1. Căn cứ pháp lý năm 2026
Tờ khai Mẫu số 02 gắn với hai quy định của Luật Cư trú 2020: điều kiện đăng ký thường trú tại chỗ ở thuê, mượn, ở nhờ (khoản 3 Điều 20) và hồ sơ tương ứng (khoản 3 Điều 21). Mẫu được ban hành lần đầu kèm Nghị định 154/2024/NĐ-CP; Nghị định 58/2026/NĐ-CP (ký ngày 13/02/2026, hiệu lực từ 15/3/2026) thay bằng Mẫu số 02 tại Phụ lục IV.
| ⚖ Luật Cư trú 2020 – khoản 3 Điều 20 | “3. Trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này, công dân được đăng ký thường trú tại chỗ ở hợp pháp do thuê, mượn, ở nhờ khi đáp ứng các điều kiện sau đây: | a) Được chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp đồng ý cho đăng ký thường trú tại địa điểm thuê, mượn, ở nhờ và được chủ hộ đồng ý nếu đăng ký thường trú vào cùng hộ gia đình đó; | b) Bảo đảm điều kiện về diện tích nhà ở tối thiểu do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định nhưng không thấp hơn 08 m2 sàn/người.” |
| ⚖ Luật Cư trú 2020 – khoản 3 Điều 21 | “3. Hồ sơ đăng ký thường trú đối với người quy định tại khoản 3 Điều 20 của Luật này bao gồm: | a) Tờ khai thay đổi thông tin cư trú, trong đó ghi rõ ý kiến đồng ý cho đăng ký thường trú của chủ hộ, chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp được cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ hoặc người được ủy quyền, trừ trường hợp đã có ý kiến đồng ý bằng văn bản; | b) Hợp đồng cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ hoặc văn bản về việc cho mượn, cho ở nhờ chỗ ở hợp pháp đã được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật; | c) Giấy tờ, tài liệu chứng minh đủ diện tích nhà ở để đăng ký thường trú theo quy định.” |
| ⚖ Nghị định 154/2024/NĐ-CP – điểm i khoản 2 Điều 5 | “i) Xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về nhà ở, đất ở sử dụng ổn định, không có tranh chấp và không thuộc địa điểm không được đăng ký thường trú mới theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Nghị định này;” |
| ⚖ Tờ khai Mẫu số 02 Phụ lục IV Nghị định 58/2026/NĐ-CP – chú thích | “(1) Ủy ban nhân dân cấp trên của nơi công dân gửi đề nghị xác nhận. | (2) Ủy ban nhân dân cấp xã. | (3) Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm xác nhận đầy đủ nội dung: chỗ ở đang sử dụng ổn định, không có tranh chấp và không thuộc địa điểm không được đăng ký thường trú mới quy định tại Điều 23 Luật Cư trú.” |
Khi nộp hồ sơ trực tuyến, công dân kê khai vào biểu mẫu điện tử; thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được tự động điền và người kê khai không phải ký (ghi chú cuối Tờ khai).
Hình 1. Tờ khai Mẫu 02: khi nào cần và tính diện tích thế nào?
2. Tải Tờ khai Mẫu số 02 và văn bản đồng ý cho đăng ký thường trú
Bốn file Word dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập, đều là Mẫu số 02 Phụ lục IV Nghị định 58/2026/NĐ-CP. Mẫu 2.2 do Ban biên tập soạn cho chủ nhà cho thuê.
2.1. Tờ khai xác nhận tình trạng chỗ ở hợp pháp, diện tích nhà ở tối thiểu – Mẫu số 02 Phụ lục IV Nghị định 58/2026/NĐ-CP
Mẫu do Chính phủ ban hành, dùng từ 15/3/2026. Ba phần: thông tin người đề nghị; thông tin chỗ ở (diện tích thửa, xây dựng, sàn, số người đang thường trú, sàn còn lại); nội dung đề nghị UBND cấp xã xác nhận (tình trạng chỗ ở và diện tích cho thuê, mượn, ở nhờ). Bốn file dưới đây cùng nội dung.
