1. Căn cứ pháp lý của tờ khai
Tờ khai cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nằm trong Danh mục Tờ khai đăng ký hộ tịch do Bộ Tư pháp đăng tải để cơ quan đăng ký hộ tịch và người dân tự in, sử dụng. Danh mục hiện hành được ban hành kèm Thông tư 04/2024/TT-BTP, có hiệu lực từ ngày 06/6/2024.
| ⚖ Thông tư 04/2024/TT-BTP – trích khoản 2 Điều 2 | “2. Thay thế Danh mục Tờ khai đăng ký hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch, người dân tự in, sử dụng (Phụ lục 5) bằng Danh mục Tờ khai đăng ký hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch, người dân tự in, sử dụng (Phụ lục 5) ban hành kèm theo Thông tư này.” |
| ⚖ Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Phụ lục 5 Thông tư 04/2024/TT-BTP) – trích chú thích (5) | “(5) Ghi rõ mục đích sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trường hợp sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn, thì phải ghi rõ kết hôn với ai (họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; quốc tịch; giấy tờ tùy thân; nơi cư trú); nơi dự định đăng ký kết hôn.” |
| ⚖ Nghị định 123/2015/NĐ-CP – trích khoản 1, khoản 3 Điều 23 | “1. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng kể từ ngày cấp. | … | 3. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không có giá trị khi sử dụng vào mục đích khác với mục đích ghi trong Giấy xác nhận.” |
Tờ khai nộp tại UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú; không có nơi thường trú thì nộp tại nơi đăng ký tạm trú (Điều 21 Nghị định 123/2015/NĐ-CP). Từ ngày 15/01/2026, Nghị định 18/2026/NĐ-CP cho phép không nộp, xuất trình bản giấy giấy tờ tùy thân nếu cơ quan khai thác được thông tin từ cơ sở dữ liệu. Việc ủy quyền nộp thay được hướng dẫn tại Thông tư 04/2020/TT-BTP: phải lập thành văn bản có chứng thực, trừ trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền.
Hình 1. Mục “Tình trạng hôn nhân” trong tờ khai: ghi thế nào theo từng tình huống
2. Tải mẫu tờ khai cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Các file dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập; mỗi mẫu một ảnh minh họa. Mẫu 1 và Mẫu 2 là cùng tờ khai Thông tư 04/2024/TT-BTP; Mẫu 3 là giấy xác nhận do UBND cấp. Mẫu 2.4 do Ban biên tập soạn để ủy quyền nộp thay.
2.1. Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân – bản có chú thích (1)–(5)
Tờ khai thuộc Danh mục Tờ khai đăng ký hộ tịch (Phụ lục 5) kèm Thông tư 04/2024/TT-BTP, trang 2 in đầy đủ chú thích: khi nào được bỏ trống nơi cư trú, giới tính, dân tộc, quốc tịch; cách ghi tình trạng hôn nhân theo từng tình huống; yêu cầu ghi mục đích sử dụng. Nên tải bản này để vừa điền vừa đối chiếu.
Hình 2. Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân – bản có chú thích (1)–(5)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai cấp GXN tình trạng hôn nhân (Mẫu 1)
2.2. Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân – bản rút gọn để in
Cùng nội dung tờ khai Thông tư 04/2024/TT-BTP nhưng chỉ giữ phần khai trên một trang, gọn để in và điền tay. Các số (1)–(5) vẫn giữ trên mẫu – xem nghĩa của từng chú thích ở Mục 3.
Hình 3. Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân – bản rút gọn để in
⬇ Tải mẫu: Tờ khai cấp GXN tình trạng hôn nhân (Mẫu 2)
2.3. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân – mẫu kết quả để đối chiếu
Đây là giấy UBND cấp xã cấp sau khi giải quyết tờ khai: ghi thông tin người được xác nhận, tình trạng hôn nhân, mục đích sử dụng và thời hạn giá trị. Tải để biết thông tin trên tờ khai sẽ được chuyển vào giấy thế nào – người dân không tự điền mẫu này.
Hình 4. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân – mẫu kết quả để đối chiếu
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Mẫu 3)
2.4. Văn bản ủy quyền xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Ban biên tập soạn)
Dùng khi người cần giấy không trực tiếp đến nộp tờ khai. Văn bản cần chứng thực chữ ký nếu người được ủy quyền không phải người thân thích theo danh sách ở Mục 1. Sao chép nội dung dưới đây vào Word để dùng.
