1. Khi nào phải đăng ký lại khai tử
Việc khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại. Nếu sổ hộ tịch còn lưu, chỉ cần xin cấp bản sao trích lục khai tử; nếu chưa từng đăng ký khai tử thì làm thủ tục đăng ký khai tử (kể cả người chết đã lâu).
| Tình huống | Thủ tục |
| Đã đăng ký, mất bản chính, sổ còn lưu | Cấp bản sao trích lục khai tử |
| Đã đăng ký, mất cả bản chính và sổ hộ tịch | Đăng ký lại khai tử |
| Chưa từng đăng ký khai tử | Đăng ký khai tử (quá hạn) |
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Nghị định 123/2015/NĐ-CP: Điều 24 (điều kiện đăng ký lại), Điều 25 (thẩm quyền), Điều 28 (thủ tục đăng ký lại khai tử). | Thông tư 04/2020/TT-BTP, sửa đổi bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP: mẫu tờ khai số 16 trong danh mục 20 tờ khai. |
2. Tải tờ khai đăng ký lại khai tử
2.1. Tờ khai đăng ký lại khai tử file Word
Gồm thông tin người yêu cầu, người đã chết, thời điểm, nơi chết, nguyên nhân chết, nơi đã đăng ký khai tử, số và quyển số Giấy chứng tử/Trích lục khai tử, ô đề nghị cấp bản sao. File có chú thích ghi theo chứng minh nhân dân – khi dùng, ghi ngày sinh và số định danh cá nhân của người yêu cầu theo bố cục hiện hành.
Hình 1. Tờ khai đăng ký lại khai tử – file Word
⬇ Tải mẫu: Tờ khai đăng ký lại khai tử (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai đăng ký lại khai tử (Mẫu 2)
2.2. Tờ khai theo bố cục hiện hành (Ban biên tập trình bày)
Có ngày sinh người yêu cầu, ghi chú các mục chỉ khai khi không có số định danh, địa danh 2 cấp.
Hình 2. Tờ khai đăng ký lại khai tử theo bố cục hiện hành (Ban biên tập trình bày)
2.3. Đơn xin xác nhận mộ chí – giấy tờ chứng minh việc chết
Mẫu do Trung tâm Phục vụ hành chính công công bố năm 2026: có xác nhận của quản trang và UBND xã về phần mộ của người đã chết – dùng khi không còn bản sao Giấy chứng tử.
Hình 3. Đơn xin xác nhận mộ chí
⬇ Tải mẫu: Đơn xin xác nhận mộ chí
2.4. Bảng kiểm giấy tờ đăng ký lại khai tử (Ban biên tập soạn)
Hình 4. Bảng kiểm giấy tờ đăng ký lại khai tử (Ban biên tập soạn)
3. Cách ghi tờ khai đăng ký lại khai tử
Hình 5. Tờ khai đăng ký lại khai tử: các mục cần ghi
| Mục | Cách ghi |
| (1) Kính gửi | UBND xã/phường nơi đã đăng ký khai tử trước đây |
| Người yêu cầu | Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân; quan hệ với người đã chết |
| Người đã chết | Họ tên, ngày sinh (không rõ ngày thì ghi năm); giới tính, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú cuối cùng chỉ ghi khi không có số định danh |
| Đã chết vào lúc, nơi chết | Theo giấy tờ còn lưu; chỉ nhớ năm thì ghi năm |
| (4) Nguyên nhân chết | Chưa xác định được thì để trống |
| (5) Đã đăng ký khai tử tại | Tên cơ quan đã đăng ký; đơn vị đã sáp nhập thì ghi kèm tên hiện nay |
| (6) Số, quyển số | Chỉ khai khi biết rõ |
| (7) Bản sao | Đánh dấu và ghi số lượng bản sao Trích lục khai tử cần cấp |
4. Hồ sơ, nơi nộp, thời hạn
| Nội dung | Quy định |
| Hồ sơ | Tờ khai; bản sao Giấy chứng tử cũ hoặc giấy tờ khác chứng minh việc chết; xuất trình giấy tờ tùy thân; văn bản ủy quyền nếu nộp thay (người thân thích không cần chứng thực) |
| Nơi nộp | UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai tử trước đây – trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, qua bưu chính hoặc trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/VNeID (thủ tục 1.005461) |
| Thời hạn | 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ |
| Lệ phí | Theo quy định của HĐND cấp tỉnh (nhiều địa phương miễn); bản sao trích lục 8.000 đồng/bản |
| Kết quả | Trích lục khai tử (đăng ký lại) |
| ⚠ Lưu ý về mẫu | File Word tại Mục 2.1 là bố cục trước ngày 06/6/2024 (chú thích còn ghi chứng minh nhân dân) – vẫn điền được nếu ghi bổ sung ngày sinh, số định danh của người yêu cầu. Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực từ 01/3/2027 có thể thay đổi thủ tục. |
5. Ví dụ đã điền
Hình 6. Ví dụ tờ khai đăng ký lại khai tử đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: ông Đỗ Văn Thuận mất năm 2001, đã đăng ký khai tử nhưng Giấy chứng tử và sổ hộ tịch bị thất lạc. Con ông cần trích lục khai tử để làm thủ tục thừa kế, khai tờ khai đăng ký lại, nộp kèm đơn xác nhận mộ chí có xác nhận của quản trang và UBND xã, đề nghị cấp 05 bản sao.
Kết luận
Khi cả Giấy chứng tử và sổ hộ tịch đều mất, hãy khai tờ khai đăng ký lại khai tử, chuẩn bị giấy tờ chứng minh việc chết như xác nhận mộ chí và nộp tại UBND cấp xã nơi đã đăng ký trước đây. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu hộ tịch.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 25/10/2026. Ví dụ dữ liệu giả định, số căn cước đã che bớt. |