Hình 2. Tờ khai xác nhận tình trạng chỗ ở hợp pháp, diện tích nhà ở tối thiểu – Mẫu số 02 Phụ lục IV Nghị định 58/2026/NĐ-CP
⬇ Tải mẫu: Tờ khai Mẫu số 02 Phụ lục IV (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai Mẫu số 02 Phụ lục IV (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai Mẫu số 02 Phụ lục IV (Mẫu 3)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai Mẫu số 02 Phụ lục IV (Mẫu 4)
2.2. Văn bản đồng ý cho đăng ký thường trú tại chỗ ở cho thuê (Ban biên tập soạn)
Điểm a khoản 3 Điều 21 Luật Cư trú cho phép chủ sở hữu thể hiện ý kiến đồng ý ngay trên Tờ khai thay đổi thông tin cư trú hoặc bằng văn bản riêng. Văn bản dưới đây dùng khi chủ nhà không đi cùng người thuê đến cơ quan đăng ký cư trú; kèm Tờ khai Mẫu 02 đã xác nhận nếu chủ nhà không có giấy tờ chỗ ở. Sao chép nội dung vào Word để dùng.
Hình 3. Văn bản đồng ý cho đăng ký thường trú tại chỗ ở cho thuê (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | Quốc hiệu, tiêu ngữ; địa danh, ngày tháng năm. VĂN BẢN ĐỒNG Ý cho đăng ký thường trú tại chỗ ở hợp pháp cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ. Kính gửi: Công an xã/phường/đặc khu … | 1. Chủ sở hữu chỗ ở hợp pháp: Họ và tên …; Số định danh cá nhân …; Giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp … (hoặc Tờ khai Mẫu số 02 đã được UBND cấp xã xác nhận ngày …). | 2. Chỗ ở cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ: Địa chỉ …; Hợp đồng/văn bản số … ký ngày …, đã công chứng/chứng thực tại …; Diện tích sàn cho thuê, mượn, ở nhờ … m²; số người được đăng ký thường trú … người. | 3. Người được đồng ý đăng ký thường trú: bảng STT – Họ, chữ đệm và tên – Số định danh cá nhân – Quan hệ với người thuê chính. | 4. Thời hạn đồng ý: □ theo thời hạn hợp đồng thuê □ đến ngày … □ không xác định thời hạn. Cam kết đồng ý theo khoản 3 Điều 21 Luật Cư trú; CHỦ SỞ HỮU CHỖ Ở HỢP PHÁP (ký, ghi rõ họ tên). |
3. Cách ghi Tờ khai và những chỗ đã thay đổi
Hình 4. Tờ khai Mẫu 02 năm 2026 – các mục cần ghi
| Mục trong Tờ khai | Ghi thế nào | Ai cung cấp số liệu |
| (1), (2) góc trái; Kính gửi | (1) UBND tỉnh, thành phố; (2) UBND xã, phường, đặc khu nơi có chỗ ở | Người đề nghị |
| Diện tích thửa, xây dựng, sàn | Theo Giấy chứng nhận, hồ sơ xây dựng; chưa có giấy tờ thì ghi theo hiện trạng | Chủ nhà |
| Tổng số người đang đăng ký thường trú | Số người đang thường trú tại chỗ ở đó | Chủ hộ, chủ nhà |
| Diện tích sàn còn lại | Tổng sàn − số người đang thường trú × mức tối thiểu của tỉnh | Chủ nhà tự tính |
| III.1 Tình trạng chỗ ở | Nguồn gốc, thời gian sử dụng; ổn định, không tranh chấp, không thuộc địa điểm không được đăng ký thường trú mới | Người đề nghị |
| III.2 Diện tích cho thuê, mượn, ở nhờ | Số người thuê; diện tích sàn thuê; số, ngày hợp đồng | Chủ nhà |
