tháo dỡ mang đi thiết bị tự lắp khi hết hạn.
Cần bổ sung: mẫu không có câu về quyền sử dụng địa chỉ để đăng ký kinh doanh, không có trần tăng giá khi gia hạn. Cần thương lượng lại điều khoản cho bên cho thuê tự chuyển tài sản của bên thuê ra khỏi nhà và tuyên bố không chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty
Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng song ngữ Việt – Anh
Do công ty luật soạn, dùng cho công ty có yếu tố nước ngoài. Lập 04 bản: 02 tiếng Việt, 02 tiếng Anh; mâu thuẫn thì bản tiếng Việt có giá trị thi hành. Đây là mẫu duy nhất có trần tăng giá bằng con số: khoản 2.2.4 cho bên thuê quyền ưu tiên thuê tiếp, báo trước 02 tháng, và tiền thuê khi gia hạn không vượt quá 15%. Khoản 4.9 có câu đáng chú ý với văn phòng: bên cho thuê ủy quyền và tạo điều kiện để bên thuê đóng thuế cho thuê nhà với cơ quan thuế. Khoản 4.10 giao bên cho thuê đăng ký tạm trú cho nhân viên bên thuê.
Ba lỗi soạn thảo cần sửa: mẫu dùng "CMTND" - thuật ngữ đã bỏ; khoản 3.1.1 viết "bằng chữ: một tháng" trong khi chỗ đó phải là số tiền viết bằng chữ; khoản 3.2 dẫn "điều 3.1.2.2" không tồn tại. Ngoài ra mẫu yêu cầu trả trước 06 tháng tiền thuê bằng tiền mặt - nên đổi sang chuyển khoản.
Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng song ngữ Việt – Anh
⤓ Xem và tải mẫu thuê nhà tại đây
Mẫu hợp đồng thuê nhà ngắn gọn - khung để tùy biến
Phải bổ sung toàn bộ phần đặc thù văn phòng: điều khoản thuế, quyền đăng ký trụ sở, trần tăng giá gia hạn, biển hiệu, báo trước 02 tháng.
Mẫu hợp đồng thuê nhà ngắn gọn - khung để tùy biến
Mẫu theo Phụ lục II Nghị định 96/2024/NĐ-CP
Bắt buộc khi bên cho thuê là doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh bất động sản. Nếu bạn thuê sàn văn phòng của chủ đầu tư thì thuộc diện này. Quyền và nghĩa vụ hai bên dẫn chiếu Điều 18 đến Điều 21 Luật Kinh doanh bất động sản 2023.
Mẫu không có điều khoản đặt cọc, không có trần tăng giá, không có câu về quyền đăng ký trụ sở. Khoản 2 Điều 12 của bản gốc còn viết "Bên mua giữ … bản, Bên bán giữ … bản" - lỗi sao chép từ mẫu hợp đồng mua bán.
Mẫu theo Phụ lục II Nghị định 96/2024/NĐ-CP
Căn cứ pháp lý và nguồn tham khảo
- Luật Doanh nghiệp 2020 - Điều 42 về trụ sở chính của doanh nghiệp.
- Luật Nhà ở 2023 số 27/2023/QH15 - khoản 3 Điều 2; điểm c và điểm d khoản 8 Điều 3; Điều 163, 164, 170, 172.
- Bộ luật Dân sự 2015 - Điều 472 đến Điều 482.
- Nghị định 16/2022/NĐ-CP - điểm e khoản 1 Điều 70 về xử phạt.
- Nghị định 96/2024/NĐ-CP - Phụ lục II. Luật Kinh doanh bất động sản 2023 - Điều 18 đến Điều 21.
Bài viết mang tính tham khảo. Quy định pháp luật, đặc biệt là quy định về thuế, được cập nhật thường xuyên; trước khi áp dụng hãy đối chiếu văn bản đang có hiệu lực. Trước khi đặt cọc thuê văn phòng, nên xác minh công năng phần diện tích thuê và hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa phương.