1. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khi thay đổi, doanh nghiệp đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh theo Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025), Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và biểu mẫu Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Hình 1. Thay đổi người đại diện theo pháp luật: nộp gì, ở đâu, bao lâu?
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020: doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. | Nghị định 168/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/07/2025): hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm Giấy đề nghị và nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị. | Thông tư 68/2025/TT-BTC: Mẫu số 13 Phụ lục I – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật. | Thời hạn giải quyết 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. |
2. Tải mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật
Mục 2.1, 2.2 là mẫu do Ban biên tập soạn. Các mục tiếp theo là mẫu tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật gửi khách hàng, đối tác (Ban biên tập soạn)
Gửi sau khi được cấp đăng ký thay đổi: ngày thay đổi, lần thay đổi đăng ký, bảng người đại diện trước – sau, hiệu lực hợp đồng đã ký, người ký văn bản từ ngày thay đổi.
Hình 2. Thông báo thay đổi người đại diện gửi khách hàng, đối tác (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | CÔNG TY … Số: …/TB-… – CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. THÔNG BÁO Về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Kính gửi: Quý khách hàng, đối tác. | Tên, mã số doanh nghiệp; ngày thay đổi, Giấy chứng nhận thay đổi lần thứ (1); bảng họ tên, chức danh trước và sau thay đổi. | Hợp đồng đã ký vẫn có hiệu lực (2); người ký văn bản từ ngày thay đổi (3); thông tin liên hệ. NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT. Ghi chú (1)–(3). |
2.2. Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH một thành viên (Ban biên tập soạn)
Văn bản của chủ sở hữu nộp kèm Mẫu số 13: thôi giữ chức danh của người cũ, bổ nhiệm người mới, giao thực hiện đăng ký trong 10 ngày.
Hình 3. Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | CÔNG TY TNHH … Số: …/QĐ-CSH. QUYẾT ĐỊNH Về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. CHỦ SỞ HỮU CÔNG TY. | Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025), Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Điều lệ. | Điều 1. Thôi giữ chức danh, người đại diện cũ. Điều 2. Bổ nhiệm người đại diện mới. Điều 3. Đăng ký thay đổi trong 10 ngày. Điều 4. Hiệu lực. CHỦ SỞ HỮU CÔNG TY. |
2.3. Mẫu số 13 – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật (Thông tư 68/2025)
Mẫu hiện hành tại Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC, áp dụng từ 01/07/2025, gửi cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh: thông tin doanh nghiệp và người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi (họ tên, số định danh cá nhân, chức danh, địa chỉ liên lạc).
Hình 4. Mẫu số 13 – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật (Thông tư 68/2025)
⬇ Tải mẫu: Mẫu số 13 – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Mẫu số 13 – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật (Mẫu 2)
2.4. Phụ lục II-2 – Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (bản cũ)
Mẫu năm 2015 gửi Phòng Đăng ký kinh doanh, còn dùng chứng minh nhân dân; đã được thay bằng các mẫu sau và hiện là Mẫu số 13 Thông tư 68/2025/TT-BTC, chỉ dùng để tham khảo.
Hình 5. Phụ lục II-2 – Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (bản cũ)
⬇ Tải mẫu: Phụ lục II-2 – Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật
3. Cách ghi Mẫu số 13
Hình 6. Mẫu số 13 – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật: cách ghi
| Mục | Cách ghi |
| Kính gửi | Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính |
| Doanh nghiệp | Tên doanh nghiệp bằng chữ in hoa; mã số doanh nghiệp/mã số thuế |
| Chủ tịch (nếu ủy quyền) | Số định danh cá nhân của Chủ tịch hội đồng thành viên/Chủ tịch công ty/Chủ tịch hội đồng quản trị khi ủy quyền thực hiện thủ tục |
| Người đại diện mới | Họ tên (in hoa), ngày sinh, giới tính, số định danh cá nhân, chức danh, địa chỉ liên lạc, điện thoại, email |
| Không có số định danh | Kê khai dân tộc, quốc tịch, số hộ chiếu (người nước ngoài) và thông tin giấy tờ pháp lý |
| Ký | Người có thẩm quyền ký theo hướng dẫn tại mẫu (Chủ tịch hội đồng thành viên/Chủ tịch công ty/Chủ tịch hội đồng quản trị hoặc người đại diện theo pháp luật) |
4. Ví dụ thông báo gửi đối tác
Hình 7. Ví dụ thông báo thay đổi người đại diện gửi đối tác đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Công ty TNHH Thương mại Minh Khang thay Giám đốc, người đại diện theo pháp luật, từ ông Trần Minh Khang sang bà Đỗ Thu Trang. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thay đổi lần thứ 4 ngày 15/10/2026, Công ty gửi thông báo cho khách hàng, đối tác, khẳng định các hợp đồng đã ký vẫn có hiệu lực.
Kết luận
Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật năm 2026 nộp cơ quan đăng ký kinh doanh theo Mẫu số 13 Thông tư 68/2025/TT-BTC trong 10 ngày kể từ ngày thay đổi, sau đó gửi thông báo cho khách hàng, đối tác. Tải mẫu tại Mục 2. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 19/10/2026. Đối chiếu văn bản gốc Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC khi lập hồ sơ. |