| Phần xác nhận | Để trống | UBND cấp xã ghi, ký, đóng dấu |
Hình 5. Tờ khai theo Nghị định 154/2024 – những chỗ đã thay đổi
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Dùng file Tờ khai kèm Nghị định 154/2024/NĐ-CP: chú thích ghi “Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi không có đơn vị hành chính cấp xã” – từ 15/3/2026 dùng Mẫu số 02 Phụ lục IV, chỉ còn UBND cấp xã. | – Ghi “Kính gửi: UBND huyện/quận …”: không còn cấp huyện; (1) là UBND tỉnh, thành phố, (2) là UBND xã, phường, đặc khu. | – Ghi diện tích sàn bằng diện tích thửa đất: diện tích sàn là tổng diện tích các tầng sử dụng để ở, không phải diện tích đất. | – Tự lấy 08 m²/người để tính khi tỉnh quy định mức cao hơn: kiểm tra nghị quyết của HĐND cấp tỉnh trước khi ghi diện tích sàn còn lại. | – Đề nghị số người thuê vượt diện tích: số người tối đa = diện tích sàn cho thuê ÷ mức tối thiểu; vượt thì UBND không xác nhận được. | – Hợp đồng thuê để đăng ký thường trú chưa công chứng, chứng thực: điểm b khoản 3 Điều 21 Luật Cư trú yêu cầu công chứng hoặc chứng thực (khác đăng ký tạm trú). |
4. Ví dụ: chủ nhà chưa có Giấy chứng nhận cho thuê
Hình 6. Ví dụ Tờ khai Mẫu 02: chủ nhà chưa có GCN cho thuê (dữ liệu giả định)
Trong ví dụ: bà Lê Thị Thu có nhà tự xây năm 2005 trên đất ở của gia đình, chưa được cấp Giấy chứng nhận, 90 m² sàn, 03 người đang thường trú. Bà cho 02 người thuê phòng 30 m² và đồng ý cho họ đăng ký thường trú. Vì không có giấy tờ về nhà và hợp đồng không đủ chứng minh diện tích, bà ghi cả hai phần đề nghị: III.1 xác nhận chỗ ở ổn định, không tranh chấp; III.2 xác nhận diện tích cho thuê. Với mức tối thiểu giả định 08 m²/người, sàn còn lại 66 m², phòng 30 m² đủ cho tối đa 03 người.
| Lưu ý khi cho thuê nhà để người thuê đăng ký thường trú | – Ghi trong hợp đồng thuê: diện tích sàn cho thuê, số người ở, việc chủ nhà đồng ý cho đăng ký thường trú và thời hạn đồng ý. | – Hợp đồng để đăng ký thường trú phải công chứng hoặc chứng thực; hợp đồng chỉ để đăng ký tạm trú thì không bắt buộc. | – Khi hết hợp đồng, người thuê phải làm thủ tục thay đổi nơi thường trú; chủ nhà nên thỏa thuận điều khoản này để tránh vướng khi bán, cho thuê lại. | – Giữ bản Tờ khai đã được UBND xác nhận; khi cho người thuê mới, tính lại diện tích sàn còn lại. |
Kết luận
Tờ khai xác nhận tình trạng chỗ ở hợp pháp, diện tích nhà ở tối thiểu năm 2026 dùng Mẫu số 02 Phụ lục IV Nghị định 58/2026/NĐ-CP, gửi UBND cấp xã. Ghi đúng diện tích sàn, số người đang thường trú, tính diện tích còn lại theo mức tối thiểu của tỉnh (không dưới 08 m²/người) và kèm thông tin hợp đồng thuê. Chủ nhà cho thuê nên chuẩn bị sẵn văn bản đồng ý cho đăng ký thường trú. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 09/10/2026. Mức diện tích tối thiểu áp dụng theo nghị quyết của HĐND cấp tỉnh nơi có chỗ ở. |