Hình 5. Văn bản ủy quyền xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.4 | Quốc hiệu, tiêu ngữ. VĂN BẢN ỦY QUYỀN (Về việc yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân). Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại …, chúng tôi gồm: | I. Bên ủy quyền: Họ, chữ đệm, tên …; Ngày sinh …; Số định danh cá nhân …; Nơi cư trú … | II. Bên được ủy quyền: Họ, chữ đệm, tên …; Ngày sinh …; Số định danh cá nhân …; Nơi cư trú …; Quan hệ với bên ủy quyền … | III. Nội dung ủy quyền: 1. Bên được ủy quyền thay mặt bên ủy quyền nộp tờ khai, giấy tờ liên quan và nhận Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại UBND xã/phường/đặc khu …; 2. Mục đích sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân …; 3. Thời hạn ủy quyền: từ ngày ký đến khi nhận giấy; 4. Bên được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác. | Hai bên cam kết nội dung ủy quyền là đúng sự thật. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN – BÊN ỦY QUYỀN (ký, ghi rõ họ tên). Phần chứng thực chữ ký (nếu thuộc trường hợp phải chứng thực). |
3. Cách điền từng mục (1)–(5) và lỗi cần tránh
Hình 6. Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân – cách điền từng mục
Hình 7. Chú thích (4), (5) – cách ghi tình trạng hôn nhân theo từng tình huống
| Mục đích sử dụng thường gặp | Ghi vào mục (5) |
| Đăng ký kết hôn trong nước | Để đăng ký kết hôn với ông/bà …, sinh ngày …, quốc tịch Việt Nam, số định danh …, nơi cư trú …; dự định đăng ký tại UBND xã/phường … |
| Kết hôn với người nước ngoài | Như trên, ghi quốc tịch và hộ chiếu của người dự định kết hôn; nơi dự định đăng ký kết hôn (trong nước hoặc ở nước ngoài) |
| Mua bán, chuyển nhượng nhà đất | Để làm thủ tục nhận chuyển nhượng/chuyển nhượng nhà, đất tại … (ghi rõ địa chỉ tài sản nếu có) |
| Thế chấp, vay vốn ngân hàng | Để bổ sung hồ sơ vay vốn tại Ngân hàng … (chi nhánh …) |
| Ký hợp đồng cho thuê nhà là tài sản riêng | Để chứng minh tình trạng hôn nhân khi ký hợp đồng cho thuê nhà tại … |
| Hồ sơ xuất khẩu lao động, du học | Để bổ sung hồ sơ đi làm việc/học tập tại … theo yêu cầu của … |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Mẫu 2 (.docx) không in chú thích: các số (1)–(5) trên mẫu vẫn phải điền theo nghĩa ở Mẫu 1; không tự xóa số chú thích. | – Chú thích (3) ở Mẫu 1 lấy ví dụ “Căn cước công dân số … do Cục Cảnh sát QLHC về TTXH cấp”: thẻ căn cước cấp từ 01/7/2024 ghi cơ quan cấp là Bộ Công an – ghi đúng như trên thẻ đang dùng. | – Chú thích (3) còn nêu “chứng minh nhân dân” là giấy tờ thay thế: chứng minh nhân dân hết giá trị từ 01/01/2025 – dùng hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ khác. | – Mẫu 3 (Giấy xác nhận) có dòng tên cơ quan cấp ghi đủ các cấp hành chính: từ 01/7/2025 ghi theo tỉnh và xã, phường, đặc khu. | – Đã khai số định danh vẫn ghi lại toàn bộ nơi cư trú, tình trạng hôn nhân: không sai nhưng dễ lệch dữ liệu; nếu ghi thì phải khớp Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. | – Ghi mục (5) chung chung như “bổ sung hồ sơ”, “công việc cá nhân”: giấy chỉ có giá trị đúng mục đích ghi trong giấy. | – Xin để kết hôn nhưng không ghi thông tin người dự định kết hôn và nơi đăng ký: trái chú thích (5), hồ sơ bị yêu cầu bổ sung. |
4. Ví dụ tờ khai xin giấy để kết hôn
Hình 8. Ví dụ tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để đăng ký kết hôn (dữ liệu giả định)
Trong ví dụ: chị Nguyễn Thị Thu Hà tự xin cho bản thân, khai số thẻ căn cước nên bỏ trống nơi cư trú, giới tính, dân tộc, quốc tịch và tình trạng hôn nhân. Mục đích ghi đủ theo chú thích (5): kết hôn với ai (họ tên, ngày sinh, quốc tịch, giấy tờ tùy thân, nơi cư trú) và nơi dự định đăng ký kết hôn. Giấy được cấp chỉ dùng cho việc kết hôn với người đã ghi, trong 06 tháng.
| Lưu ý khi nộp tờ khai | – Nộp trực tuyến: kê khai vào biểu mẫu điện tử trên Cổng dịch vụ công; thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu được tự động điền. | – Ủy quyền nộp thay: mang văn bản ủy quyền (chứng thực nếu không phải người thân thích) và giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền. | – Đã ly hôn, vợ/chồng đã chết mà thông tin chưa có trong cơ sở dữ liệu: chuẩn bị bản án, quyết định ly hôn hoặc giấy chứng tử. | – Xin lại giấy vì hết hạn hoặc đổi mục đích: nộp lại giấy đã cấp trước đó. |
Kết luận
Tờ khai cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân năm 2026 dùng mẫu Phụ lục 5 Thông tư 04/2024/TT-BTP. Khi điền, khai số định danh để bỏ trống các mục (2), (4), ghi mục đích (5) thật cụ thể – nhất là khi xin để kết hôn – và nhớ giấy chỉ có giá trị 06 tháng. Nhờ người khác nộp thay thì lập văn bản ủy quyền đúng quy định. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 08/10/2026. Lệ phí, thời hạn giải quyết thực hiện theo quy định và hướng dẫn của cơ quan đăng ký hộ tịch nơi nộp. |