1. Thông báo công nợ dùng khi nào?
Doanh nghiệp gửi thông báo công nợ định kỳ (cuối tháng, quý, năm) để chốt số dư với khách hàng, khi khoản nợ sắp đến hạn hoặc đã quá hạn, trước khi khóa sổ kế toán, kiểm toán hoặc trước khi khởi kiện. Thông báo có xác nhận của khách hàng là chứng cứ quan trọng về khoản nợ khi phát sinh tranh chấp.
Hình 1. Ba bước xử lý công nợ khách hàng
| ⚖ Quy định liên quan đến công nợ | Bộ luật Dân sự 2015: bên có nghĩa vụ phải thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn, địa điểm, phương thức đã thỏa thuận (Điều 280); chậm trả tiền phải trả lãi trên số tiền chậm trả (Điều 357), mức lãi theo thỏa thuận không vượt 20%/năm, không thỏa thuận thì bằng 50% mức trần, tức 10%/năm (Điều 468). | Luật Thương mại 2005: bên vi phạm chậm thanh toán phải trả lãi theo lãi suất nợ quá hạn trung bình trên thị trường tại thời điểm thanh toán, trừ khi có thỏa thuận khác (Điều 306). | Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng là 03 năm (Điều 429 Bộ luật Dân sự); tranh chấp thương mại là 02 năm (Điều 319 Luật Thương mại). | Kinh doanh dịch vụ đòi nợ bị cấm từ ngày 01/01/2024 (Luật Đầu tư 2020, sửa đổi năm 2022). Từ năm 2026, doanh nghiệp theo dõi công nợ theo chế độ kế toán tại Thông tư 99/2025/TT-BTC. |
2. Tải mẫu thông báo công nợ
Mục 2.1, 2.2 là mẫu do Ban biên tập soạn. Các mục tiếp theo là mẫu tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Thông báo công nợ kèm đề nghị xác nhận số dư (Ban biên tập soạn)
Bảng chi tiết từng hóa đơn (giá trị, đã thanh toán, còn phải trả, hạn thanh toán), số tiền quá hạn, tài khoản nhận tiền, hạn phản hồi và phần để khách hàng tích chọn đồng ý hoặc ghi số liệu chênh lệch.
Hình 2. Thông báo công nợ kèm đề nghị xác nhận số dư (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | CÔNG TY … Số: …/TB-… – CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. …, ngày … tháng … năm … THÔNG BÁO CÔNG NỢ (V/v xác nhận số dư và đề nghị thanh toán). | Kính gửi: Công ty …; địa chỉ, mã số thuế. Căn cứ hợp đồng số … và các hóa đơn đã xuất, công nợ tính đến hết ngày … như sau (1). | Bảng: STT; hóa đơn số, ngày; giá trị; đã thanh toán; còn phải trả; hạn thanh toán; tổng cộng. Số tiền còn phải thanh toán, trong đó quá hạn (2). | 1. Đề nghị thanh toán trước ngày …, tài khoản … 2. Đối chiếu, xác nhận trong … ngày (3). 3. Người liên hệ. GIÁM ĐỐC ký, đóng dấu. XÁC NHẬN CỦA BÊN NHẬN THÔNG BÁO: ☐ Đồng ý ☐ Không đồng ý – số liệu …, lý do chênh lệch. |
2.2. Thông báo nhắc nợ quá hạn (Ban biên tập soạn)
Dùng khi khách hàng không thanh toán sau thông báo công nợ: nợ gốc quá hạn, số ngày chậm, lãi chậm trả tạm tính, hạn thanh toán cuối cùng, đề nghị lộ trình trả nợ và biện pháp tiếp theo.
