1. Vì sao doanh nghiệp cần quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân
Nhiều khoản mua sắm phát sinh khi nhân viên đi công tác, mua vật tư, trả phí quảng cáo trực tuyến… được nhân viên trả trước bằng tài khoản, thẻ của mình. Để hóa đơn đứng tên công ty vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, Nghị định 181/2025/NĐ-CP yêu cầu việc ủy quyền phải theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh và việc thanh toán ở cả hai bước đều không dùng tiền mặt.
Hình 1. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT khi ủy quyền nhân viên thanh toán
| ⚖ Nghị định 181/2025/NĐ-CP – Điều 26 (đoạn mở đầu) | “Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trong đó:” |
| ⚖ Nghị định 181/2025/NĐ-CP – Điều 26 khoản 1 | “Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.” |
| ⚖ Nghị định 181/2025/NĐ-CP – Điều 26 khoản 2 điểm i | “i) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được ủy quyền cho cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.” |
Thẩm quyền ban hành quy chế quản lý nội bộ được quy định trong Luật Doanh nghiệp 2020 theo từng loại hình công ty; Điều lệ công ty có thể quy định cụ thể hơn:
| ⚖ Luật Doanh nghiệp 2020 – Điều 63 khoản 2 điểm d (Giám đốc, Tổng giám đốc công ty TNHH hai thành viên trở lên) | “Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;” |
| ⚖ Luật Doanh nghiệp 2020 – Điều 82 khoản 2 điểm d (Giám đốc, Tổng giám đốc công ty TNHH một thành viên) | “Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty;” |
| ⚖ Luật Doanh nghiệp 2020 – Điều 153 khoản 2 (Hội đồng quản trị công ty cổ phần) | “Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, …” |
Cơ quan thuế khi hướng dẫn doanh nghiệp (ví dụ Công văn 1195/NBI-QLDN3 của Thuế tỉnh Ninh Bình) lưu ý quy chế phải được ban hành hợp lệ trước thời điểm thực hiện giao dịch. Về thuế thu nhập doanh nghiệp, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (điểm c khoản 1 Điều 9) cũng yêu cầu khoản chi được trừ phải có hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, trừ các trường hợp Chính phủ quy định. Chứng từ chuyển khoản của người lao động phải đáp ứng Nghị định 52/2024/NĐ-CP; nộp tiền mặt vào tài khoản người bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt.
2. Tải mẫu quyết định, quy chế ủy quyền thanh toán
Các file dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập, không có logo. Mục 2.1 là quyết định ban hành; Mục 2.2 là quy chế và Mục 2.3 là giấy ủy quyền thanh toán cho nhân viên – hai mục này có điểm cần sửa trước khi dùng; Mục 2.4 là quy chế do Ban biên tập soạn theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
2.1. Mẫu quyết định ban hành Quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân trong doanh nghiệp
Quyết định gồm: tên doanh nghiệp, số quyết định; trích yếu; chức danh người có thẩm quyền ban hành; căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung, Nghị định 181/2025/NĐ-CP, Điều lệ công ty; Điều 1 ban hành kèm Quy chế, Điều 2 bãi bỏ quy định trái, Điều 3 hiệu lực và trách nhiệm thi hành; nơi nhận, chữ ký, dấu hoặc chữ ký số. Mẫu 1, 2, 3 cùng nội dung (Mẫu 3 trùng Mẫu 1).
Hình 2. Mẫu quyết định ban hành Quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân trong doanh nghiệp
⬇ Tải mẫu: Mẫu quyết định ban hành Quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Mẫu quyết định ban hành Quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Mẫu quyết định ban hành Quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân (Mẫu 3)
| ⚠ Cảnh báo: mẫu đã thay đổi | – Mẫu 4 Điều 2 khoản 2 ghi “Việc thanh toán ban đầu của cá nhân được phép bằng tiền mặt” – trái điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP: người lao động phải thanh toán cho người bán không dùng tiền mặt, nếu trả tiền mặt thì không được khấu trừ thuế GTGT. Sửa thành “bằng hình thức không dùng tiền mặt”. | – Mẫu 4 có lỗi đánh máy “tiền mặ tkhác” ở Điều 3 và ghi sẵn người ký “Tổng Giám đốc” – sửa chức danh đúng người có thẩm quyền theo loại hình công ty, Điều lệ. | – Mẫu 6 ghi “Hình thức thanh toán: Chuyển khoản hoặc tiền mặt” – xóa “hoặc tiền mặt” khi dùng cho khoản mua từ 05 triệu đồng trở lên cần khấu trừ thuế. | – Mẫu 5, 6 có ô “Mã số thuế/CMND/CCCD”: cá nhân ghi số định danh cá nhân (Căn cước), không ghi CMND; Mẫu 5 có hai câu về số bản lập mâu thuẫn nhau, giữ một câu. | – Quyết định, quy chế phải ký trước ngày phát sinh giao dịch; không ghi lùi ngày. |
2.2. Mẫu Quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân trong công ty – cần sửa trước khi dùng
Quy chế 5 điều: mục đích, phạm vi; nguyên tắc (khoản chi nhỏ lẻ dưới … triệu đồng); hồ sơ ủy quyền, chứng từ, thủ tục thanh toán lại; trách nhiệm của cá nhân, các phòng ban, phòng kế toán; tổ chức thực hiện. Dùng làm phụ lục kèm quyết định ở Mục 2.1 sau khi sửa Điều 2 khoản 2 như cảnh báo trên (Mẫu 4).
