1. Quy trình cắt giảm nhân sự theo Bộ luật Lao động
Cắt giảm nhân sự (cho thôi việc) theo Điều 42 Bộ luật Lao động 2019 áp dụng khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ (thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động; thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị; thay đổi sản phẩm, cơ cấu sản phẩm) hoặc vì lý do kinh tế (khủng hoảng, suy thoái kinh tế; thực hiện chính sách, pháp luật khi cơ cấu lại nền kinh tế) mà không giải quyết được việc làm cho người lao động.
Hình 1. Quy trình cắt giảm nhân sự đúng luật
| ⚖ Quy định cần nắm khi cắt giảm nhân sự | Điều 42 Bộ luật Lao động 2019: ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động thì phải xây dựng phương án sử dụng lao động; ưu tiên đào tạo lại để tiếp tục sử dụng. Chỉ được cho thôi việc sau khi đã trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nơi có tổ chức này) và thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và người lao động. | Điều 44: phương án gồm danh sách người tiếp tục sử dụng, đào tạo lại, chuyển không trọn thời gian; người nghỉ hưu; người phải chấm dứt hợp đồng; quyền, nghĩa vụ các bên; biện pháp và nguồn tài chính. Phương án được công khai trong 15 ngày kể từ ngày thông qua. | Điều 47, 48: trợ cấp mất việc làm mỗi năm làm việc 01 tháng tiền lương, ít nhất 02 tháng (tiền lương bình quân 06 tháng liền kề theo hợp đồng); thanh toán trong 14 ngày làm việc, có thể kéo dài không quá 30 ngày. | Luật Việc làm 2025 (hiệu lực 01/01/2026): người lao động đóng bảo hiểm thất nghiệp đủ 12 tháng trong 24 tháng trước khi chấm dứt hợp đồng được hưởng trợ cấp thất nghiệp; nộp hồ sơ trong 03 tháng. |
2. Tải mẫu thông báo cắt giảm nhân sự
Mục 2.1, 2.2 là mẫu do Ban biên tập soạn. Các mục tiếp theo là mẫu tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Thông báo cắt giảm nhân sự gửi người lao động (Ban biên tập soạn)
Căn cứ đủ Điều 42, 44, 45, 47, 48; dẫn chiếu phương án sử dụng lao động và ngày trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện; lý do cắt giảm, ngày chấm dứt, các khoản quyền lợi kèm cách tính trợ cấp mất việc, thời hạn thanh toán, bàn giao và hướng dẫn hưởng trợ cấp thất nghiệp.
Hình 2. Thông báo cắt giảm nhân sự gửi người lao động (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | CÔNG TY … Số: …/TB-… – CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. …, ngày … tháng … năm … THÔNG BÁO Về việc chấm dứt hợp đồng lao động do cắt giảm nhân sự. | Kính gửi: Ông/Bà … – Chức danh … – Bộ phận … Căn cứ Điều 42, 44, 45, 47, 48 Bộ luật Lao động năm 2019; Phương án sử dụng lao động số … đã trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động ngày … (1); Hợp đồng lao động số … | Do … (2), Công ty không thể giải quyết được việc làm. 1. Chấm dứt hợp đồng từ ngày … (3). 2. Quyền lợi: tiền lương, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp mất việc làm … tháng × … đồng (4). 3. Thanh toán trong 14 ngày làm việc, trả sổ bảo hiểm (5). 4. Bàn giao; hướng dẫn trợ cấp thất nghiệp (6). | Nơi nhận – GIÁM ĐỐC (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu). Ghi chú (1)–(6). |
2.2. Thông báo cho thôi việc gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Ban biên tập soạn)
Gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ít nhất 30 ngày: lý do, tổng số lao động, số người tiếp tục sử dụng, nghỉ hưu, cho thôi việc, thời điểm dự kiến, ngày trao đổi ý kiến, nguồn tài chính chi trả trợ cấp.
