1. Khi nào phải đăng ký khai tử
Khi có người chết, vợ, chồng, con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác có trách nhiệm đăng ký khai tử trong 15 ngày; nếu không có người thân thì đại diện cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đi đăng ký. Kết quả là Trích lục khai tử – giấy tờ cần để chia thừa kế, sang tên tài sản, hưởng chế độ tử tuất, xóa đăng ký thường trú.
| Nội dung | Quy định |
| Người đi đăng ký | Vợ, chồng, con, cha, mẹ, người thân thích; không có thì cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan |
| Thời hạn | 15 ngày kể từ ngày chết |
| Nơi đăng ký | UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết; không xác định được thì nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể |
| Kết quả | Trích lục khai tử; thông tin được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử |
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Luật Hộ tịch 2014: Điều 32 (thẩm quyền), Điều 33 (thời hạn, trách nhiệm đăng ký khai tử), Điều 34 (thủ tục). | Nghị định 123/2015/NĐ-CP: Điều 4 (Giấy báo tử và giấy tờ thay Giấy báo tử). | Thông tư 04/2020/TT-BTP, sửa đổi bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP (hiệu lực 06/6/2024): mẫu tờ khai. | Nghị định 63/2024/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 301/2026/NĐ-CP (hiệu lực 01/9/2026): tờ khai điện tử liên thông. |
2. Tải tờ khai đăng ký khai tử
2.1. Tờ khai đăng ký khai tử theo Thông tư 04/2024/TT-BTP
Bản trình bày đủ các mục của mẫu hiện hành: người yêu cầu (có ngày sinh), người đã chết, thời điểm, nơi chết, nguyên nhân chết, số Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế, lời cam đoan và ô đề nghị cấp bản sao Trích lục khai tử.
Hình 1. Tờ khai đăng ký khai tử theo Thông tư 04/2024/TT-BTP (Ban biên tập trình bày)
2.2. Tờ khai đăng ký khai tử file Word
File Word để điền ngay trên máy. Đây là bố cục trước ngày 06/6/2024 nên chưa có dòng ngày sinh người yêu cầu – khi dùng, ghi bổ sung ngày sinh và số định danh cá nhân bên cạnh họ tên; các mục còn lại giữ nguyên cách ghi.
Hình 2. Tờ khai đăng ký khai tử – file Word
⬇ Tải mẫu: Tờ khai đăng ký khai tử (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai đăng ký khai tử (Mẫu 2)
2.3. Tờ khai đăng ký khai tử – mẫu đã điền
Bản điền mẫu theo bố cục hiện hành do một UBND phường công bố để người dân tham khảo: cách ghi kính gửi theo đơn vị hành chính 2 cấp, nơi chết, nguyên nhân chết và ô đề nghị cấp bản sao. Thông tin cá nhân đã được che bớt.
Hình 3. Tờ khai đăng ký khai tử – mẫu đã điền
⬇ Tải mẫu: Tờ khai đăng ký khai tử – mẫu đã điền
2.4. Tờ khai điện tử liên thông (Mẫu số 02 Nghị định 301/2026/NĐ-CP)
Áp dụng từ 01/9/2026 khi nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc VNeID: một tờ khai cho 4 việc – đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, giải quyết mai táng phí, tử tuất. Có thêm số điện thoại, email và phần chọn đối tượng hưởng chế độ.
Hình 4. Tờ khai điện tử liên thông đăng ký khai tử (Mẫu số 02 Nghị định 301/2026/NĐ-CP)
2.5. Bảng kiểm hồ sơ đăng ký khai tử (Ban biên tập soạn)
Đối chiếu từng trường hợp chết với loại Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế cần nộp, kèm danh sách giấy tờ khác.
