1. Hồ sơ ghi chú kết hôn gồm những gì
| Giấy tờ | Ghi chú |
| Tờ khai ghi chú kết hôn | Một trong hai bên kết hôn ký |
| Bản sao giấy tờ chứng nhận việc kết hôn do nước ngoài cấp | Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt |
| Giấy tờ tùy thân của hai bên | Xuất trình khi nộp trực tiếp; nộp bản sao nếu gửi qua bưu chính |
| Trích lục ghi chú ly hôn, hủy kết hôn | Nếu đã ly hôn, hủy kết hôn ở nước ngoài; nhiều lần thì ghi chú lần gần nhất |
| Văn bản ủy quyền | Nếu nhờ người khác nộp thay |
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Điều 35 Nghị định 123/2015/NĐ-CP: hồ sơ gồm tờ khai theo mẫu, bản sao giấy tờ chứng nhận việc kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp; trường hợp gửi hồ sơ qua bưu chính thì phải nộp bản sao giấy tờ tùy thân của hai bên. | Công dân Việt Nam đã ly hôn, hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài phải nộp trích lục về việc đã ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy kết hôn; đã nhiều lần ly hôn thì chỉ làm thủ tục ghi chú ly hôn gần nhất. | Nghị định 120/2025/NĐ-CP: từ 01/7/2025, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn đã giải quyết ở nước ngoài; thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. |
2. Tải mẫu tờ khai ghi chú kết hôn
Mục 2.1, 2.2 là mẫu do Ban biên tập soạn. Mục 2.3 là mẫu tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Tờ khai ghi chú kết hôn – bản điền cho trường hợp kết hôn ở nước ngoài (Ban biên tập soạn)
Bố cục bảng hai bên, hướng dẫn ghi tên cơ quan nước ngoài, loại giấy chứng nhận kết hôn và căn cứ chấm dứt hôn nhân trước.
Hình 1. Tờ khai ghi chú kết hôn – bản điền (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | TỜ KHAI GHI CHÚ KẾT HÔN. Kính gửi: (1) … Người yêu cầu; bảng Bên nữ – Bên nam; đã đăng ký kết hôn tại (4): cơ quan, quốc gia, tên giấy chứng nhận, số, ngày cấp; tình trạng hôn nhân trước (5); cam đoan; đề nghị cấp bản sao (6); ký. |
2.2. Giấy ủy quyền nộp hồ sơ ghi chú kết hôn (Ban biên tập soạn)
Dùng khi vợ, chồng đang ở nước ngoài, nhờ người thân nộp hồ sơ và nhận trích lục ghi chú kết hôn tại Việt Nam.
Hình 2. Giấy ủy quyền nộp hồ sơ ghi chú kết hôn (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | GIẤY ỦY QUYỀN (V/v: Nộp hồ sơ, nhận kết quả ghi chú kết hôn): bên ủy quyền, bên được ủy quyền, quan hệ; nội dung ủy quyền; thời hạn; không ủy quyền lại; hai bên ký. Ghi chú về chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự. |
2.3. Mẫu tờ khai ghi chú kết hôn
Mẫu một trong hai bên khai để đề nghị ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn đã đăng ký ở nước ngoài. File tải về trình bày theo Thông tư 04/2020/TT-BTP; khi khai, ghi số định danh cá nhân và chỉ khai dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú khi không cung cấp số định danh theo Thông tư 04/2024/TT-BTP.
Hình 3. Mẫu tờ khai ghi chú kết hôn
⬇ Tải mẫu: Tờ khai ghi chú kết hôn (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai ghi chú kết hôn (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai ghi chú kết hôn (Mẫu 3)
3. Các mục cần khai trong tờ khai
Hình 4. Tờ khai ghi chú kết hôn: các mục cần khai
| Mục | Lưu ý khi khai |
| Kính gửi | Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu nơi cư trú của công dân Việt Nam |
| Người yêu cầu | Vợ hoặc chồng; nếu người được ủy quyền nộp thì vẫn ghi thông tin vợ hoặc chồng là người yêu cầu |
| Thông tin người nước ngoài | Ghi họ tên theo hộ chiếu (chữ in hoa, không dấu), quốc tịch, số hộ chiếu |
| Đã đăng ký kết hôn tại | Ghi đúng tên cơ quan nước ngoài, quốc gia, tên loại giấy chứng nhận (theo bản dịch), số và ngày cấp |
| Tình trạng trước khi kết hôn | "Chưa từng kết hôn" hoặc ghi bản án, quyết định ly hôn: số, ngày hiệu lực, cơ quan ban hành |
4. Giấy tờ nước ngoài: hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật
Giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại hoặc tại Bộ Ngoại giao, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại. Sau đó, giấy tờ được dịch sang tiếng Việt và chứng thực chữ ký người dịch.
| Mẹo chuẩn bị hồ sơ | – Xin thêm bản sao giấy chứng nhận kết hôn ngay khi đăng ký ở nước ngoài để làm hợp pháp hóa, tránh phải gửi bản gốc. | – Kiểm tra họ tên, ngày sinh trên bản dịch trùng khớp với thẻ căn cước, hộ chiếu; sai lệch sẽ phải bổ sung, kéo dài thời gian. | – Nếu từng ly hôn ở nước ngoài, làm ghi chú ly hôn trước rồi mới ghi chú kết hôn. |
5. Ví dụ tờ khai đã điền
Hình 5. Ví dụ tờ khai ghi chú kết hôn tại Nhật Bản đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Anh Hoàng Văn Long và chị Vi Thị Hạnh, đều là công dân Việt Nam, đăng ký kết hôn tại Tòa thị chính thành phố Osaka (Nhật Bản) ngày 12/02/2026. Anh Long từng ly hôn tại Tòa án Việt Nam năm 2021 nên chỉ cần ghi bản án ly hôn vào mục (5). Hồ sơ nộp tại Ủy ban nhân dân xã Yên Thế, tỉnh Bắc Ninh.
Kết luận
Mẫu tờ khai ghi chú kết hôn đơn giản, phần cần chuẩn bị kỹ là giấy chứng nhận kết hôn nước ngoài đã hợp pháp hóa, bản dịch và trích lục ghi chú ly hôn (nếu có). Tải mẫu tại Mục 2 và nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật thay đổi khi Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực từ 01/3/2027.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 20/10/2026. Đối chiếu văn bản gốc Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Nghị định 120/2025/NĐ-CP, quy định về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực khi chuẩn bị hồ sơ. |