1. Căn cứ pháp lý của tờ khai năm 2026
Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thực hiện theo Luật Hộ tịch 2014, Nghị định 123/2015/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung, gần nhất bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Nghị định 18/2026/NĐ-CP) và Thông tư 04/2020/TT-BTP (sửa đổi bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP). Mẫu tờ khai do Bộ Tư pháp ban hành, người dân tự in hoặc khai trực tuyến.
| ⚖ Thông tư 04/2024/TT-BTP – trích khoản 1, khoản 2 Điều 2 (sửa đổi Thông tư 04/2020/TT-BTP) | “1. … a) Sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 3 như sau: | “2. Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp. Người tiếp nhận hồ sơ thực hiện khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo quy định pháp luật nếu người yêu cầu đăng ký hộ tịch đã cung cấp họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước/chứng minh nhân dân. Trường hợp các thông tin cần khai thác không có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì đề nghị người yêu cầu kê khai đầy đủ.” … | 2. Thay thế Danh mục Tờ khai đăng ký hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch, người dân tự in, sử dụng (Phụ lục 5) bằng Danh mục Tờ khai đăng ký hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp, cơ quan đăng ký hộ tịch, người dân tự in, sử dụng (Phụ lục 5) ban hành kèm theo Thông tư này.” |
| ⚖ Thông tư 04/2024/TT-BTP – khoản 1 Điều 4 (hiệu lực) | “1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 06 tháng 6 năm 2024.” |
| ⚖ Nghị định 123/2015/NĐ-CP – trích Điều 23 (giá trị sử dụng của Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân) | “1. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng kể từ ngày cấp. | … | 3. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không có giá trị khi sử dụng vào mục đích khác với mục đích ghi trong Giấy xác nhận.” |
Từ 15/01/2026, Nghị định 18/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2015/NĐ-CP theo hướng người yêu cầu không bắt buộc xuất trình, nộp bản giấy giấy tờ tùy thân khi thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; quy định này áp dụng cả khi xác nhận tình trạng hôn nhân. Thẩm quyền cấp giấy là Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú, nếu không có nơi thường trú thì nơi đăng ký tạm trú (Điều 21 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).
Hình 1. Xin Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: 4 bước
2. Tải mẫu tờ khai xác nhận tình trạng hôn nhân
Các file Word dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập; mỗi mẫu một ảnh minh họa. Tờ khai là mẫu do Bộ Tư pháp ban hành – không tự thêm, bớt mục.
2.1. Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo Thông tư 04/2024/TT-BTP
Mẫu hiện hành thuộc Danh mục Tờ khai đăng ký hộ tịch (Phụ lục 5) ban hành kèm Thông tư 04/2024/TT-BTP: thêm ngày sinh người yêu cầu, chú thích mới cho phép không ghi nơi cư trú, giới tính, dân tộc, quốc tịch, tình trạng hôn nhân khi đã cung cấp số định danh cá nhân. Bản .doc có đầy đủ chú thích (1)–(5); bản .docx chỉ có phần khai.
Hình 2. Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo Thông tư 04/2024/TT-BTP
⬇ Tải mẫu: Tờ khai GXN tình trạng hôn nhân (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai GXN tình trạng hôn nhân (Mẫu 2)
2.2. Mẫu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (kết quả do UBND cấp)
Giấy tờ hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp xã (hoặc cơ quan đại diện ở nước ngoài) cấp sau khi xác minh: số văn bản, thông tin người được xác nhận, tình trạng hôn nhân, mục đích sử dụng, thời hạn giá trị. Tải để đối chiếu thông tin sẽ được ghi trên giấy – người dân không tự điền mẫu này.
