1. Khi nào dùng Mẫu TK03 – căn cứ pháp lý
Công dân Việt Nam ra nước ngoài có thời hạn mà bị mất hộ chiếu phổ thông, muốn về nước ngay, được cấp hộ chiếu theo thủ tục rút gọn. Có hai cách: tự đề nghị tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, hoặc nhờ thân nhân ở trong nước khai Mẫu TK03 để Cục Quản lý xuất nhập cảnh xác nhận nhân thân – cách thứ hai giúp cơ quan đại diện cấp hộ chiếu nhanh khi người ở nước ngoài không còn giấy tờ tùy thân Việt Nam.
| ⚖ Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 – khoản 1 Điều 17, điểm e khoản 1 Điều 18 | “Điều 17. Đối tượng được cấp hộ chiếu phổ thông theo thủ tục rút gọn 1. Người ra nước ngoài có thời hạn bị mất hộ chiếu phổ thông, có nguyện vọng về nước ngay. … | Điều 18. … 1. Cấp hộ chiếu phổ thông cho người ra nước ngoài có thời hạn bị mất hộ chiếu, có nguyện vọng về nước ngay được quy định như sau: … | e) Trường hợp thông qua thân nhân ở trong nước điền vào tờ khai theo mẫu, Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an tiếp nhận, kiểm tra, trả lời cho thân nhân và thông báo bằng văn bản cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị; trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thu nhận ảnh của người đề nghị, cấp hộ chiếu phổ thông, trả kết quả.” |
| ⚖ Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam – điểm a khoản 2 Điều 28 (sửa đổi bởi Luật 23/2023/QH15) | “a) Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện hộ chiếu phổ thông bị mất, người bị mất hộ chiếu trực tiếp nộp hoặc gửi đơn báo mất theo mẫu cho Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Công an cấp huyện, cấp xã hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi thuận lợi hoặc đơn vị kiểm soát xuất nhập cảnh tại cửa khẩu hoặc trên môi trường điện tử tại cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của Bộ Công an. Trường hợp vì lý do bất khả kháng, thời hạn nộp hoặc gửi đơn báo mất có thể dài hơn nhưng trong đơn phải giải thích cụ thể về lý do bất khả kháng; …” |
Hồ sơ nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh (theo Cổng dịch vụ công Bộ Công an, thủ tục “Cấp Giấy xác nhận nhân sự của công dân Việt Nam ở nước ngoài”): giấy tờ tùy thân của người đề nghị để kiểm tra; giấy tờ chứng minh quan hệ với người ở nước ngoài (không có thì nộp bản giải trình); Tờ khai Mẫu TK03; 02 ảnh 4x6 mới chụp, phông nền trắng của người ở nước ngoài. Lệ phí niêm yết: 100.000 đồng/giấy xác nhận. Từ 01/7/2025 không còn cấp huyện, nên đơn báo mất nộp tại Công an cấp xã thay cho “Công an cấp huyện, cấp xã”.
Hình 1. Mất hộ chiếu ở nước ngoài: hai cách xin cấp hộ chiếu rút gọn
2. Tải Mẫu TK03, TK05 theo Thông tư 69/2026
Bốn file Word dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập, chia hai nhóm. Mẫu 2.3 do Ban biên tập soạn: bản giải trình quan hệ thân nhân, dùng khi không có giấy tờ chứng minh quan hệ.
2.1. Mẫu TK03 theo Thông tư 69/2026/TT-BCA
Tờ khai thay thế mẫu TK03 của Thông tư 31/2023/TT-BCA từ 01/7/2026 (khoản 5 Điều 1, Điều 2 Thông tư 69/2026/TT-BCA). Thân nhân ở trong nước khai để Cục Quản lý xuất nhập cảnh xác nhận ảnh và thông tin nhân thân, giúp người thân bị mất hộ chiếu ở nước ngoài được cơ quan đại diện cấp hộ chiếu phổ thông. Ba file cùng nội dung: Mẫu 1 (.docx) dàn trang gọn; Mẫu 2, 3 (.doc).
