1. Ghi chú kết hôn là gì, khi nào phải làm
Ghi chú kết hôn là việc cơ quan hộ tịch Việt Nam ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. Thủ tục áp dụng cho công dân Việt Nam kết hôn với nhau hoặc kết hôn với người nước ngoài ở nước ngoài, khi về nước cần làm hộ tịch, nhập hộ khẩu cho con, giao dịch tài sản chung hoặc đăng ký kết hôn lần sau.
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Điều 34, 35 Nghị định 123/2015/NĐ-CP: việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch nếu tại thời điểm kết hôn, các bên đáp ứng đủ điều kiện kết hôn và không vi phạm điều cấm theo Luật Hôn nhân và gia đình Việt Nam. | Hồ sơ gồm tờ khai theo mẫu, bản sao giấy tờ chứng nhận việc kết hôn do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp; công dân Việt Nam đã ly hôn, hủy việc kết hôn ở nước ngoài thì nộp trích lục ghi chú ly hôn, hủy kết hôn. | Điều 36: từ chối ghi chú nếu việc kết hôn vi phạm điều cấm của Luật Hôn nhân và gia đình hoặc công dân Việt Nam kết hôn với người nước ngoài tại cơ quan đại diện của nước ngoài tại Việt Nam. | Nghị định 120/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/7/2025): Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn đã giải quyết ở nước ngoài. |
2. Tải mẫu tờ khai ghi chú kết hôn
Mục 2.1, 2.2 là mẫu do Ban biên tập soạn. Mục 2.3 là mẫu tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Tờ khai ghi chú kết hôn theo Thông tư 04/2024/TT-BTP (Ban biên tập soạn)
Thông tin hai bên đặt trong một bảng, có hướng dẫn ghi số định danh cá nhân và hộ chiếu người nước ngoài ngay dưới mẫu.
Hình 1. Tờ khai ghi chú kết hôn theo Thông tư 04/2024/TT-BTP (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | TỜ KHAI GHI CHÚ KẾT HÔN. Kính gửi: (1) … Người yêu cầu: họ tên, nơi cư trú (2), giấy tờ tùy thân (3). Đề nghị ghi vào sổ việc kết hôn: bảng Bên nữ – Bên nam (họ tên, ngày sinh, dân tộc, quốc tịch, giấy tờ tùy thân). | Đã đăng ký kết hôn tại (4) … số … ngày …; tình trạng hôn nhân trước đó (5); cam đoan; đề nghị cấp bản sao (6); người yêu cầu ký. |
2.2. Bảng kiểm hồ sơ ghi chú kết hôn (Ban biên tập soạn)
Danh mục giấy tờ cần chuẩn bị, lưu ý hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và trường hợp từng ly hôn ở nước ngoài.
Hình 2. Bảng kiểm hồ sơ ghi chú kết hôn (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | BẢNG KIỂM HỒ SƠ GHI CHÚ KẾT HÔN: tờ khai; bản sao giấy chứng nhận kết hôn nước ngoài (hợp pháp hóa, dịch); giấy tờ tùy thân hai bên; trích lục ghi chú ly hôn (nếu có); văn bản ủy quyền (nếu nộp thay). |
2.3. Tờ khai ghi chú kết hôn
Mẫu dùng để đề nghị ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn của công dân Việt Nam đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài. Các file tải về trình bày theo Thông tư 04/2020/TT-BTP; khi khai, áp dụng hướng dẫn ghi số định danh cá nhân của Thông tư 04/2024/TT-BTP như mẫu 2.1.
Hình 3. Tờ khai ghi chú kết hôn
⬇ Tải mẫu: Tờ khai ghi chú kết hôn (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai ghi chú kết hôn (Mẫu 2)
3. Cách viết tờ khai ghi chú kết hôn
Hình 4. Tờ khai ghi chú kết hôn: cách ghi
| Mục | Cách ghi |
| Kính gửi (1) | Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người yêu cầu |
| Người yêu cầu | Vợ hoặc chồng là công dân Việt Nam; ghi họ tên, giấy tờ tùy thân |
| Nơi cư trú, dân tộc, quốc tịch (2) | Chỉ ghi khi chưa có/không cung cấp số định danh cá nhân; người nước ngoài ghi quốc tịch |
| Giấy tờ tùy thân (3) | Công dân Việt Nam ghi số định danh/thẻ căn cước; người nước ngoài ghi số hộ chiếu, nước cấp, ngày cấp |
| Đã đăng ký kết hôn tại (4) | Tên cơ quan, quốc gia đã đăng ký; tên loại giấy chứng nhận kết hôn, số và ngày cấp (ví dụ: Cộng hòa Pháp, Giấy chứng nhận kết hôn số 0A3456 cấp ngày 08/3/2016) |
| Tình trạng trước kết hôn (5) | "Chưa từng kết hôn" hoặc ghi rõ căn cứ chấm dứt hôn nhân trước (bản án, quyết định ly hôn: hình thức, ngày hiệu lực, cơ quan cấp) |
| Đề nghị cấp bản sao (6) | Đánh dấu X và ghi số lượng bản sao trích lục |
4. Hồ sơ, nơi nộp, thời hạn năm 2026
| Nội dung | Quy định |
| Người nộp | Một trong hai bên kết hôn hoặc người được ủy quyền |
| Hồ sơ | Tờ khai; bản sao giấy chứng nhận kết hôn do nước ngoài cấp (hợp pháp hóa lãnh sự, dịch tiếng Việt); xuất trình giấy tờ tùy thân; trích lục ghi chú ly hôn (nếu có) |
| Nơi nộp | Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của công dân Việt Nam; trực tiếp, bưu chính hoặc trực tuyến |
| Thời hạn | 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; kéo dài khi phải xác minh |
| Kết quả | Trích lục ghi chú kết hôn; thông tin được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử |
5. Ví dụ tờ khai đã điền
Hình 5. Ví dụ tờ khai ghi chú kết hôn đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Chị Đinh Thị Thanh Hằng kết hôn với anh Kim Min-jun (quốc tịch Hàn Quốc) tại Seoul ngày 10/5/2026. Về nước, chị nộp tờ khai ghi chú kết hôn tại Ủy ban nhân dân phường Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng, kèm bản sao giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân đã hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt.
Kết luận
Tờ khai ghi chú kết hôn dùng để đưa việc kết hôn đăng ký ở nước ngoài vào Sổ hộ tịch Việt Nam; từ 01/7/2025 nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã, giải quyết trong 05 ngày làm việc. Tải mẫu tại Mục 2. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật thay đổi khi Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực từ 01/3/2027.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 20/10/2026. Đối chiếu văn bản gốc Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Nghị định 120/2025/NĐ-CP và Thông tư 04/2024/TT-BTP khi thực hiện. |