1. Căn cứ pháp lý và chọn đúng loại hợp đồng
Thuê văn phòng có hai tình huống phổ biến: thuê sàn trong tòa nhà văn phòng do doanh nghiệp kinh doanh bất động sản quản lý, và thuê nhà phố, nhà riêng (toàn bộ hoặc một phần) của chủ nhà để làm văn phòng, trụ sở. Mỗi tình huống dùng một mẫu khác nhau.
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – Điều 472 | “Hợp đồng thuê tài sản là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê để sử dụng trong một thời hạn, bên thuê phải trả tiền thuê. Hợp đồng thuê nhà ở, hợp đồng thuê nhà để sử dụng vào mục đích khác được thực hiện theo quy định của Bộ luật này, Luật nhà ở và quy định khác của pháp luật có liên quan.” |
| ⚖ Luật Kinh doanh bất động sản 2023 – Điều 44 (trích) | “1. Các loại hợp đồng kinh doanh bất động sản bao gồm: … | e) Hợp đồng thuê công trình xây dựng, phần diện tích sàn xây dựng trong công trình xây dựng có công năng phục vụ mục đích giáo dục, y tế, thể thao, văn hóa, văn phòng, thương mại, dịch vụ, công nghiệp và công trình xây dựng có công năng phục vụ hỗn hợp; … | 4. Hợp đồng kinh doanh bất động sản, hợp đồng kinh doanh dịch vụ bất động sản mà ít nhất một bên tham gia giao dịch là doanh nghiệp kinh doanh bất động sản được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên. … | 6. Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng là thời điểm bên sau cùng ký vào hợp đồng hoặc bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. … | 7. Chính phủ quy định các loại hợp đồng mẫu trong kinh doanh bất động sản quy định tại khoản 1 Điều này.” |
| ⚖ Bộ luật Dân sự 2015 – khoản 2 Điều 481, khoản 1 Điều 482 | “2. Trường hợp các bên thỏa thuận việc trả tiền thuê theo kỳ hạn thì bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng, nếu bên thuê không trả tiền trong ba kỳ liên tiếp, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.” | “1. Bên thuê phải trả lại tài sản thuê trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc theo đúng như tình trạng đã thỏa thuận; nếu giá trị của tài sản thuê bị giảm sút so với tình trạng khi nhận thì bên cho thuê có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ hao mòn tự nhiên.” |
Lưu ý về đồng tiền (tóm tắt): theo quy định quản lý ngoại hối (Pháp lệnh Ngoại hối và Thông tư 32/2013/TT-NHNN), giao dịch giữa người cư trú trên lãnh thổ Việt Nam không được ghi giá trong hợp đồng bằng ngoại tệ, trừ các trường hợp được phép. Vì vậy giá thuê văn phòng nên ghi bằng đồng Việt Nam.
Hình 1. Chọn mẫu hợp đồng thuê văn phòng theo tình huống
2. Tải mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng
Các file Word dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Hợp đồng mẫu thuê công trình xây dựng, phần diện tích sàn văn phòng (Phụ lục VI Nghị định 96/2024/NĐ-CP)
Mẫu do Chính phủ ban hành, dùng khi doanh nghiệp kinh doanh bất động sản cho thuê sàn văn phòng, mặt bằng trong tòa nhà. Gồm 12 điều: thông tin diện tích cho thuê, giá thuê, thanh toán, thời hạn và bàn giao, sử dụng, quyền – nghĩa vụ hai bên, trách nhiệm và phạt vi phạm, chấm dứt hợp đồng, tranh chấp, hiệu lực.
Hình 2. Hợp đồng mẫu thuê công trình xây dựng, phần diện tích sàn văn phòng (Phụ lục VI Nghị định 96/2024/NĐ-CP)
⬇ Tải mẫu: Hợp đồng mẫu thuê sàn văn phòng – Phụ lục VI Nghị định 96/2024/NĐ-CP – Word
2.2. Hợp đồng thuê nhà (một phần căn nhà) làm văn phòng công ty
Mẫu 10 điều cho trường hợp chủ nhà cho công ty thuê một phần căn nhà làm văn phòng, trụ sở: đối tượng thuê, thời hạn và mục đích, giá thuê và dịch vụ kèm theo, đặt cọc – thanh toán, quyền và nghĩa vụ, thuế phí, cam đoan. Cần sửa một số chỗ trước khi dùng (xem Mục 3).
Hình 3. Hợp đồng thuê nhà (một phần căn nhà) làm văn phòng công ty
⬇ Tải mẫu: Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty – Word
3. Hướng dẫn ghi và lỗi cần sửa
Ảnh chú thích lấy từ chính các file tải về; ô ⚠ là chỗ cần sửa trước khi ký.
