1. Sổ giao nhận hồ sơ đảng viên dùng khi nào?
Hồ sơ đảng viên phải được tổ chức đảng quản lý chặt chẽ, không được tẩy xóa, tự ý sửa chữa. Mỗi lần hồ sơ hoặc tài liệu trong hồ sơ thay đổi người giữ đều phải ghi vào sổ giao nhận, có chữ ký của người giao và người nhận, để truy vết khi kiểm tra, chuyển giao.
| ⚖ Hướng dẫn thi hành Điều lệ Đảng về quản lý hồ sơ đảng viên | Hồ sơ đảng viên do cấp ủy cơ sở nơi đảng viên sinh hoạt đảng chính thức hoặc cấp ủy cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng (nơi không có đảng ủy cơ sở) quản lý. | Khi đảng viên chuyển sinh hoạt đảng, cấp ủy nơi đi làm đầy đủ thủ tục, niêm phong hồ sơ, giao đảng viên mang theo; tổ chức đảng tiếp nhận kiểm tra hồ sơ theo danh mục tài liệu, vào sổ theo dõi, sắp xếp, quản lý. |
Hình 1. Sổ giao nhận hồ sơ và biên bản giao nhận – khi nào dùng loại nào
2. Tải mẫu sổ giao nhận hồ sơ đảng viên
Kinh tế và Pháp luật biên soạn sổ có trang bìa (đảng ủy, quyển số, ngày bắt đầu – kết thúc) và trang ruột khổ ngang theo đúng 5 cột của Mẫu 10-HSĐV, dòng cao để ghi đủ danh mục tài liệu. Các bản dưới đây cùng nội dung Mẫu 10-HSĐV.
Hình 2. Bìa sổ giao nhận hồ sơ đảng viên (kinhtevaphapluat.vn)
⬇ Tải mẫu: Sổ giao nhận hồ sơ đảng viên theo Hướng dẫn 38
⬇ Tải mẫu: Sổ giao nhận hồ sơ đảng viên Mẫu 10-HSĐV
Hình 3. Mẫu 10-HSĐV kèm Hướng dẫn 38-HD/BTCTW
3. Cách ghi 5 cột
Hình 4. Cách ghi 5 cột trong sổ giao nhận hồ sơ đảng viên
| Cột | Cách ghi |
| (1) Số TT | Đánh số liên tục trong quyển sổ; sang quyển mới đánh lại từ 1 |
| (2) Ngày, tháng, năm | Ngày thực tế giao, nhận |
| (3) Hồ sơ của ai, tài liệu gì | Họ tên đảng viên (in hoa); lý do giao nhận (chuyển đến, chuyển đi, bổ sung, cho mượn); tài liệu cụ thể hoặc “đủ theo mục lục”, tình trạng niêm phong |
| (4) Người giao | Ký, ghi rõ họ tên (đảng viên tự mang hồ sơ đến thì đảng viên ký giao) |
| (5) Người nhận | Ký, ghi rõ họ tên (cán bộ quản lý hồ sơ hoặc người nhận hồ sơ chuyển đi) |
4. Sổ giao nhận ghi sẵn
Hình 5. Sổ giao nhận hồ sơ đảng viên ghi sẵn – chuyển đến, chuyển đi, bổ sung tài liệu
| Kinh nghiệm ghi sổ | – Đối chiếu với mục lục tài liệu trong hồ sơ (Mẫu 12-HSĐV) trước khi ký nhận; thiếu tài liệu thì ghi rõ vào cột (3). | – Hồ sơ niêm phong khi chuyển sinh hoạt đảng: ghi “niêm phong, nguyên dấu”. | – Không tẩy xóa; ghi sai thì gạch, ghi lại dòng mới và ký xác nhận. |
⬇ Mẫu liên quan: Mục lục tài liệu trong hồ sơ đảng viên Mẫu 12-HSĐV – file Word
5. Phân biệt với biên bản giao nhận (Mẫu 9-SHĐ)
Khi tổ chức đảng chia tách, sáp nhập, việc bàn giao sổ danh sách và hồ sơ của nhiều đảng viên cùng lúc lập thành biên bản theo Mẫu 9-SHĐ (hoặc 9A-SHĐ do ban tổ chức lập), không ghi rải rác vào sổ giao nhận.
Hình 6. Biên bản giao nhận Mẫu 9-SHĐ – khác sổ giao nhận hồ sơ thế nào
⬇ Mẫu liên quan: Biên bản giao nhận sổ danh sách và hồ sơ đảng viên Mẫu 9-SHĐ – file Word
Kết luận
Sổ giao nhận hồ sơ đảng viên lập theo Mẫu 10-HSĐV, gồm 5 cột, ghi mọi lần giao, nhận hồ sơ và tài liệu bổ sung, có chữ ký người giao và người nhận. Tải mẫu ở trên và theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu công tác đảng viên mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 01/10/2026. Việc quản lý hồ sơ đảng viên thực hiện theo hướng dẫn của cấp ủy có thẩm quyền. |