1. Thay đổi mẫu con dấu cần biết
Từ ngày 01/01/2021 (Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực), doanh nghiệp không phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Mẫu "Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu" gửi Phòng Đăng ký kinh doanh trước đây không còn sử dụng. Hiện nay, thông báo thay đổi mẫu dấu chủ yếu gửi khách hàng, đối tác, ngân hàng để cập nhật hồ sơ và tránh tranh chấp về giá trị văn bản.
Hình 1. Thay đổi mẫu con dấu: cần biết gì?
| ⚖ Luật Doanh nghiệp 2020 – Điều 43 (dấu của doanh nghiệp, tóm lược) | Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. | Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện; việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành. |
Về địa danh mới: khoản 2 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp không bắt buộc đăng ký thay đổi địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính; doanh nghiệp tự quyết định có đổi mẫu dấu hay không.
2. Mẫu thông báo, quyết định thay đổi mẫu con dấu
Hai mẫu dưới đây do Ban biên tập soạn: thông báo gửi bên ngoài và quyết định nội bộ về việc thay đổi mẫu con dấu.
2.1. Thông báo thay đổi mẫu con dấu gửi khách hàng, đối tác, ngân hàng (Ban biên tập soạn)
Có thông tin doanh nghiệp, căn cứ Điều 43 và quyết định nội bộ, ô đóng dấu cũ – dấu mới, lý do, thời điểm sử dụng dấu mới, giá trị văn bản đóng dấu cũ, đề nghị ngân hàng cập nhật mẫu dấu.
Hình 2. Thông báo thay đổi mẫu con dấu (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | CÔNG TY … Số: …/TB-… – CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập - Tự do - Hạnh phúc. …, ngày … tháng … năm … THÔNG BÁO Về việc thay đổi mẫu con dấu. | Kính gửi: Quý khách hàng, đối tác, ngân hàng và các cơ quan, tổ chức liên quan. Tên doanh nghiệp: … Mã số doanh nghiệp: … Địa chỉ trụ sở: … Căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 và quyết định số … (1), Công ty thông báo thay đổi mẫu con dấu: | Bảng đóng mẫu con dấu cũ – mẫu con dấu mới. 1. Lý do (2). 2. Thời điểm sử dụng dấu mới. 3. Giá trị văn bản đóng dấu cũ; thu hồi dấu cũ (3). 4. Đề nghị ngân hàng cập nhật mẫu dấu. | Nơi nhận – NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu mới). |
2.2. Quyết định về việc thay đổi mẫu con dấu (Ban biên tập soạn)
Văn bản nội bộ do Giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị ban hành theo điều lệ: nội dung, hình thức, số lượng dấu mới, thời điểm sử dụng, xử lý dấu cũ, người quản lý dấu.
Hình 3. Quyết định về việc thay đổi mẫu con dấu (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | CÔNG TY … Số: …/QĐ-… – Quốc hiệu, tiêu ngữ. QUYẾT ĐỊNH Về việc thay đổi mẫu con dấu. GIÁM ĐỐC/CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY … | Căn cứ Luật Doanh nghiệp năm 2020; Điều lệ Công ty; Quy chế quản lý và sử dụng con dấu (nếu có). QUYẾT ĐỊNH: | Điều 1. Thay đổi mẫu con dấu (nội dung, hình thức, số lượng). Điều 2. Thời điểm sử dụng; thu hồi dấu cũ. Điều 3. Người quản lý dấu; thông báo mẫu dấu mới. Điều 4. Hiệu lực, trách nhiệm thi hành. |
3. Cách ghi thông báo
Hình 4. Thông báo thay đổi mẫu con dấu (Ban biên tập soạn): cách ghi
| Phần | Cách ghi |
| Kính gửi | Khách hàng, đối tác, ngân hàng nơi mở tài khoản, cơ quan, tổ chức đang giao dịch |
| Thông tin doanh nghiệp | Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp |
| Căn cứ | Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020; quyết định nội bộ về việc thay đổi mẫu dấu |
| Mẫu dấu | Đóng trực tiếp dấu cũ và dấu mới vào hai ô tương ứng |
| Lý do, thời điểm | Lý do cụ thể; ngày bắt đầu dùng dấu mới; giá trị văn bản đã đóng dấu cũ |
| Ký | Người đại diện theo pháp luật ký, đóng dấu mới |
| Lưu ý khi viết | – Gửi thông báo trước hoặc ngay khi dùng dấu mới, kèm bản đóng dấu gốc cho ngân hàng. | – Ghi rõ văn bản, hợp đồng đóng dấu cũ trước thời điểm thay đổi vẫn có giá trị. | – Lập biên bản thu hồi, hủy hoặc lưu giữ dấu cũ theo quy chế để tránh bị sử dụng trái phép. |
4. Ví dụ thông báo đã điền
Hình 5. Ví dụ thông báo thay đổi mẫu con dấu đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Công ty TNHH Thực phẩm Sao Mai (trụ sở phường Xuân Hòa, TP. Hồ Chí Minh) quyết định đổi mẫu dấu để cập nhật địa danh theo đơn vị hành chính mới; Thông báo số 09/TB-SM ngày 20/10/2026 gửi khách hàng, đối tác, ngân hàng nêu rõ dùng dấu mới từ 01/11/2026, văn bản đóng dấu cũ trước ngày này vẫn có giá trị, dấu cũ được thu hồi và hủy.
Kết luận
Doanh nghiệp tự quyết định mẫu con dấu và không phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh, nhưng nên ban hành quyết định nội bộ và thông báo cho khách hàng, đối tác, ngân hàng khi đổi dấu. Xem mẫu tại Mục 2. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu doanh nghiệp mới.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 18/10/2026. |