Hình 3. Thông báo nhắc nợ quá hạn (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | CÔNG TY … Số: …/TB-… – Quốc hiệu, tiêu ngữ. THÔNG BÁO Về việc nhắc thanh toán công nợ quá hạn (lần …). Kính gửi: Công ty … | Dẫn chiếu thông báo công nợ trước. Bảng: nợ gốc quá hạn; hạn thanh toán; số ngày chậm; lãi chậm trả tạm tính (mức lãi theo hợp đồng); tổng số tiền đề nghị thanh toán. | 1. Hạn thanh toán cuối cùng. 2. Đề xuất lộ trình nếu gặp khó khăn. 3. Tạm ngừng giao hàng, giải quyết tranh chấp theo hợp đồng. GIÁM ĐỐC ký, đóng dấu. |
2.3. Thông báo công nợ, đề nghị thanh toán theo hợp đồng
Mẫu ngắn gửi bên mua sau khi bàn giao, nghiệm thu: căn cứ điều khoản thanh toán, tỷ lệ phần trăm giá trị hợp đồng, số tiền và tài khoản nhận.
Hình 4. Thông báo công nợ, đề nghị thanh toán theo hợp đồng
⬇ Tải mẫu: Thông báo công nợ – đề nghị thanh toán (Mẫu 1)
2.4. Giấy yêu cầu thanh toán công nợ
Có căn cứ hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, thanh lý; nêu số ngày chậm thanh toán, số tiền còn phải trả và đề nghị bên nợ phản hồi.
Hình 5. Giấy yêu cầu thanh toán công nợ
⬇ Tải mẫu: Giấy yêu cầu thanh toán công nợ (Mẫu 2)
3. Cách ghi thông báo công nợ
Hình 6. Thông báo công nợ (Ban biên tập soạn): cách ghi
| Phần | Cách ghi |
| Tên công ty, số | Tên doanh nghiệp gửi; số thông báo …/TB-…; địa danh, ngày ban hành |
| Kính gửi | Tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng theo hợp đồng, hóa đơn |
| Căn cứ, kỳ chốt | Số, ngày hợp đồng; ngày chốt số liệu (thường là ngày cuối tháng, quý, năm) |
| Bảng công nợ | Từng hóa đơn: số, ngày, giá trị, số đã thanh toán, số còn nợ, hạn thanh toán; dòng tổng cộng khớp sổ chi tiết |
| Đề nghị | Số tiền (bằng số, bằng chữ), phần quá hạn, hạn thanh toán, số tài khoản, nội dung chuyển khoản; hạn phản hồi |
| Ký, xác nhận | Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký, đóng dấu; phần xác nhận của khách hàng |
| Lưu ý khi viết | – Đối chiếu số liệu với sổ chi tiết công nợ, hóa đơn và sao kê ngân hàng trước khi gửi. | – Gửi qua email có xác nhận, bưu điện hoặc giao trực tiếp có ký nhận để lưu bằng chứng đã thông báo. | – Ngôn ngữ lịch sự, không đe dọa, không công khai thông tin khoản nợ cho bên thứ ba. |
4. Ví dụ thông báo đã điền
Hình 7. Ví dụ thông báo công nợ đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: ngày 05/10/2026, Công ty TNHH Vật tư Hưng Thịnh (Hải Phòng) gửi Công ty Cổ phần Xây dựng Bến Thủy Thông báo công nợ số 112/TB-HT, chốt số liệu đến 30/9/2026 theo Hợp đồng mua bán số 08/2026/HĐMB. Ba hóa đơn có tổng giá trị 602.300.000 đồng, đã thanh toán 200.000.000 đồng, còn nợ 402.300.000 đồng; trong đó 305.500.000 đồng đã quá hạn (hóa đơn 215 và 288). Hưng Thịnh đề nghị thanh toán khoản quá hạn trước 20/10/2026 và xác nhận số dư trong 07 ngày.
Kết luận
Thông báo công nợ cần ghi rõ căn cứ hợp đồng, kỳ chốt số liệu, chi tiết từng hóa đơn, số tiền quá hạn, hạn thanh toán và có phần để khách hàng xác nhận. Khi khách hàng chậm trả, gửi tiếp thông báo nhắc nợ kèm lãi chậm trả. Tải mẫu tại Mục 2. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 18/10/2026. Mức lãi, thời hạn thanh toán áp dụng theo hợp đồng cụ thể. |