Hình 4. Hợp đồng mẫu Phụ lục VI – căn cứ và bên cho thuê
Hình 5. Hợp đồng mẫu Phụ lục VI – giá thuê, thanh toán, thời hạn
Hình 6. Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng – Điều 1, Điều 2
Hình 7. Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng – Điều 3 giá thuê
Hình 8. Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng – Điều 4 đặt cọc, thanh toán
| Điều khoản | Cách ghi |
| Thông tin các bên | Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền (kèm số văn bản ủy quyền); cá nhân ghi số căn cước |
| Đối tượng thuê | Địa chỉ, tầng, diện tích sử dụng riêng và chung; giấy chứng nhận hoặc hồ sơ pháp lý tòa nhà; hiện trạng bàn giao (sàn thô, hoàn thiện, nội thất) |
| Mục đích | Làm văn phòng, trụ sở công ty; có được đăng ký địa chỉ trụ sở hay không |
| Giá thuê | Đơn giá/m² hoặc trọn gói, bằng đồng Việt Nam; ghi rõ đã/chưa gồm phí quản lý, thuế GTGT, điện, nước, gửi xe |
| Đặt cọc, thanh toán | Số tiền cọc; kỳ thanh toán (tháng, quý); hạn trả trong kỳ; tài khoản nhận |
| Thời hạn | Ngày bắt đầu, ngày bàn giao, thời gian miễn tiền thuê để hoàn thiện (nếu có), điều kiện gia hạn, mức tăng giá |
| Sửa chữa, cải tạo | Phạm vi được tự làm; việc cần đồng ý bằng văn bản; trách nhiệm hoàn trả nguyên trạng |
| Chấm dứt, phạt | Thời hạn báo trước; xử lý tiền cọc; mức phạt và bồi thường; trả lại mặt bằng |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Hợp đồng mẫu Phụ lục VI: dòng “Căn cứ Nghị định số …/…/NĐ-CP” để trống – ghi “96/2024/NĐ-CP ngày 24/7/2024”. | – Mẫu thuê nhà làm văn phòng: ghi giá “tương ứng với … USD” và quy đổi theo tỷ giá – sửa thành giá bằng đồng Việt Nam. | – Cùng mẫu: kỳ thanh toán ghi “10 ngày đầu tiên của mỗi kỳ” nhưng trong ngoặc lại là “từ ngày 20 đến ngày 30” các tháng 6, 9, 12, 3 – chọn một mốc thống nhất. | – Cùng mẫu: “… năm (lăm năm) năm” là lỗi đánh máy; “Thuế sử dụng nhà đất” nay là thuế sử dụng đất phi nông nghiệp; “UBND quận” – từ 01/7/2025 không còn cấp quận, ghi đúng cơ quan đã cấp giấy tờ; “Đăng ký kinh doanh sổ” sửa thành “số”. | – Không dùng các mẫu căn cứ Bộ luật Dân sự 2005, Luật Nhà ở 2014 hoặc còn ghi chứng minh nhân dân, hộ khẩu – đã hết hiệu lực hoặc không còn sử dụng. | – Không nhầm với hợp đồng thuê văn phòng ảo, văn phòng trọn gói (dịch vụ) hay hợp đồng cho thuê lại văn phòng – cần mẫu riêng. |
4. Ví dụ hợp đồng thuê văn phòng đã điền
Hình 9. Ví dụ hợp đồng thuê văn phòng đã điền (dữ liệu giả định)
| Lưu ý trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng | – Kiểm tra giấy chứng nhận, hồ sơ pháp lý tòa nhà và quyền cho thuê của bên cho thuê (chủ sở hữu, người được ủy quyền hoặc bên được phép cho thuê lại). | – Lập biên bản bàn giao kèm ảnh hiện trạng, danh mục thiết bị – căn cứ để trả lại mặt bằng theo Điều 482 Bộ luật Dân sự. | – Nếu dùng địa chỉ làm trụ sở doanh nghiệp, ghi rõ bên cho thuê đồng ý và cung cấp giấy tờ cần thiết. | – Thỏa thuận rõ tiền cọc bị mất hay được hoàn trong từng trường hợp chấm dứt trước hạn. |
Kết luận
Hợp đồng cho thuê văn phòng cần chọn đúng mẫu: hợp đồng mẫu Phụ lục VI Nghị định 96/2024/NĐ-CP khi thuê sàn văn phòng của doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, hợp đồng thuê tài sản theo Bộ luật Dân sự khi thuê nhà làm văn phòng. Ghi giá bằng đồng Việt Nam, thỏa thuận rõ đặt cọc, thời hạn, tăng giá và trả mặt bằng. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 06/10/2026. Đối chiếu Bộ luật Dân sự 2015, Luật Kinh doanh bất động sản 2023 và Nghị định 96/2024/NĐ-CP trước khi ký hợp đồng. |