Hình 3. Mẫu Quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân trong công ty
⬇ Tải mẫu: Mẫu Quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân trong công ty (Mẫu 4)
2.3. Mẫu giấy ủy quyền thanh toán cho nhân viên – cần sửa trước khi dùng
Văn bản giao cho từng nhân viên khi thực hiện ủy quyền theo Quy chế. Mẫu 5: ủy quyền thanh toán chi phí marketing, quảng cáo, sự kiện, có tổng hạn mức và thời hạn. Mẫu 6: ủy quyền thanh toán nhiều lần cho một đối tác, nhà cung cấp trong thời hạn ủy quyền.
Hình 4. Mẫu giấy ủy quyền thanh toán cho nhân viên
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền thanh toán chi phí marketing, quảng cáo, sự kiện (Mẫu 5)
⬇ Tải mẫu: Giấy ủy quyền thanh toán nhiều lần (Mẫu 6)
2.4. Quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân (Ban biên tập soạn)
Quy chế ngắn gọn, dùng làm văn bản ban hành kèm quyết định ở Mục 2.1: phạm vi chỉ áp dụng người lao động, nguyên tắc không dùng tiền mặt ở cả hai bước, hóa đơn đứng tên công ty, hạn mức, phê duyệt trước, hồ sơ và thời hạn hoàn trả. Sao chép nội dung vào Word để dùng.
Hình 5. Quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.4 | TÊN DOANH NGHIỆP – Số: …/QĐ-…… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. QUY CHẾ ỦY QUYỀN THANH TOÁN CHO CÁ NHÂN (Ban hành kèm theo Quyết định số …/QĐ-…… ngày …/…/…… của ……). | Điều 1. Phạm vi, đối tượng: Công ty ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, sau đó Công ty thanh toán lại; áp dụng với người lao động có hợp đồng lao động với Công ty. | Điều 2. Nguyên tắc: 1. Người lao động thanh toán cho người bán bằng hình thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản từ tài khoản, thẻ đứng tên mình…). 2. Công ty thanh toán lại bằng chuyển khoản vào tài khoản đứng tên người lao động. 3. Hóa đơn ghi tên, mã số thuế, địa chỉ của Công ty là người mua; giá trị không vượt hạn mức. | Điều 3. Hạn mức, người phê duyệt: mỗi khoản không quá …… đồng; tổng trong tháng của một người không quá …… đồng; người phê duyệt: …… (chức danh). | Điều 4. Hồ sơ, trình tự: đề nghị ủy quyền được phê duyệt trước khi giao dịch; giấy ủy quyền thanh toán; sau khi thanh toán nộp hóa đơn, hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận (nếu có), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ tài khoản của mình trong … ngày; Phòng Kế toán kiểm tra, chuyển khoản thanh toán lại trong … ngày làm việc. | Điều 5. Trách nhiệm: người lao động chịu trách nhiệm về tính trung thực của giao dịch, chứng từ, không dùng tiền mặt trả người bán, không thanh toán ngoài nội dung được duyệt; Phòng Kế toán kiểm tra, hạch toán, lưu hồ sơ, từ chối thanh toán lại khi hồ sơ không hợp lệ. | Điều 6. Hiệu lực: kể từ ngày ký, áp dụng cho giao dịch phát sinh từ ngày này. NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN BAN HÀNH (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu). |
3. Hướng dẫn ghi quyết định và quy chế
Hình 6. Quyết định ban hành Quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân: cách ghi
Hình 7. Quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân (Ban biên tập soạn): cách ghi
| Phần | Cách ghi | Lưu ý |
| Tên doanh nghiệp, số | Tên đầy đủ theo đăng ký doanh nghiệp; số/năm/QĐ-ký hiệu | Theo sổ văn bản nội bộ |
| Ngày ban hành | Địa danh, ngày ký | Trước ngày phát sinh giao dịch |
| Thẩm quyền ban hành | Giám đốc/Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, chủ doanh nghiệp tư nhân… | Theo loại hình công ty và Điều lệ |
