1 Các mẫu hộ tịch chia thành 3 nhóm
Ảnh minh họa (mô phỏng): ba nhóm mẫu, giấy tờ hộ tịch thường gặp.
Giấy tờ hộ tịch được ban hành theo Thông tư 04/2020/TT-BTP (danh mục biểu mẫu cập nhật tại TT 04/2024/TT-BTP). Cần phân biệt rõ: tờ khai (do người dân điền để nộp) khác với giấy/trích lục (kết quả do cơ quan hộ tịch cấp).
2 Nhóm A - Khai sinh
1. Tờ khai đăng ký khai sinh
Mẫu người dân điền khi đi đăng ký khai sinh cho con. Khai đủ thông tin người được khai sinh (họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán) và thông tin cha, mẹ. Nộp kèm giấy chứng sinh (hoặc văn bản thay thế).
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Tờ khai đăng ký khai sinh (mẫu theo TT 04/2020/TT-BTP).
↓ Tải Tờ khai đăng ký khai sinh
2. Giấy khai sinh
Giấy khai sinh là kết quả do UBND cấp xã/phường cấp sau khi đăng ký - không phải mẫu người dân tự điền. Đây là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi công dân, dùng suốt đời; mọi giấy tờ cá nhân về sau phải thống nhất với giấy khai sinh.
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Giấy khai sinh (bản chính do UBND cấp).
Lưu ý: giấy khai sinh không có file Word để tự điền; khi cần dùng, bạn xin bản sao trích lục khai sinh từ Sổ hộ tịch (xem Nhóm C).
3. Tờ khai đăng ký lại khai sinh
Dùng khi đã đăng ký khai sinh trước 01/01/2016 nhưng mất cả bản chính lẫn Sổ hộ tịch gốc (không còn lưu ở cơ quan). Căn cứ Điều 24–26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP; cần giấy tờ chứng minh nội dung khai sinh trước đây.
↓ Tải Tờ khai đăng ký lại khai sinh
3 Nhóm B - Khai tử
Khai tử gồm chuỗi 3 loại giấy tờ: giấy báo tử (căn cứ) → tờ khai đăng ký khai tử (người dân điền) → trích lục khai tử (kết quả). "Giấy chứng tử" cũ nay chính là trích lục khai tử.
4. Tờ khai đăng ký khai tử
Thân nhân điền để đăng ký khai tử, nộp kèm giấy báo tử (hoặc giấy tờ thay thế theo TT 25/2025/TT-BYT). Khai trong 15 ngày kể từ ngày chết.
5. Trích lục khai tử (thay “giấy chứng tử”)
Là kết quả của việc đăng ký khai tử, do UBND cấp xã cấp - dùng để làm thừa kế, khai di sản, chốt bảo hiểm, xóa đăng ký thường trú… Nếu cần thêm, xin bản sao trích lục từ Sổ hộ tịch.
↓ Tải mẫu Trích lục khai tử (tham khảo): Bản chính
↓ Tải mẫu Trích lục khai tử (tham khảo): Bản sao (giấy chứng tử)
6. Tờ khai đăng ký lại khai tử
Dùng khi việc khai tử đã đăng ký trước 01/01/2016 nhưng mất cả bản chính lẫn Sổ hộ tịch. Thủ tục tương tự đăng ký lại khai sinh, cần giấy tờ chứng minh nội dung đã đăng ký.
↓ Tải Tờ khai đăng ký lại khai tử
4 Nhóm C - Trích lục, bản sao hộ tịch
7. Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch
Dùng khi cần xin bản sao trích lục khai sinh, khai tử, kết hôn… từ Sổ hộ tịch đang lưu tại cơ quan. Bản sao trích lục có giá trị pháp lý như bản chính và được cấp nhiều lần.
↓ Tải Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch
5 Phân biệt bản chính – bản sao – trích lục hộ tịch
Nhiều người nhầm lẫn ba khái niệm này. Bảng dưới giúp phân biệt nhanh:
| Loại giấy tờ | Cấp khi nào | Đặc điểm |
| Bản chính (giấy khai sinh, trích lục khai tử…) | Một lần, khi đăng ký hộ tịch | Là giấy tờ gốc; cấp trực tiếp cho người yêu cầu |
| Bản sao trích lục | Nhiều lần, sao từ Sổ hộ tịch | Giá trị pháp lý như bản chính; xin bất cứ lúc nào |
| Trích lục khai tử | Kết quả đăng ký khai tử | Thay tên gọi “giấy chứng tử” trước đây |
6 Thủ tục & nơi nộp hộ tịch 2026 (chính quyền 2 cấp)
• Nơi nộp: UBND cấp xã/phường nơi cư trú. Từ 01/7/2025, việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài cũng do UBND cấp xã giải quyết (Nghị định 120/2025/NĐ-CP), không còn qua cấp huyện/tỉnh.
• Khai sinh liên thông: có thể đăng ký khai sinh + đăng ký thường trú + cấp thẻ BHYT cho trẻ dưới 6 tuổi trong một lần (Nghị định 63/2024/NĐ-CP), làm trên Cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng VNeID.
• Thời hạn: khai sinh trong 60 ngày kể từ ngày sinh; khai tử trong 15 ngày kể từ ngày chết. Quá hạn vẫn đăng ký được (đăng ký quá hạn), tránh để lâu gây khó khăn giấy tờ.
• Trực tuyến: nhiều thủ tục hộ tịch nộp online qua Cổng dịch vụ công quốc gia / VNeID, sau đó nhận kết quả tại UBND hoặc qua bưu chính.
7 Khi nào phải đăng ký lại khai sinh, khai tử?
Đăng ký lại chỉ áp dụng khi hội đủ hai điều kiện:
| Điều kiện đăng ký lại (Điều 24–26 NĐ 123/2015) | Việc khai sinh/khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền trước ngày 01/01/2016. | Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều đã bị mất (không còn lưu ở cơ quan). | Người yêu cầu phải nộp giấy tờ, tài liệu chứng minh nội dung đã đăng ký trước đây. | Nếu Sổ hộ tịch còn lưu: không đăng ký lại mà chỉ xin cấp bản sao trích lục. |
Kết luận
Trên đây là bộ mẫu hộ tịch mới nhất 2026 - khai sinh, khai tử, đăng ký lại và cấp bản sao trích lục - kèm ảnh mẫu, link tải file Word và thủ tục, nơi nộp theo chính quyền 2 cấp. Hãy nộp đúng UBND cấp xã, đúng thời hạn và giữ kỹ giấy tờ hộ tịch gốc.
Miễn trừ trách nhiệm: Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý. Biểu mẫu và thủ tục có thể thay đổi theo văn bản mới - vui lòng đối chiếu quy định hiện hành hoặc hỏi công chức tư pháp – hộ tịch UBND cấp xã trước khi áp dụng.