1. Bản sao trích lục hộ tịch gồm những loại nào
Bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Sổ hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, có giá trị như bản chính để chứng minh sự kiện hộ tịch đã đăng ký. Mỗi việc hộ tịch có loại bản sao tương ứng:
| Việc đã đăng ký | Bản sao được cấp | Thường dùng khi |
| Khai sinh | Bản sao Giấy khai sinh | Nhập học, làm hộ chiếu, thừa kế |
| Kết hôn | Bản sao Trích lục kết hôn | Vay vốn, mua bán nhà đất, làm giấy tờ cho con |
| Khai tử | Bản sao Trích lục khai tử | Thừa kế, chế độ tử tuất |
| Nhận cha, mẹ, con; giám hộ | Bản sao Trích lục tương ứng | Bổ sung thông tin cha/mẹ, giao dịch thay người được giám hộ |
| Thay đổi, cải chính, bổ sung | Bản sao Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung | Chứng minh thông tin đã được sửa |
| Ly hôn đã ghi vào sổ | Bản sao Trích lục ghi chú ly hôn | Đăng ký kết hôn mới |
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Luật Hộ tịch 2014: Điều 63, 64 (cấp bản sao trích lục hộ tịch). | Nghị định 123/2015/NĐ-CP; Nghị định 87/2020/NĐ-CP (Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, sửa đổi bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP). | Thông tư 04/2020/TT-BTP, sửa đổi bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP: tờ khai số 18. | Thông tư 281/2016/TT-BTC: phí cấp bản sao trích lục 8.000 đồng/bản. |
2. Tải tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch
2.1. Tờ khai mẫu hiện hành
Có dòng ngày sinh của người yêu cầu, ô ghi số định danh cá nhân và dòng "thông tin khác" khi không nhớ số, quyển đăng ký.
Hình 1. Tờ khai cấp bản sao Trích lục hộ tịch – mẫu hiện hành
⬇ Tải mẫu: Tờ khai cấp bản sao Trích lục hộ tịch (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai cấp bản sao Trích lục hộ tịch (Mẫu 2)
2.2. Tờ khai trình bày lại (Ban biên tập soạn)
Ghi sẵn gợi ý từng dòng; địa danh ghi theo đơn vị hành chính 2 cấp.
Hình 2. Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch – bản trình bày lại (Ban biên tập soạn)
2.3. Bảng chọn loại bản sao (Ban biên tập soạn)
Hình 3. Bảng chọn loại bản sao trích lục hộ tịch (Ban biên tập soạn)
3. Cách ghi tờ khai
Hình 4. Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch: các mục cần ghi
| Mục | Cách ghi |
| Kính gửi | UBND cấp xã/Sở Tư pháp đang lưu Sổ hộ tịch hoặc quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử |
| Người yêu cầu | Họ, chữ đệm, tên, ngày sinh; nơi cư trú, giấy tờ tùy thân (số định danh cá nhân) |
| Quan hệ | Bản thân, cha, mẹ, vợ, chồng, con, người được ủy quyền… |
| Đề nghị cấp bản sao trích lục | Ghi loại việc: khai sinh, kết hôn, khai tử, nhận cha, mẹ, con… |
| Người được cấp | Họ, chữ đệm, tên, ngày sinh; với kết hôn ghi cả hai bên |
| Đã đăng ký tại, ngày, số, quyển | Theo giấy tờ gốc; không nhớ thì ghi "không rõ" |
| Thông tin khác | Tên cha, mẹ, năm đăng ký… giúp tra cứu khi không rõ số đăng ký |
| Số lượng bản sao | Ghi số bản cần cấp |
4. Xin bản sao trích lục trực tiếp và trực tuyến
| Cách nộp | Thực hiện |
| Trực tiếp | Nộp tờ khai, xuất trình giấy tờ tùy thân (văn bản ủy quyền nếu nộp thay) tại Trung tâm Phục vụ hành chính công/UBND cấp xã; nộp phí 8.000 đồng/bản |
| Bưu chính | Gửi tờ khai, bản sao giấy tờ tùy thân có chứng thực; nhận kết quả qua bưu chính |
| Trực tuyến | Đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc VNeID bằng tài khoản định danh mức 2 → chọn "Cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh" → chọn cơ quan → khai mẫu điện tử → thanh toán phí → nhận kết quả |
| Thời hạn | Ngay trong ngày tiếp nhận; nhận sau 15 giờ thì trả trong ngày làm việc tiếp theo |
| Miễn phí | Gia đình có công với cách mạng, hộ nghèo, người khuyết tật |
| ⚠ Lưu ý | Không có thủ tục "cấp lại bản chính" Giấy khai sinh hay Giấy chứng nhận kết hôn đã mất; người dân xin bản sao trích lục thay thế. Nếu thông tin đã thay đổi hoặc ghi không thống nhất giữa các giấy tờ, xin Xác nhận thông tin hộ tịch thay vì bản sao trích lục. |
5. Ví dụ: xin bản sao trích lục kết hôn
Hình 5. Ví dụ tờ khai xin bản sao trích lục kết hôn (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: vợ chồng đăng ký kết hôn năm 2018 tại phường Phú Cường (Bình Dương cũ), nay cần 03 bản sao trích lục kết hôn để làm hồ sơ vay mua nhà. Người vợ nộp tờ khai tại UBND phường Thủ Dầu Một, nộp phí 24.000 đồng, nhận kết quả trong ngày.
Kết luận
Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch tải miễn phí, ghi đúng loại việc và nơi đăng ký; nộp trực tiếp hoặc trực tuyến, phí 8.000 đồng/bản, nhận trong ngày. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu hộ tịch.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 25/10/2026. Ví dụ dữ liệu giả định, số căn cước đã che bớt. |