| Căn cứ | Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14, Luật 76/2025/QH15; Nghị định 181/2025/NĐ-CP; Điều lệ | Có thể thêm quy chế tài chính của công ty |
| Theo đề nghị của | Kế toán trưởng, Trưởng phòng Tài chính - Kế toán | |
| Điều 1 | Ban hành kèm Quy chế; có thể ghi hạn mức chính | Quy chế là phụ lục, ký, đóng dấu giáp lai |
| Điều 2, 3 | Bãi bỏ quy định trái; hiệu lực; người thi hành | |
| Quy chế: nguyên tắc | Không dùng tiền mặt ở cả hai bước; hóa đơn tên công ty | Không chép câu cho phép trả tiền mặt |
| Quy chế: hồ sơ | Đề nghị, giấy ủy quyền, hóa đơn, chứng từ chuyển khoản, chứng từ hoàn trả | Lưu cùng chứng từ kế toán |
| Ký | Người có thẩm quyền ký, đóng dấu hoặc chữ ký số |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Quy chế cho phép người lao động trả người bán bằng tiền mặt, hoặc công ty hoàn trả bằng tiền mặt – không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT với khoản từ 05 triệu đồng trở lên. | – Người lao động nộp tiền mặt vào tài khoản người bán rồi coi là chuyển khoản – Nghị định 181/2025/NĐ-CP loại trừ trường hợp này. | – Ủy quyền cho người không phải người lao động của công ty (cộng tác viên, người thân của nhân viên). | – Hóa đơn ghi tên nhân viên thay vì tên, mã số thuế của công ty. | – Ký quyết định sau khi giao dịch đã phát sinh hoặc ghi lùi ngày. | – Ghi sai chức danh người ban hành so với loại hình công ty, Điều lệ. |
4. Ví dụ quyết định ban hành quy chế đã điền
Hình 8. Ví dụ quyết định ban hành Quy chế ủy quyền thanh toán đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Công ty TNHH Thương mại Tân Phú Lâm có nhân viên kinh doanh thường xuyên trả phí quảng cáo trực tuyến, vé máy bay, khách sạn bằng thẻ cá nhân. Ngày 01/10/2026, Giám đốc ông Trương Văn Lâm ký Quyết định số 15/2026/QĐ-TPL ban hành Quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân, hạn mức mỗi khoản không quá 30.000.000 đồng, áp dụng cho giao dịch từ 01/10/2026. Ngày 05/10/2026, nhân viên chuyển khoản 11.000.000 đồng (đã gồm thuế GTGT) trả phí quảng cáo, hóa đơn ghi tên công ty; ngày 08/10/2026 công ty chuyển khoản hoàn trả – hóa đơn đủ điều kiện kê khai khấu trừ.
| Lưu ý khi áp dụng quy chế | – Lưu bộ hồ sơ theo từng giao dịch: đề nghị đã duyệt, giấy ủy quyền, hóa đơn, chứng từ chuyển khoản hai chiều. | – Nội dung chuyển khoản hoàn trả nên ghi số hóa đơn để dễ đối chiếu. | – Khoản dưới 05 triệu đồng không bắt buộc chứng từ không dùng tiền mặt để khấu trừ, nhưng nên áp dụng thống nhất. | – Cập nhật quy chế khi thay đổi hạn mức, người phê duyệt hoặc khi văn bản pháp luật thay đổi. | – Gửi quy chế cho người lao động liên quan và lưu bản ký tại phòng kế toán. |
Kết luận
Quyết định ban hành quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân giúp doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT với hóa đơn do người lao động thanh toán thay, nếu người lao động trả người bán và công ty trả lại người lao động đều không dùng tiền mặt. Ký quyết định trước khi giao dịch, đúng người có thẩm quyền, và rà lại các câu cho phép trả tiền mặt trong mẫu quy chế. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu doanh nghiệp.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 12/10/2026. Doanh nghiệp đối chiếu Điều lệ, quy chế tài chính và hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý. |