1. Ghi chú thay đổi hộ tịch là gì
Ghi chú (ghi vào Sổ hộ tịch) là việc cơ quan đăng ký hộ tịch Việt Nam ghi nhận một sự kiện hộ tịch của công dân Việt Nam đã được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài giải quyết. Thủ tục chung áp dụng cho khai sinh, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, xác định cha, mẹ, con, nuôi con nuôi, khai tử và thay đổi hộ tịch; mỗi việc có tờ khai tương ứng.
| Tiêu chí | Ghi chú thay đổi hộ tịch | Đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch |
| Ai đã giải quyết | Cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài | Chưa ai giải quyết – đề nghị UBND cấp xã giải quyết |
| Giấy tờ chính | Quyết định, bản án, giấy tờ nước ngoài đã hợp pháp hóa lãnh sự, kèm bản dịch | Giấy tờ chứng minh căn cứ thay đổi, cải chính |
| Tờ khai | Tờ khai ghi chú thay đổi hộ tịch | Tờ khai số 17 (thay đổi, cải chính, bổ sung, xác định lại dân tộc) |
| Kết quả | Trích lục ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác | Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch |
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Luật Hộ tịch 2014: Điều 3 (nội dung đăng ký hộ tịch, ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch giải quyết ở nước ngoài), Điều 48. | Nghị định 123/2015/NĐ-CP: quy định ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. | Thông tư 04/2020/TT-BTP, sửa đổi bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP: biểu mẫu hộ tịch. | Thủ tục "Ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch khác của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài" trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. |
2. Tải tờ khai ghi chú thay đổi hộ tịch
2.1. Tờ khai ghi chú thay đổi hộ tịch
Mẫu đang được cổng dịch vụ công cấp tỉnh đăng tải cho thủ tục ghi chú; gồm thông tin người yêu cầu, người được ghi chú, nội dung ghi vào sổ và giấy tờ của nước ngoài làm căn cứ.
Hình 1. Tờ khai ghi chú thay đổi hộ tịch
⬇ Tải mẫu: Tờ khai ghi chú thay đổi hộ tịch (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai ghi chú thay đổi hộ tịch (Mẫu 2)
2.2. Tờ khai ghi chú các việc hộ tịch khác
Nếu việc đã giải quyết ở nước ngoài là khai sinh, khai tử, nuôi con nuôi, giám hộ hoặc nhận cha, mẹ, con thì dùng tờ khai tương ứng:
⬇ Tải mẫu: Tờ khai ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh
⬇ Tải mẫu: Tờ khai ghi chú khai tử
⬇ Tải mẫu: Tờ khai ghi chú nuôi con nuôi
⬇ Tải mẫu: Tờ khai ghi chú giám hộ, nhận cha, mẹ, con
2.3. Tờ khai ghi chú thay đổi hộ tịch trình bày lại (Ban biên tập soạn)
Bổ sung dòng ngày sinh người yêu cầu, số định danh cá nhân và chú thích ngắn – phù hợp cách ghi giấy tờ hộ tịch hiện nay.
Hình 2. Tờ khai ghi chú thay đổi hộ tịch – bản trình bày lại (Ban biên tập soạn)
2.4. Bảng kiểm hồ sơ ghi chú (Ban biên tập soạn)
Hình 3. Bảng kiểm hồ sơ ghi chú việc hộ tịch đã giải quyết ở nước ngoài (Ban biên tập soạn)
3. Cách ghi tờ khai
Hình 4. Tờ khai ghi chú thay đổi hộ tịch: các mục cần ghi
| Mục | Cách ghi |
| Kính gửi (1) | UBND cấp xã có thẩm quyền (nơi cư trú của người yêu cầu, hoặc nơi đã đăng ký khai sinh trước đây) |
| Người yêu cầu | Họ, chữ đệm, tên, ngày sinh; số định danh cá nhân (giấy tờ tùy thân, nơi cư trú nếu không có số định danh) |
| Đề nghị ghi vào sổ hộ tịch việc (3) | Ghi rõ: thay đổi họ / thay đổi chữ đệm, tên / xác định lại giới tính… |
| Người được ghi chú | Họ, chữ đệm, tên, ngày sinh, dân tộc, quốc tịch, số định danh cá nhân |
| Nội dung ghi vào Sổ hộ tịch (4) | Nội dung thay đổi theo giấy tờ của nước ngoài: "từ … thành …" |
| Theo (5), số, do (6), cấp ngày | Tên giấy tờ (quyết định, bản án…), số, cơ quan và quốc gia đã giải quyết, ngày cấp |
| Tài liệu gửi kèm | Bản sao giấy tờ nước ngoài đã hợp pháp hóa lãnh sự, bản dịch, giấy tờ hộ tịch Việt Nam liên quan |
| Ký | Người yêu cầu ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên; ghi nơi, ngày làm tờ khai |
4. Hồ sơ, nơi nộp, thời hạn, lệ phí
| Nội dung | Quy định |
| Hồ sơ | Tờ khai (hoặc mẫu hộ tịch điện tử tương tác khi nộp trực tuyến); bản sao giấy tờ chứng minh việc hộ tịch đã được giải quyết ở nước ngoài; văn bản ủy quyền (nếu có) |
| Giấy tờ nước ngoài | Hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế); dịch ra tiếng Việt, công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch |
| Nơi nộp | Trung tâm Phục vụ hành chính công/UBND cấp xã có thẩm quyền; trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia |
| Thời hạn | Ngay trong ngày; nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả trong ngày làm việc tiếp theo; cần xác minh không quá 03 ngày làm việc |
| Lệ phí | Theo mức HĐND cấp tỉnh quy định; miễn cho gia đình có công, hộ nghèo, người khuyết tật; bản sao trích lục theo phí quy định |
| Kết quả | Trích lục ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác |
| ⚠ Lưu ý | Trước 01/7/2025 thủ tục này do UBND cấp huyện giải quyết; hiện do UBND cấp xã thực hiện. Nếu thông tin cần sửa chưa được nước ngoài giải quyết (chỉ là ghi sai trên giấy tờ Việt Nam) thì phải làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, không dùng tờ khai ghi chú. |
5. Ví dụ đã điền
Hình 5. Ví dụ tờ khai ghi chú thay đổi hộ tịch đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: con đã đăng ký khai sinh tại Hải Phòng, sau đó sống cùng mẹ tại Nhật Bản; Tòa án Gia đình Tokyo cho phép đổi họ của con theo họ của cha dượng. Mẹ nộp tờ khai ghi chú tại UBND phường kèm quyết định đã hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch.
Kết luận
Tờ khai ghi chú thay đổi hộ tịch dùng để ghi vào Sổ hộ tịch Việt Nam việc thay đổi hộ tịch đã được nước ngoài giải quyết; hồ sơ cần giấy tờ nước ngoài đã hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch, nộp tại UBND cấp xã. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu hộ tịch.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 25/10/2026. Ví dụ dữ liệu giả định, số căn cước đã che bớt. |