1. Phiếu đề nghị mua vật tư dùng để làm gì
| Chứng từ | Ai lập | Mục đích |
| Phiếu đề nghị mua vật tư | Bộ phận sử dụng | Xin duyệt nhu cầu mua |
| Báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng | Phòng mua hàng | Chọn nhà cung cấp, chốt giá |
| Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) | Kế toán, thủ kho | Ghi nhận vật tư nhập kho |
| Phiếu đề nghị xuất kho | Bộ phận sử dụng | Xin cấp vật tư từ kho |
| Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) | Kế toán, thủ kho | Ghi nhận vật tư xuất dùng |
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Điều 16 Luật Kế toán 2015: chứng từ kế toán phải có tên, số hiệu; ngày lập; tên, địa chỉ cơ quan, tổ chức, cá nhân lập và nhận; nội dung nghiệp vụ; số lượng, đơn giá, số tiền; chữ ký, họ tên người lập, người duyệt và những người liên quan. | Thông tư 99/2025/TT-BTC (áp dụng từ năm tài chính 2026): hướng dẫn biểu mẫu chứng từ hàng tồn kho như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho; doanh nghiệp được tự thiết kế chứng từ phù hợp yêu cầu quản lý nhưng phải bảo đảm nội dung chủ yếu. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC. | Phiếu đề nghị mua vật tư là chứng từ nội bộ, là căn cứ chứng minh khoản chi phục vụ sản xuất, kinh doanh khi kèm hóa đơn, phiếu nhập kho. |
2. Tải mẫu phiếu đề nghị mua vật tư
Mục 2.1, 2.2 là mẫu do Ban biên tập soạn. Mục 2.3 là mẫu tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Phiếu đề nghị mua vật tư (Ban biên tập soạn)
Bổ sung cột quy cách, tồn kho, dự toán; dòng thời gian cần có vật tư và đề xuất nhà cung cấp – giúp phòng mua hàng xử lý nhanh.
Hình 1. Phiếu đề nghị mua vật tư (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | Tên đơn vị, số phiếu; quốc hiệu, ngày tháng; PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ; kính gửi; người đề nghị, chức danh, bộ phận; mục đích sử dụng; thời gian cần; bảng STT, tên vật tư, quy cách, ĐVT, tồn kho, số lượng đề nghị, dự toán; đề xuất nhà cung cấp; bốn chữ ký. |
2.2. Phiếu đề nghị xuất kho, cấp vật tư (Ban biên tập soạn)
Dùng khi vật tư đã có trong kho: bộ phận đề nghị cấp, thủ kho ghi số lượng thực xuất.
Hình 2. Phiếu đề nghị xuất kho, cấp vật tư (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO, CẤP VẬT TƯ: bộ phận, người nhận, lý do xuất; bảng tên vật tư, mã, ĐVT, số lượng đề nghị, số lượng thực xuất; người đề nghị, trưởng bộ phận, thủ kho, người duyệt ký. |
2.3. Mẫu phiếu đề nghị mua vật tư
Mẫu ngắn gọn: công ty, kính gửi, người đề nghị, chức danh, bộ phận, mục đích sử dụng, bảng tên vật tư – đơn vị tính – số lượng và bốn chữ ký. Mẫu 2 là bản đã điền sẵn ví dụ, tiện tham khảo cách ghi.
Hình 3. Mẫu phiếu đề nghị mua vật tư
Hình 4. Phiếu đề nghị mua vật tư – mẫu điền sẵn (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Phiếu đề nghị mua vật tư (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Phiếu đề nghị mua vật tư (Mẫu 2)
3. Cách viết phiếu đề nghị mua vật tư
Hình 5. Phiếu đề nghị mua vật tư: các mục cần ghi
| Mục | Cách ghi |
| Tên đơn vị, số phiếu | Tên công ty, chi nhánh; đánh số liên tục để theo dõi |
| Kính gửi | Giám đốc hoặc người có thẩm quyền duyệt mua; phòng vật tư, mua hàng |
| Người, bộ phận đề nghị | Họ tên, chức danh, phòng ban, xưởng |
| Mục đích sử dụng | Công trình, đơn hàng, sửa chữa, bảo trì cụ thể |
| Tên vật tư, quy cách | Ghi đúng tên kỹ thuật, kích thước, mác, tiêu chuẩn để tránh mua sai |
| Số lượng, tồn kho | Số lượng cần mua sau khi trừ tồn kho |
| Dự toán, thời gian cần | Giá tham khảo, tổng tiền; ngày cần có vật tư |
| Chữ ký | Người đề nghị, trưởng bộ phận, phòng vật tư/kế toán, giám đốc duyệt |
4. Quy trình mua vật tư
| Bước | Việc cần làm |
| 1 | Bộ phận sử dụng kiểm tra tồn kho, lập phiếu đề nghị mua vật tư |
| 2 | Trưởng bộ phận, phòng vật tư hoặc kế toán kiểm tra nhu cầu, dự toán |
| 3 | Giám đốc duyệt; phòng mua hàng lấy báo giá, chọn nhà cung cấp, đặt hàng hoặc ký hợp đồng |
| 4 | Nhận hàng, kiểm tra số lượng, chất lượng; lập phiếu nhập kho, nhận hóa đơn |
| 5 | Kế toán thanh toán (không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên để được khấu trừ thuế, tính chi phí), lưu hồ sơ |
5. Ví dụ phiếu đã điền
Hình 6. Ví dụ phiếu đề nghị mua vật tư đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Tổ trưởng tổ gia công Công ty TNHH Cơ khí Tân Phát đề nghị mua thép tấm, que hàn, đá cắt để gia công đơn hàng 112/ĐH-TP. Phiếu ghi quy cách, tồn kho, số lượng cần mua, dự toán 19.180.000 đồng, hạn cần có vật tư và nhà cung cấp đã báo giá.
Kết luận
Phiếu đề nghị mua vật tư rõ quy cách, số lượng, dự toán và thời gian cần giúp duyệt mua nhanh và hạn chế mua sai. Tải mẫu tại Mục 2, kết hợp phiếu nhập kho, xuất kho để quản lý vật tư đầy đủ. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật thêm biểu mẫu kế toán, mua sắm.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 20/10/2026. Áp dụng theo quy chế mua sắm và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. |