1. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Trụ sở chính là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố, tổ dân phố hoặc thôn, xã, phường, đặc khu, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (Điều 42 Luật Doanh nghiệp). Khi chuyển trụ sở, doanh nghiệp đăng ký thay đổi theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Hình 1. Ba trường hợp thay đổi địa chỉ công ty
| ⚖ Quy định hiện hành về thay đổi địa chỉ trụ sở chính | Hồ sơ: Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu số 12, từ ngày 21/8/2026 dùng mẫu ban hành kèm Thông tư 121/2026/TT-BTC) và nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị về việc thay đổi địa chỉ (Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). | Thời hạn: đăng ký trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp); Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính giải quyết trong 03 ngày làm việc. | Chuyển trụ sở sang tỉnh, thành phố khác làm thay đổi cơ quan thuế quản lý: doanh nghiệp làm thủ tục với cơ quan thuế nơi chuyển đi trước (Thông tư 86/2024/TT-BTC), sau đó nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới; mã số doanh nghiệp không đổi. | Địa chỉ thay đổi do sắp xếp đơn vị hành chính: doanh nghiệp không bắt buộc đăng ký thay đổi; khi có nhu cầu cập nhật thì được miễn phí (Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP). |
2. Tải mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty
Hai mẫu dưới đây do Ban biên tập soạn: thông báo gửi khách hàng, đối tác và quyết định thay đổi trụ sở kèm hồ sơ đăng ký.
2.1. Thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng, đối tác (Ban biên tập soạn)
Bảng địa chỉ cũ, địa chỉ mới, ngày áp dụng và các thông tin giữ nguyên (tên, mã số thuế, tài khoản); đề nghị ghi địa chỉ mới trên hợp đồng, hóa đơn, chứng từ; hiệu lực hợp đồng đã ký và đầu mối liên hệ.
Hình 2. Thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | CÔNG TY … Số: …/TB-… – CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. …, ngày … tháng … năm … THÔNG BÁO Về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Kính gửi: Quý khách hàng, Quý đối tác, nhà cung cấp. | Công ty … (mã số doanh nghiệp …) thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính (1). Bảng: địa chỉ cũ; địa chỉ mới; ngày áp dụng; thông tin không thay đổi (2). | 1. Ghi địa chỉ mới trên hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn, chứng từ (3). 2. Hợp đồng đã ký tiếp tục hiệu lực. 3. Đầu mối liên hệ. | Nơi nhận – TỔNG GIÁM ĐỐC (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu). Ghi chú (1)–(3). |
2.2. Quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở chính – công ty TNHH một thành viên (Ban biên tập soạn)
Văn bản bắt buộc trong hồ sơ đăng ký thay đổi: địa chỉ cũ, địa chỉ mới theo đơn vị hành chính hai cấp, sửa Điều lệ, giao thực hiện thủ tục thuế (nếu khác tỉnh) và đăng ký thay đổi trong 10 ngày.
Hình 3. Quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở chính (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | CÔNG TY TNHH … Số: …/QĐ-CSH – Quốc hiệu, tiêu ngữ. QUYẾT ĐỊNH Về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính. CHỦ SỞ HỮU CÔNG TY TNHH … | Căn cứ Luật Doanh nghiệp năm 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025); Nghị định số 168/2025/NĐ-CP; Điều lệ Công ty. | Điều 1. Địa chỉ cũ – địa chỉ mới. Điều 2. Sửa Điều lệ. Điều 3. Thủ tục thuế (nếu khác tỉnh), đăng ký thay đổi trong 10 ngày. Điều 4. Thi hành. CHỦ SỞ HỮU CÔNG TY (ký, ghi rõ họ tên). |
3. Cách ghi thông báo thay đổi địa chỉ
Hình 4. Thông báo thay đổi địa chỉ công ty (Ban biên tập soạn): cách ghi
| Phần | Cách ghi |
| Tên công ty, số | Tên doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; số thông báo; địa danh, ngày ban hành |
| Kính gửi | Khách hàng, đối tác, nhà cung cấp; có thể gửi riêng ngân hàng, đơn vị vận chuyển |
| Địa chỉ cũ, mới | Ghi đầy đủ số nhà, đường, xã/phường/đặc khu, tỉnh/thành phố; địa chỉ mới đúng như Giấy chứng nhận đã cấp |
| Ngày áp dụng | Ngày bắt đầu nhận thư, hàng hóa, lập hóa đơn với địa chỉ mới |
| Thông tin giữ nguyên | Tên, mã số thuế, số tài khoản, điện thoại, email – giúp khách hàng không phải cập nhật lại |
| Ký | Người đại diện theo pháp luật ký, đóng dấu |
| Lưu ý khi viết | – Chỉ gửi thông báo cho khách hàng sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi địa chỉ mới. | – Địa chỉ ghi theo đơn vị hành chính hai cấp (xã/phường – tỉnh/thành phố), không còn quận, huyện. | – Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử, con dấu (nếu dấu có thể hiện địa chỉ), biển hiệu, website, hợp đồng mẫu. |
4. Ví dụ thông báo đã điền
Hình 5. Ví dụ thông báo thay đổi địa chỉ đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Công ty Cổ phần Bao bì Minh Khang chuyển trụ sở từ phường Dĩ An đến Khu công nghiệp Sóng Thần 3, phường Thủ Dầu Một (cùng TP. Hồ Chí Minh). Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, ngày 01/11/2026 Công ty gửi Thông báo số 33/TB-MK cho khách hàng, đối tác: áp dụng địa chỉ mới từ 10/11/2026; tên, mã số thuế, tài khoản, điện thoại giữ nguyên.
Kết luận
Khi đổi trụ sở, doanh nghiệp nộp Mẫu số 12 Thông tư 121/2026/TT-BTC kèm quyết định trong 10 ngày, rồi gửi thông báo địa chỉ mới cho khách hàng, đối tác; thay đổi do sáp nhập đơn vị hành chính không bắt buộc đăng ký. Tải mẫu tại Mục 2. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 18/10/2026. Đối chiếu Điều lệ công ty và hướng dẫn của Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế. |