1. Hồ sơ, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện quyền, nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện trước Trọng tài, Tòa án. Công ty TNHH, công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, trong đó ít nhất 01 người cư trú tại Việt Nam (Điều 12 Luật Doanh nghiệp). Khi thay người đại diện, doanh nghiệp đăng ký thay đổi theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Hình 1. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật
| ⚖ Quy định hiện hành về thay đổi người đại diện theo pháp luật | Hồ sơ (khoản 1 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP): Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật; bản sao hoặc bản chính nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu (công ty TNHH một thành viên), Hội đồng thành viên (công ty TNHH hai thành viên trở lên), Đại hội đồng cổ đông (nếu làm thay đổi Điều lệ) hoặc Hội đồng quản trị (công ty cổ phần). | Người ký Giấy đề nghị (khoản 2 Điều 43): Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị; người đại diện cũ là Chủ tịch thì Chủ tịch mới được bầu, bổ nhiệm ký. Trường hợp người đại diện chết, mất tích, bị tạm giam, bỏ trốn… thì thay nghị quyết bằng giấy tờ xác nhận tình trạng đó (khoản 3). | Thời hạn: đăng ký trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp); Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh (Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính) giải quyết trong 03 ngày làm việc (khoản 5 Điều 43). | Chi phí: nộp qua mạng được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp; phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp 100.000 đồng/lần (Thông tư 47/2019/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 64/2025/TT-BTC). |
2. Tải mẫu giấy đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật
Mục 2.1, 2.2 là văn bản kèm theo hồ sơ do Ban biên tập soạn. Mục 2.3 là Mẫu số 13 tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật – công ty TNHH một thành viên (Ban biên tập soạn)
Quyết định của chủ sở hữu thôi cử người đại diện cũ, cử người đại diện mới (họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, chức danh), sửa Điều lệ nếu có và giao thực hiện thủ tục đăng ký trong 10 ngày.
Hình 2. Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | CÔNG TY TNHH … Số: …/QĐ-CSH – CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. …, ngày … tháng … năm … QUYẾT ĐỊNH Về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. CHỦ SỞ HỮU CÔNG TY TNHH … | Căn cứ Luật Doanh nghiệp năm 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025); Nghị định số 168/2025/NĐ-CP; Điều lệ Công ty (1). | Điều 1. Thôi cử Ông/Bà … làm người đại diện từ ngày … Điều 2. Cử Ông/Bà …, số định danh cá nhân …, chức danh … (2). Điều 3. Sửa Điều lệ; đăng ký thay đổi trong 10 ngày (3). Điều 4. Thi hành. | CHỦ SỞ HỮU CÔNG TY (ký, ghi rõ họ tên) (4). |
2.2. Nghị quyết Hội đồng thành viên về thay đổi người đại diện theo pháp luật (Ban biên tập soạn)
Dùng cho công ty TNHH hai thành viên trở lên: căn cứ biên bản họp, tỷ lệ biểu quyết, thôi cử và cử người đại diện, giao Chủ tịch Hội đồng thành viên ký Giấy đề nghị.
Hình 3. Nghị quyết Hội đồng thành viên về thay đổi người đại diện (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | CÔNG TY TNHH … Số: …/NQ-HĐTV – Quốc hiệu, tiêu ngữ. NGHỊ QUYẾT Về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÔNG TY TNHH … | Căn cứ Luật Doanh nghiệp và Điều lệ; Biên bản họp số … (tỷ lệ vốn dự họp, tỷ lệ tán thành). | Điều 1. Thôi cử … Điều 2. Cử … Điều 3. Sửa Điều lệ, giao Chủ tịch ký Giấy đề nghị, thực hiện thủ tục trong 10 ngày. Điều 4. Thi hành. TM. HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN – CHỦ TỊCH. |
2.3. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật (Mẫu số 13)
Mẫu số 13 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC: thông tin doanh nghiệp, số định danh của Chủ tịch (khi ủy quyền nộp hồ sơ), thông tin của tất cả người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi, cam kết và chữ ký.
Hình 4. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật (Mẫu số 13)
⬇ Tải mẫu: Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật
3. Cách ghi giấy đề nghị (Mẫu số 13)
Hình 5. Giấy đề nghị thay đổi người đại diện (Mẫu số 13): cách ghi
| Phần | Cách ghi |
| Tên doanh nghiệp, số | Tên doanh nghiệp, số văn bản nội bộ; địa danh, ngày ký |
| Kính gửi | Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở chính |
| Thông tin doanh nghiệp | Tên doanh nghiệp in hoa; mã số doanh nghiệp; số định danh cá nhân của Chủ tịch chỉ kê khai khi ủy quyền nộp hồ sơ |
| Người đại diện sau thay đổi | Ghi thông tin của tất cả người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi: họ tên in hoa, ngày sinh, giới tính, số định danh cá nhân, chức danh, địa chỉ liên lạc |
| Thông tin bổ sung | Chỉ kê khai dân tộc, quốc tịch, hộ chiếu, nơi thường trú khi không có số định danh cá nhân (người nước ngoài) hoặc kết nối cơ sở dữ liệu dân cư bị gián đoạn |
| Ký | Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người được ủy quyền ký, ghi họ tên |
| Lưu ý khi viết | – Mẫu số 13 chỉ dùng khi thay người đại diện này bằng người khác; chỉ thay đổi thông tin của người đại diện hiện có thì kê khai tại Mẫu số 12 (đã được thay thế bởi Thông tư 121/2026/TT-BTC). | – Địa chỉ ghi theo đơn vị hành chính hai cấp (xã/phường/đặc khu – tỉnh/thành phố), không ghi quận, huyện. | – Nội dung Giấy đề nghị phải khớp với quyết định, nghị quyết và Điều lệ về số lượng, chức danh người đại diện. |
4. Ví dụ quyết định đã điền
Hình 6. Ví dụ quyết định thay đổi người đại diện đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: ngày 12/10/2026, chủ sở hữu Công ty TNHH Thiết bị Y tế Phúc An (Cần Thơ) ban hành Quyết định số 09/QĐ-CSH, thôi cử ông Lê Văn Phúc và cử bà Trần Thị Mỹ An (Giám đốc) làm người đại diện theo pháp luật từ 15/10/2026. Trong 10 ngày, Công ty nộp qua mạng hồ sơ gồm Mẫu số 13 (ghi thông tin bà An, Chủ tịch công ty ký) và Quyết định số 09/QĐ-CSH; Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong 03 ngày làm việc.
Kết luận
Khi thay người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp dùng Mẫu số 13 Thông tư 68/2025/TT-BTC kèm quyết định hoặc nghị quyết, nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính trong 10 ngày. Tải mẫu tại Mục 2. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 18/10/2026. Đối chiếu Điều lệ công ty và hướng dẫn của Cơ quan đăng ký kinh doanh khi nộp hồ sơ. |