1. Thông báo hủy mẫu con dấu theo Thông tư 02/2019 còn áp dụng không?
Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT sửa đổi Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn Luật Doanh nghiệp 2014, trong đó Phụ lục II-10 là Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Luật Doanh nghiệp 2020 (hiệu lực 01/01/2021) bỏ nghĩa vụ thông báo mẫu dấu; các thông tư hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp sau đó (Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, nay là Thông tư 68/2025/TT-BTC) không còn biểu mẫu thông báo mẫu dấu, hủy mẫu dấu.
Hình 1. Thông báo hủy mẫu con dấu: trước và từ năm 2021
| ⚖ Quy định hiện hành về dấu của doanh nghiệp | Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020: dấu gồm dấu làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số; doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện; việc quản lý, lưu giữ dấu theo điều lệ hoặc quy chế của doanh nghiệp. | Doanh nghiệp không phải thông báo mẫu dấu, thay đổi hay hủy mẫu dấu với Cơ quan đăng ký kinh doanh; Thông tư 68/2025/TT-BTC (biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp hiện hành) không có mẫu này. | Doanh nghiệp có con dấu do cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (thành lập trước 01/7/2015) khi giải thể hoặc không sử dụng dấu nữa thì thực hiện thủ tục trả lại con dấu cho cơ quan công an (Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP). |
2. Tải mẫu thông báo, quyết định hủy con dấu
Hai mẫu dưới đây do Ban biên tập soạn theo quy định hiện hành, dùng nội bộ và gửi bên ngoài.
2.1. Thông báo hủy mẫu con dấu gửi ngân hàng, đối tác, khách hàng (Ban biên tập soạn)
Thông tin doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện; căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp và quyết định hủy dấu; ô đóng mẫu dấu hết hiệu lực và dấu thay thế; ngày hết hiệu lực, lý do và đề nghị ngân hàng cập nhật hồ sơ.
Hình 2. Thông báo hủy mẫu con dấu gửi ngân hàng, đối tác (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | CÔNG TY … Số: …/TB-… – CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. …, ngày … tháng … năm … THÔNG BÁO Về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện. | Kính gửi: Quý ngân hàng, Quý đối tác, khách hàng. Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp; tên, mã số chi nhánh/văn phòng đại diện (nếu có). | Căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 và Quyết định số … (1). 1. Mẫu dấu hết hiệu lực từ ngày … (2) – ô đóng mẫu dấu hết hiệu lực, mẫu dấu thay thế. 2. Lý do (3). 3. Giá trị chứng từ, cập nhật hồ sơ ngân hàng (4). | NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu). Ghi chú (1)–(4). |
2.2. Quyết định về việc hủy con dấu (Ban biên tập soạn)
Quyết định nội bộ: con dấu bị hủy, số lượng, lý do; thời điểm hết hiệu lực; thu hồi, lập biên bản tiêu hủy có người chứng kiến; giao gửi thông báo cho ngân hàng, đối tác.
Hình 3. Quyết định về việc hủy con dấu (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | CÔNG TY … Số: …/QĐ-… – Quốc hiệu, tiêu ngữ. QUYẾT ĐỊNH Về việc hủy con dấu. GIÁM ĐỐC CÔNG TY … | Căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025); Điều lệ, Quy chế quản lý, sử dụng con dấu. | Điều 1. Hủy con dấu của …, số lượng, lý do. Điều 2. Hết hiệu lực từ ngày …; thu hồi, lập biên bản hủy. Điều 3. Gửi thông báo hủy mẫu dấu. Điều 4. Thi hành. GIÁM ĐỐC (ký, đóng dấu). |
3. Cách ghi thông báo hủy mẫu con dấu
Hình 4. Thông báo hủy mẫu con dấu (Ban biên tập soạn): cách ghi
| Phần | Cách ghi |
| Tên công ty, số | Tên doanh nghiệp; số thông báo; địa danh, ngày ban hành |
| Trích yếu | Ghi rõ dấu của doanh nghiệp, chi nhánh hay văn phòng đại diện |
| Kính gửi | Ngân hàng nơi mở tài khoản, đối tác, khách hàng, cơ quan có giao dịch thường xuyên |
| Thông tin đơn vị | Tên, mã số doanh nghiệp; tên, mã số chi nhánh, văn phòng đại diện nếu hủy dấu của đơn vị này |
| Mẫu dấu, hiệu lực | Đóng trực tiếp mẫu dấu hết hiệu lực (và mẫu dấu thay thế nếu có); ngày hết hiệu lực; lý do |
| Ký | Người đại diện theo pháp luật ký, đóng dấu đang có hiệu lực |
| Lưu ý khi viết | – Không gửi thông báo hủy mẫu dấu cho Phòng Đăng ký kinh doanh: thủ tục này không còn. | – Lập biên bản hủy con dấu (cắt, nghiền, tiêu hủy) và lưu mẫu dấu trong hồ sơ để đối chiếu khi có tranh chấp. | – Mất dấu: thông báo ngay cho ngân hàng, đối tác để phòng ngừa giả mạo chứng từ. |
4. Ví dụ thông báo đã điền
Hình 5. Ví dụ thông báo hủy mẫu con dấu đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Công ty TNHH Logistics Đại Dương (Hải Phòng) chấm dứt hoạt động Chi nhánh Đà Nẵng. Ngày 30/10/2026, Giám đốc ra Quyết định số 05/QĐ-ĐD hủy con dấu của Chi nhánh; ngày 02/11/2026, Công ty gửi Thông báo số 07/TB-ĐD cho ngân hàng nơi Chi nhánh mở tài khoản và các đối tác, khách hàng: mẫu dấu Chi nhánh hết hiệu lực từ 01/11/2026.
Kết luận
Thông báo về việc hủy mẫu con dấu theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT không còn áp dụng từ năm 2021. Khi hủy dấu, doanh nghiệp tự ra quyết định, lập biên bản và gửi thông báo cho ngân hàng, đối tác. Tải mẫu tại Mục 2. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu doanh nghiệp mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 18/10/2026. Việc quản lý dấu thực hiện theo điều lệ, quy chế của doanh nghiệp. |