Hình 5. Bảng kiểm hồ sơ đăng ký khai tử (Ban biên tập soạn)
3. Cách viết tờ khai đăng ký khai tử
Hình 6. Tờ khai đăng ký khai tử: các mục cần ghi
| Mục | Cách viết |
| Kính gửi | UBND xã/phường nơi cư trú cuối cùng của người chết |
| Người yêu cầu | Họ tên in hoa, ngày sinh, số định danh cá nhân; quan hệ với người chết (vợ, chồng, con…) |
| Giới tính, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú | Chỉ ghi khi không cung cấp được số định danh cá nhân; nơi cư trú ghi theo thường trú, không có thì tạm trú, không có nữa thì nơi ở hiện tại |
| Đã chết vào lúc | Giờ, phút, ngày, tháng, năm theo Giấy báo tử |
| Nơi chết | Chết tại cơ sở y tế: tên cơ sở y tế và địa chỉ; chết tại nhà: địa chỉ cụ thể theo xã/phường, tỉnh/thành phố |
| Nguyên nhân chết | Ghi theo Giấy báo tử (bệnh, già, tai nạn…); không rõ thì ghi "chưa xác định" |
| Giấy báo tử/giấy tờ thay thế | Số, cơ quan cấp, ngày cấp; dùng loại nào thì gạch cụm từ còn lại |
| Đề nghị cấp bản sao | Đánh dấu và ghi số lượng bản sao Trích lục khai tử cần cấp |
| Ký tên | Người yêu cầu ký, ghi rõ họ tên |
4. Hồ sơ, nơi nộp, thời hạn
| Trường hợp chết | Giấy báo tử / giấy tờ thay thế |
| Tại cơ sở y tế | Giấy báo tử do Thủ trưởng cơ sở y tế cấp |
| Tai nạn, bị giết, chết đột ngột, có nghi vấn | Văn bản xác nhận của cơ quan công an hoặc kết quả giám định pháp y |
| Bị Tòa án tuyên bố đã chết | Bản án, quyết định có hiệu lực của Tòa án |
| Thi hành án tử hình | Giấy xác nhận của Chủ tịch Hội đồng thi hành án |
| Trường hợp khác (chết tại nhà…) | Giấy báo tử do Chủ tịch UBND cấp xã nơi người đó chết cấp |
| Nội dung | Quy định |
| Hồ sơ | Tờ khai; Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế; xuất trình giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký; văn bản ủy quyền nếu nộp thay |
| Cách nộp | Trực tiếp tại UBND cấp xã (Trung tâm Phục vụ hành chính công) hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, VNeID |
| Thời hạn giải quyết | Ngay trong ngày; nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả trong ngày làm việc tiếp theo; cần xác minh không quá 03 ngày làm việc |
| Lệ phí | Miễn khi đăng ký đúng hạn; quá hạn theo mức HĐND cấp tỉnh quy định |
| ⚠ Lưu ý | File Word tại Mục 2.2 là bố cục trước ngày 06/6/2024 – vẫn điền được nếu ghi bổ sung ngày sinh, số định danh cá nhân của người yêu cầu. Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực từ 01/3/2027 có thể kéo theo mẫu tờ khai mới. |
5. Ví dụ tờ khai đã điền
Hình 7. Ví dụ tờ khai đăng ký khai tử đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: ông Trần Văn Ba mất tại nhà ngày 18/10/2026; Chủ tịch UBND xã cấp Giấy báo tử ngày 20/10/2026. Ngày 22/10/2026 (trong hạn 15 ngày), con trai ông khai tờ khai và nộp tại UBND xã nơi ông thường trú, được miễn lệ phí.
Kết luận
Khai tờ khai theo Thông tư 04/2024/TT-BTP, kèm Giấy báo tử đúng trường hợp và nộp trong 15 ngày để được miễn lệ phí; nếu khai trực tuyến, dùng tờ khai liên thông để giải quyết luôn xóa thường trú, mai táng phí, tử tuất. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu hộ tịch.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 25/10/2026. Ví dụ dữ liệu giả định, số căn cước đã che bớt. |