Hình 2. Mẫu TK03 theo Thông tư 69/2026/TT-BCA – bản .docx (Mẫu 1)
Hình 3. Mẫu TK03 – bản .doc (Mẫu 2, Mẫu 3)
⬇ Tải mẫu: Mẫu TK03 (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Mẫu TK03 (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Mẫu TK03 (Mẫu 3)
2.2. Mẫu TK05 – Đơn trình báo mất hộ chiếu phổ thông
Cũng được thay thế bởi Thông tư 69/2026/TT-BCA. Người bị mất hộ chiếu ở nước ngoài nộp đơn này (hoặc trình báo trực tuyến) để hủy giá trị hộ chiếu bị mất – bước thường đi trước hoặc song song với việc thân nhân khai Mẫu TK03.
Hình 4. Mẫu TK05 – Đơn trình báo mất hộ chiếu phổ thông
⬇ Tải mẫu: Mẫu TK05 – Đơn trình báo mất hộ chiếu (Mẫu 4)
2.3. Bản giải trình quan hệ thân nhân (Ban biên tập soạn)
Thủ tục cho phép nộp bản giải trình khi không có giấy tờ chứng minh quan hệ với người ở nước ngoài, nhưng không có mẫu. Bản dưới đây có các dòng giúp Cục Quản lý xuất nhập cảnh đối chiếu dữ liệu (nơi đăng ký khai sinh, nơi thường trú trước khi xuất cảnh, tên cha mẹ). Sao chép nội dung vào Word để dùng.
Hình 5. Bản giải trình quan hệ thân nhân (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.3 | Quốc hiệu, tiêu ngữ. BẢN GIẢI TRÌNH Về quan hệ với thân nhân ở nước ngoài bị mất hộ chiếu (nộp kèm Tờ khai Mẫu TK03 khi không có giấy tờ chứng minh quan hệ). Kính gửi: Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an. | Người giải trình: họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, nơi cư trú, điện thoại. | Người ở nước ngoài: họ tên, ngày sinh, quốc gia đang ở, số hộ chiếu bị mất, ngày mất. | Quan hệ: □ cha/mẹ □ vợ/chồng □ con □ anh/chị/em ruột □ khác; lý do không có giấy tờ chứng minh; thông tin giúp đối chiếu. | Cam đoan; ngày tháng; người giải trình ký, ghi rõ họ tên. |
3. Cách ghi và lỗi trong mẫu
Hình 6. Mẫu TK03 – Tờ khai đề nghị xác nhận nhân thân – cách ghi
| Mục | Cách ghi | Lưu ý |
| Ảnh (1) | Ảnh 4x6 của người ở nước ngoài, nền trắng, không đeo kính | Dán 01 ảnh, kèm 01 ảnh rời |
| A.1 – A.7 | Thông tin người đề nghị ở trong nước; họ tên in hoa | Địa chỉ cư trú theo nơi đang cư trú |
| B.1 – B.5 | Họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, số định danh của người ở nước ngoài | Sinh ở nước ngoài: ghi tên quốc gia |
| B.6, B.7 | Thường trú trước khi xuất cảnh; địa chỉ hiện tại ở nước ngoài | Ghi đủ để cơ quan đại diện liên hệ |
| B.8, B.9 | Ngày, cửa khẩu xuất cảnh, số hộ chiếu cũ; ngày dự kiến về | Số hộ chiếu cũ giúp đối chiếu dữ liệu |
| B.10 (4) | Giấy tờ chứng minh quan hệ | Cơ quan khai thác được dữ liệu thì không phải nộp |
| B.11 (5) | Tên cơ quan đại diện nơi cấp hộ chiếu | Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán thuận lợi nhất |
Hình 7. Mẫu TK05 – Đơn trình báo mất hộ chiếu phổ thông
