1. Ba thủ tục dùng chung một phiếu đề nghị
| Thủ tục | Khi nào | Thời hạn |
| Cấp bản sao từ sổ gốc (Điều 17) | Cần bản sao có giá trị như bản chính, kể cả khi mất bằng gốc | Trong ngày; tối đa thêm 02 ngày làm việc nếu nhiều sổ gốc, nhiều bản |
| Cấp lại (Điều 14) | Văn bằng, chứng chỉ đã cấp bị viết sai do lỗi của cơ quan cấp | 03 ngày làm việc |
| Chỉnh sửa nội dung (Điều 15) | Thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc, giới tính; bổ sung, điều chỉnh hộ tịch; khai sinh quá hạn, đăng ký lại; thông tin sai do người học cung cấp | 03 ngày làm việc |
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT ngày 26/02/2026 ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân, hiệu lực từ 15/4/2026, thay thế Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT, Thông tư 27/2019/TT-BGDĐT, Thông tư 16/2020/TT-BGDĐT. | Quy chế ban hành kèm theo: Điều 14 (cấp lại), Điều 15 (chỉnh sửa), Điều 17 (cấp bản sao từ sổ gốc); Phụ lục VI – mẫu phiếu đề nghị. | Nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP) về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực. |
2. Tải mẫu phiếu đề nghị
Mục 2.1, 2.2 là mẫu do Ban biên tập soạn. Mục 2.3 là file tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Phiếu đề nghị theo Phụ lục VI Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT (Ban biên tập soạn)
Giữ nguyên các mục của Phụ lục VI, có quốc hiệu và phần ghi chú cách ghi.
Hình 1. Phiếu đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc/cấp lại/chỉnh sửa nội dung văn bằng (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | Quốc hiệu; PHIẾU ĐỀ NGHỊ; kính gửi; họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân; tên văn bằng, cơ quan cấp, số hiệu/số vào sổ gốc; ô chọn cấp bản sao (số bản), cấp lại, chỉnh sửa; lý do/nội dung chỉnh sửa; hồ sơ kèm theo; thông tin liên hệ; người đề nghị ký; ghi chú (1)–(8). |
2.2. Bảng tra thủ tục cấp bản sao, cấp lại, chỉnh sửa văn bằng (Ban biên tập soạn)
So sánh nhanh điều kiện, hồ sơ, thời hạn của 3 thủ tục.
Hình 2. Bảng tra thủ tục cấp bản sao, cấp lại, chỉnh sửa văn bằng (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | Bảng 3 thủ tục: khi nào áp dụng, hồ sơ, thời hạn, ô đánh dấu; ghi chú nơi nộp và yêu cầu về giấy tờ chứng minh. |
2.3. Phụ lục VI Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT
Mẫu phiếu đề nghị hiện hành, dùng chung cho 3 thủ tục: cấp bản sao từ sổ gốc, cấp lại và chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ.
Hình 3. Phụ lục VI Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT
⬇ Tải mẫu: Phiếu đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc/cấp lại/chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ
3. Cách ghi phiếu đề nghị
Hình 4. Phiếu đề nghị cấp bản sao, cấp lại, chỉnh sửa văn bằng: các mục cần ghi
| Mục | Cách ghi |
| (1) Kính gửi | Cơ quan quản lý sổ gốc: bằng THPT – sở giáo dục và đào tạo; bằng đại học – trường đã cấp; bằng THCS cấp trước đây – cơ quan đang quản lý sổ gốc theo hướng dẫn địa phương |
| Thông tin cá nhân | Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân 12 số |
| (2), (3) | Tên văn bằng, chứng chỉ (ví dụ: Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông) và cơ quan đã cấp |
| (4) Số hiệu/số vào sổ gốc | Ghi đủ số hiệu hoặc số vào sổ gốc in trên văn bằng; mất bằng thì ghi năm tốt nghiệp, trường để cơ quan tra cứu |
| (5) Đề nghị | Đánh dấu thủ tục; cấp bản sao thì ghi số bản; có thể chọn đồng thời chỉnh sửa và cấp bản sao |
| (6) Lý do/nội dung | Cấp lại: nêu lỗi viết sai; chỉnh sửa: ghi rõ "sửa … từ … thành …" và căn cứ |
| (7) Hồ sơ kèm theo | Liệt kê giấy tờ hoặc dán đường dẫn trích xuất dữ liệu khi nộp trực tuyến |
| (8) Liên hệ, ký tên | Số điện thoại, email, địa chỉ nhận kết quả; người đề nghị ký, ghi họ tên |
4. Hồ sơ, nơi nộp và thời hạn
| Thủ tục | Hồ sơ |
| Cấp bản sao từ sổ gốc | Phiếu đề nghị; giấy ủy quyền (người được ủy quyền) hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ (cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh chị em ruột, người thừa kế khi người được cấp đã chết hoặc mất năng lực hành vi dân sự) |
| Cấp lại | Phiếu đề nghị; giấy tờ chứng minh văn bằng bị viết sai do lỗi của cơ quan cấp hoặc đường dẫn trích xuất |
| Chỉnh sửa | Phiếu đề nghị; bản chính văn bằng, chứng chỉ; trích lục/quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, giới tính; giấy khai sinh (trường hợp bổ sung, điều chỉnh hộ tịch, khai sinh quá hạn, đăng ký lại) |
Nộp 01 bộ hồ sơ trực tuyến, trực tiếp hoặc qua bưu chính cho cơ quan quản lý sổ gốc. Giấy tờ chứng minh là bản sao chứng thực, bản sao từ sổ gốc hoặc dữ liệu trích xuất; nộp bản chụp thì mang bản chính để đối chiếu. Việc chỉnh sửa thực hiện bằng quyết định, không sửa trực tiếp trên văn bằng; nếu không giải quyết, cơ quan trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.
5. Ví dụ phiếu đã điền
Hình 5. Ví dụ phiếu đề nghị chỉnh sửa và cấp bản sao văn bằng đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Bằng tốt nghiệp THPT của Phan Thị Thu Trang ghi ngày sinh 07/01/2006, trong khi quyết định cải chính hộ tịch xác định đúng là 01/7/2006. Trang lập phiếu, đánh dấu đồng thời "Chỉnh sửa nội dung" và "Cấp 02 bản sao từ sổ gốc", nộp kèm bằng gốc và trích lục cải chính hộ tịch tại Sở Giáo dục và Đào tạo.
Kết luận
Phiếu đề nghị theo Phụ lục VI Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT dùng chung cho cấp bản sao từ sổ gốc, cấp lại và chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ; chọn đúng thủ tục và kèm đủ giấy tờ chứng minh để được giải quyết trong ngày hoặc 03 ngày làm việc. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật thêm biểu mẫu giáo dục.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 21/10/2026. Đối chiếu Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT và hướng dẫn của cơ quan quản lý sổ gốc nơi nộp hồ sơ. |