Hình 3. Mẫu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (kết quả do UBND cấp)
⬇ Tải mẫu: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Mẫu 3)
3. Hướng dẫn cách ghi chi tiết và lỗi cần tránh
Hình 4. Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân – cách ghi
Hình 5. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân – kết quả UBND cấp
| Mục (chú thích) | Cách ghi theo mẫu Thông tư 04/2024 |
| Kính gửi (1) | Tên cơ quan cấp giấy: Ủy ban nhân dân xã/phường/đặc khu nơi thường trú (hoặc tạm trú); người ở nước ngoài ghi cơ quan đại diện Việt Nam |
| Người yêu cầu | Họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giấy tờ tùy thân; quan hệ với người được cấp (“bản thân” nếu tự xin) |
| Nơi cư trú (2) | Chỉ ghi khi chưa có/không cung cấp số định danh; ghi theo nơi thường trú, không có thì tạm trú, không có cả hai thì nơi ở hiện tại |
| Giấy tờ tùy thân (3) | Số định danh cá nhân/căn cước công dân/thẻ căn cước, cơ quan cấp, ngày cấp; không có thì ghi hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế |
| Giới tính, dân tộc, quốc tịch (2) | Chỉ ghi khi không cung cấp số định danh cá nhân |
| Tình trạng hôn nhân (4) | Chỉ ghi khi không cung cấp số định danh: chưa đăng ký kết hôn với ai; đang có vợ/chồng (số giấy chứng nhận kết hôn); đã ly hôn (số bản án/quyết định); vợ/chồng đã chết (giấy chứng tử)… |
| Mục đích sử dụng (5) | Ghi rõ; nếu để kết hôn phải ghi kết hôn với ai (họ tên, ngày sinh, quốc tịch, giấy tờ tùy thân, nơi cư trú) và nơi dự định đăng ký kết hôn |
| Làm tại, ký | Địa điểm, ngày khai; ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên |
| Lỗi trong mẫu và điểm không được nhầm | – Nhiều file đang lưu hành vẫn là tờ khai theo danh mục Thông tư 04/2020/TT-BTP: không có dòng ngày sinh người yêu cầu, chú thích (3) lấy ví dụ “Chứng minh nhân dân số …” – danh mục này đã được thay thế bởi Phụ lục 5 Thông tư 04/2024/TT-BTP. | – Có file in mẫu “Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân” theo Quyết định 04/2007/QĐ-BTP (mã TPE-07-17) – không còn sử dụng. | – Mẫu 2 (.docx) không kèm chú thích: đối chiếu chú thích (1)–(5) ở Mẫu 1 khi khai. | – Ghi mục đích chung chung (“bổ sung hồ sơ”, “công việc cá nhân”): giấy chỉ có giá trị cho mục đích ghi trong giấy; dùng để kết hôn phải ghi rõ người dự định kết hôn và nơi đăng ký. | – Mẫu 3 (Giấy xác nhận) ghi “tên cơ quan cấp … ghi đủ các cấp hành chính”: từ 01/7/2025 ghi theo tỉnh và xã, phường, đặc khu sau sắp xếp. | – Từng thường trú nhiều nơi: người yêu cầu có trách nhiệm chứng minh tình trạng hôn nhân thời gian trước; nếu không chứng minh được, UBND đề nghị nơi cư trú trước xác minh – thời gian giải quyết kéo dài hơn. | – Xin lại giấy để dùng cho mục đích khác hoặc vì hết hạn: phải nộp lại giấy đã cấp trước đó. |
4. Ví dụ tờ khai đã điền
Hình 6. Ví dụ tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã điền (dữ liệu giả định)
Trong ví dụ: người yêu cầu tự xin cho bản thân, đã khai số thẻ căn cước nên không phải ghi nơi cư trú, giới tính, dân tộc, quốc tịch và tình trạng hôn nhân – cơ quan đăng ký hộ tịch tự khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Mục đích ghi cụ thể để làm thủ tục nhận chuyển nhượng căn hộ, vì vậy giấy được cấp không dùng được để đăng ký kết hôn.
| Lưu ý khi nộp hồ sơ | – Đã ly hôn hoặc vợ/chồng đã chết: chuẩn bị giấy tờ chứng minh (bản án, quyết định ly hôn; giấy chứng tử) nếu thông tin chưa có trong Cơ sở dữ liệu. | – Ủy quyền xin cấp giấy được thực hiện theo quy định về hộ tịch; người được ủy quyền mang theo văn bản ủy quyền hợp lệ. | – Lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định; kiểm tra mức thu tại nơi nộp. | – Giấy hết giá trị sau 06 tháng hoặc khi tình trạng hôn nhân thay đổi – xin giấy sát thời điểm cần dùng. |
Kết luận
Năm 2026, tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân dùng mẫu Phụ lục 5 Thông tư 04/2024/TT-BTP: khai số định danh cá nhân, ghi rõ mục đích sử dụng, các mục có chú thích (2), (4) chỉ ghi khi không cung cấp số định danh. Giấy được cấp có giá trị 06 tháng và chỉ dùng đúng mục đích. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các mẫu mới nhất.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 08/10/2026. Đối chiếu hướng dẫn của cơ quan đăng ký hộ tịch nơi nộp và Cổng dịch vụ công quốc gia trước khi thực hiện. |