Hình 3. Thông báo cho thôi việc gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | CÔNG TY … Số: …/TB-… – Quốc hiệu, tiêu ngữ. THÔNG BÁO Về việc cho thôi việc người lao động theo Điều 42 Bộ luật Lao động. Kính gửi: Ủy ban nhân dân tỉnh/thành phố … (qua Sở Nội vụ). | Thông tin doanh nghiệp. Bảng: lý do (thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế); tổng số lao động; số tiếp tục sử dụng; số nghỉ hưu; số cho thôi việc; thời điểm dự kiến; ngày trao đổi ý kiến; nguồn tài chính. | Tài liệu kèm theo: phương án, danh sách, biên bản trao đổi ý kiến. NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT ký, đóng dấu. |
2.3. Thông báo cắt giảm nhân sự gửi người lao động
Căn cứ Bộ luật Lao động, hợp đồng lao động, biên bản họp; nêu vị trí, thời điểm, lý do chấm dứt, trách nhiệm bàn giao và thời hạn 14 ngày làm việc thanh toán quyền lợi, trả sổ bảo hiểm xã hội.
Hình 4. Thông báo cắt giảm nhân sự gửi người lao động
⬇ Tải mẫu: Thông báo cắt giảm nhân sự (Mẫu 1)
2.4. Phương án sử dụng lao động khi cắt giảm nhân sự
Đủ 5 nội dung theo Điều 44 Bộ luật Lao động: số lượng, danh sách người tiếp tục làm việc, đào tạo lại, nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng; biện pháp, nguồn tài chính. Số hiệu và ngày tháng ghi sẵn năm, khi dùng sửa lại năm hiện hành.
Hình 5. Phương án sử dụng lao động khi cắt giảm nhân sự
⬇ Tải mẫu: Phương án sử dụng lao động (Mẫu 2)
3. Cách ghi thông báo cắt giảm nhân sự
Hình 6. Thông báo cắt giảm nhân sự (Ban biên tập soạn): cách ghi
| Phần | Cách ghi |
| Tên công ty, số | Tên doanh nghiệp; số thông báo …/TB-…; địa danh, ngày ban hành (trước ngày chấm dứt ít nhất 30 ngày) |
| Kính gửi | Họ tên, chức danh, bộ phận của từng người lao động bị cắt giảm |
| Căn cứ | Điều 42, 44, 45, 47, 48 Bộ luật Lao động; số, ngày phương án sử dụng lao động; ngày trao đổi ý kiến; số hợp đồng lao động |
| Lý do | Ghi cụ thể trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế, đúng như phương án |
| Ngày chấm dứt, quyền lợi | Ngày chấm dứt; tiền lương, phép năm, trợ cấp mất việc (số tháng × tiền lương bình quân 06 tháng) |
| Thanh toán, bàn giao | Thời hạn 14 ngày làm việc; trả sổ bảo hiểm xã hội, giấy tờ; người nhận bàn giao, thời hạn |
| Lưu ý khi viết | – Không cho thôi việc người lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi vì lý do cắt giảm (Điều 37 Bộ luật Lao động). | – Thời gian tính trợ cấp mất việc là tổng thời gian làm việc thực tế trừ thời gian đã đóng bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được chi trả trợ cấp. | – Gửi thông báo có ký nhận; lưu phương án, biên bản trao đổi ý kiến và thông báo gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. |
4. Ví dụ thông báo đã điền
Hình 7. Ví dụ thông báo cắt giảm nhân sự đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Công ty TNHH Điện tử Quang Vinh (Bắc Ninh) đưa dây chuyền kiểm tra quang học tự động vào Xưởng 2, lập Phương án sử dụng lao động số 05/PASDLĐ-QV ngày 10/10/2026, trao đổi ý kiến với Công đoàn cơ sở ngày 15/10/2026 và thông báo cho Ủy ban nhân dân tỉnh ngày 20/10/2026. Cùng ngày, Công ty ban hành Thông báo số 27/TB-QV gửi bà Nguyễn Thị Lan, chấm dứt hợp đồng từ 01/12/2026. Bà Lan làm việc từ 01/3/2019 và đóng bảo hiểm thất nghiệp toàn bộ thời gian này, nên được trả mức trợ cấp mất việc tối thiểu 02 tháng × 12.000.000 đồng = 24.000.000 đồng, đồng thời đủ điều kiện nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp.
Kết luận
Thông báo cắt giảm nhân sự cần dẫn chiếu phương án sử dụng lao động, ghi rõ lý do theo Điều 42, ngày chấm dứt sau ít nhất 30 ngày, các khoản trợ cấp và thời hạn thanh toán; đồng thời gửi thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Tải mẫu tại Mục 2. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu lao động mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 18/10/2026. Trường hợp cụ thể cần đối chiếu hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và quy định hiện hành. |