1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì, khi nào phải cấp
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN ghi nhận khoản thu nhập, thời gian trả, thu nhập chịu thuế và số thuế tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ của cá nhân. Cá nhân dùng chứng từ để tự quyết toán thuế, đề nghị hoàn thuế hoặc chứng minh nghĩa vụ thuế đã nộp.
| Trường hợp | Cấp chứng từ |
| Ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên | Một chứng từ khấu trừ trong một năm tính thuế |
| Không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 03 tháng | Mỗi lần khấu trừ một chứng từ, hoặc một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong năm khi cá nhân yêu cầu |
| Cá nhân ủy quyền tổ chức quyết toán thuế thay | Không cấp chứng từ khấu trừ |
| Thời điểm lập | Tại thời điểm khấu trừ thuế (trừ các trường hợp lập theo năm/theo yêu cầu nêu trên) |
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 (hiệu lực 01/7/2026). | Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Điều 24 (thời điểm lập chứng từ khấu trừ, các trường hợp cấp). | Thông tư 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026: Phụ lục II (ký hiệu, số chứng từ điện tử), Phụ lục V (Mẫu số 03/TNCN). |
2. Tải mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN
2.1. Mẫu số 03/TNCN (file Word)
Gồm 3 phần: thông tin tổ chức trả thu nhập [01]–[04]; thông tin cá nhân, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh [05]–[12]; thông tin thuế đã khấu trừ [13]–[19]; ký bằng chữ ký điện tử, chữ ký số.
Hình 1. Mẫu số 03/TNCN – Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
⬇ Tải mẫu: Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 3)
2.2. Mẫu số 03/TNCN (bản PDF để in, đối chiếu)
Hình 2. Mẫu số 03/TNCN – bản PDF
⬇ Tải mẫu: Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 4)
2.3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN trình bày lại (Ban biên tập soạn)
Căn sẵn ô Mẫu số – Ký hiệu – Số ở góc phải, ô đánh dấu cư trú/không cư trú – dùng làm mẫu thiết kế trên phần mềm chứng từ điện tử.
Hình 3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN – bản trình bày lại (Ban biên tập soạn)
2.4. Giấy đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Ban biên tập soạn)
Người lao động gửi bộ phận kế toán khi cần chứng từ để tự quyết toán, hoàn thuế; có ô chọn cấp theo năm, theo khoảng tháng hoặc từng lần khấu trừ.
Hình 4. Giấy đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Ban biên tập soạn)
3. Ký hiệu, số chứng từ điện tử
| Thành phần | Quy định | Ví dụ |
| Ký hiệu mẫu | 03/TNCN | 03/TNCN |
| Ký hiệu chứng từ (6 ký tự) | "CT" + 2 số cuối năm lập + 2 chữ do tổ chức tự đặt (phân biệt nhiều mẫu cùng loại) | CT26AA |
| Số chứng từ | Chữ số Ả Rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ 01 ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng), kết thúc 31/12 hằng năm | 00000125 |
| Vị trí thể hiện | Góc trên bên phải chứng từ hoặc vị trí dễ nhận biết | — |
Ví dụ: "03/TNCNCT26AA" là chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử lập và cấp năm 2026.
4. Cách lập và cấp chứng từ
Hình 5. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: các mục cần ghi
| Bước | Nội dung |
| 1. Đăng ký sử dụng | Đăng ký/thông báo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử với cơ quan thuế trước khi lập |
| 2. Tổng hợp số liệu | Thu nhập chịu thuế, bảo hiểm bắt buộc, từ thiện, giảm trừ, số thuế đã khấu trừ theo từng tháng trả thu nhập |
| 3. Lập chứng từ | Ghi đủ [01]–[19]; [12] chỉ ghi khi cá nhân chưa có mã số thuế; [13] chọn 1 trong 7 loại thu nhập |
| 4. Ký số, gửi | Đại diện tổ chức ký số; gửi chứng từ điện tử cho cá nhân (email, cổng nội bộ…) |
| 5. Lưu trữ, xử lý sai sót | Lưu dữ liệu điện tử; chứng từ đã lập có sai sót xử lý theo quy định về chứng từ điện tử tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP |
| ⚠ Lưu ý | Chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản giấy, tự in đã ngừng sử dụng; tổ chức trả thu nhập phải dùng chứng từ điện tử. Mẫu 03/TNCN mang tên "cá nhân, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh" nên dùng được cả cho khấu trừ thu nhập từ kinh doanh trên sàn TMĐT, hợp tác kinh doanh, đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp. |
5. Ví dụ đã điền
Hình 6. Ví dụ chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: nhân viên ký hợp đồng lao động 12 tháng, lương 30 triệu đồng/tháng, đóng bảo hiểm bắt buộc 10,5% (3,15 triệu đồng/tháng), không có người phụ thuộc, nghỉ việc cuối tháng 9/2026. Mỗi tháng: thu nhập tính thuế = 30 – 3,15 – 15,5 = 11,35 triệu đồng; thuế = 10 triệu × 5% + 1,35 triệu × 10% = 635.000 đồng. Ba tháng 7–9: [17] = 90.000.000; [14] = 9.450.000; [18] = 34.050.000; [19] = 1.905.000 đồng.
Kết luận
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hiện lập điện tử theo Mẫu 03/TNCN Thông tư 91/2026/TT-BTC, cấp theo năm với hợp đồng từ 03 tháng, theo lần hoặc theo yêu cầu với lao động ngắn hạn. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu thuế.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 25/10/2026. Ví dụ dùng dữ liệu giả định, mã số thuế đã che bớt. |