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Tên gọi không thống nhất: khoản 5 Điều 1 Thông tư 69/2026/TT-BCA gọi là “Tờ khai đề nghị xác nhận nhân thân cho công dân Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cấp hộ chiếu”, còn tiêu đề trên mẫu ghi “… đề nghị cấp lại hộ chiếu do bị mất” – mẫu chỉ dùng cho trường hợp mất hộ chiếu. | – Mẫu 1 (.docx): ghi chú (1) gõ nhầm “đầu để trán” (Mẫu 2, 3 ghi đúng “đầu để trần”). | – Cả ba file: mã QR in sẵn ở góc trái tiêu đề không có chú thích công dụng; khi in giữ nguyên, không thay bằng nội dung khác. | – Các file .doc: nhiều dòng chấm bị xuống dòng lẻ (“□” của giới tính rơi xuống dòng riêng), ô số định danh cá nhân là hình ảnh – có thể phải in rồi điền tay. | – Ghi chú (1) yêu cầu ảnh của người ở nước ngoài, không phải ảnh người khai; nhiều người dán nhầm ảnh của chính mình. | – Dùng mẫu TK03 theo Thông tư 31/2023/TT-BCA hoặc 68/2022/TT-BCA: đã bị thay thế từ 01/7/2026 (hồ sơ nộp trước ngày này chưa giải quyết thì không phải nộp lại). | – Nhầm thời hạn báo mất “48 giờ” (văn bản gốc năm 2019): từ Luật 23/2023/QH15, thời hạn là 02 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện, có thể nộp trực tuyến. | – Người cùng thuê nhà, bạn bè, chủ nhà trọ không phải “thân nhân” để khai TK03; chỉ thân nhân ở trong nước mới khai theo điểm e khoản 1 Điều 18. |
4. Ví dụ Mẫu TK03 đã điền
Hình 8. Ví dụ Mẫu TK03 đã điền – con lao động tại Nhật Bản mất hộ chiếu (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: anh Nguyễn Văn Tâm làm việc tại Osaka (Nhật Bản), thuê căn hộ cùng hai đồng nghiệp, bị mất ví cùng hộ chiếu tháng 10/2026 và muốn về nước cuối tháng 11. Anh trình báo mất hộ chiếu trực tuyến (Mẫu TK05); mẹ anh – bà Lê Thị Hồng, đang thuê nhà tại tỉnh Bình Lâm – khai Mẫu TK03 tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh, kèm giấy khai sinh của anh và 02 ảnh anh gửi về. Sau khi Cục Quản lý xuất nhập cảnh thông báo, Tổng Lãnh sự quán tại Osaka thu ảnh và cấp hộ chiếu phổ thông theo thủ tục rút gọn.
| Lưu ý về địa chỉ nhà thuê khi khai TK03, TK05 | – Mục A.6 “Địa chỉ cư trú” của người đề nghị ghi nơi đang cư trú (kể cả nhà thuê đã đăng ký tạm trú); nên trùng với dữ liệu cư trú để Cục Quản lý xuất nhập cảnh đối chiếu nhanh. | – Mục B.7 “Địa chỉ ở nước ngoài” ghi địa chỉ căn hộ, ký túc xá đang thuê; hợp đồng thuê nhà ở nước ngoài có thể dùng để chứng minh nơi ở khi cơ quan đại diện cần. | – Mục B.6 ghi nơi thường trú trước khi xuất cảnh, không ghi nhà thuê tạm thời trước ngày đi nếu chưa đăng ký thường trú tại đó. | – Hộ chiếu rút gọn chỉ dùng 01 lần: người lao động muốn quay lại nước ngoài tiếp tục làm việc, thuê nhà phải làm hộ chiếu mới sau khi về nước. | – Chủ nhà ở nước ngoài thường yêu cầu bản sao hộ chiếu còn hiệu lực khi gia hạn hợp đồng thuê – nên báo chủ nhà về việc mất hộ chiếu và đang làm thủ tục. |
Kết luận
Mẫu TK03 năm 2026 là tờ khai theo Thông tư 69/2026/TT-BCA để thân nhân ở trong nước đề nghị Cục Quản lý xuất nhập cảnh xác nhận nhân thân cho người bị mất hộ chiếu ở nước ngoài. Dán đúng ảnh của người ở nước ngoài, ghi đủ thông tin xuất cảnh, giấy tờ chứng minh quan hệ và tên cơ quan đại diện nơi nhận hộ chiếu; báo mất hộ chiếu trong 02 ngày làm việc. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu xuất nhập cảnh mới.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 09/10/2026. Lệ phí và cách nộp theo hướng dẫn hiện hành của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. |