1. Mất giấy khai sinh: chọn đúng thủ tục
Luật Hộ tịch 2014 không còn thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh. Người mất, hỏng Giấy khai sinh liên hệ nơi đã đăng ký khai sinh để biết sổ hộ tịch còn lưu hay không, rồi chọn một trong hai thủ tục dưới đây.
| Tiêu chí | Cấp bản sao trích lục khai sinh | Đăng ký lại khai sinh |
| Điều kiện | Sổ hộ tịch hoặc dữ liệu hộ tịch điện tử còn lưu | Sổ hộ tịch và bản chính Giấy khai sinh đều đã mất |
| Tờ khai | Tờ khai cấp bản sao Trích lục hộ tịch | Tờ khai đăng ký lại khai sinh + giấy cam đoan |
| Thời hạn | Ngay trong ngày (nộp sau 15 giờ thì ngày làm việc tiếp theo) | 05 ngày làm việc; cần xác minh không quá 25 ngày |
| Lệ phí | 8.000 đồng/bản sao | Theo mức HĐND cấp tỉnh (nhiều nơi miễn khi nộp trực tuyến) |
| Kết quả | Bản sao Giấy khai sinh (trích lục) | Giấy khai sinh bản chính mới, ghi "đăng ký lại" |
Hình 1. Phiếu chọn thủ tục khi mất, hỏng Giấy khai sinh (Ban biên tập soạn)
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Luật Hộ tịch 2014: Điều 63, 64 (cấp bản sao trích lục hộ tịch). | Nghị định 123/2015/NĐ-CP: Điều 24 – 26 (đăng ký lại khai sinh). | Thông tư 04/2020/TT-BTP, sửa đổi bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP (hiệu lực 06/6/2024): tờ khai số 14 (đăng ký lại khai sinh), số 18 (cấp bản sao Trích lục hộ tịch), số 20 (bản cam đoan). | Thông tư 281/2016/TT-BTC: phí cấp bản sao trích lục 8.000 đồng/bản. |
2. Tải tờ khai xin cấp lại giấy khai sinh
2.1. Tờ khai đăng ký lại khai sinh (khi sổ hộ tịch đã mất)
Mẫu hiện hành: có ngày sinh người yêu cầu, giấy tờ tùy thân của cha, mẹ, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây và chú thích ghi theo số định danh cá nhân.
Hình 2. Tờ khai đăng ký lại khai sinh (Thông tư 04/2024/TT-BTP)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai xin cấp lại giấy khai sinh (đăng ký lại)
2.2. Tờ khai cấp bản sao trích lục khai sinh (khi sổ hộ tịch còn lưu)
Ghi loại việc hộ tịch là "khai sinh"; không nhớ số, quyển số thì khai mục Thông tin khác (tên cha, mẹ) để cơ quan tra cứu.
Hình 3. Tờ khai cấp bản sao Trích lục hộ tịch (Thông tư 04/2024/TT-BTP)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai cấp bản sao Trích lục hộ tịch
2.3. Giấy cam đoan nộp kèm khi đăng ký lại khai sinh
Mẫu do Trung tâm Phục vụ hành chính công công bố năm 2026: cam đoan thông tin nhân thân và đã nộp đủ các giấy tờ hiện có. Khi dùng, ghi số định danh cá nhân thay cho dòng hộ khẩu, chứng minh nhân dân.
Hình 4. Giấy cam đoan khi đăng ký lại khai sinh
⬇ Tải mẫu: Giấy cam đoan khi đăng ký lại khai sinh
Tờ khai đăng ký lại khai sinh bản trước ngày 06/6/2024 (chưa có ngày sinh người yêu cầu) – chỉ để tham khảo:
⬇ Tải mẫu: Tờ khai đăng ký lại khai sinh – bản cũ
2.4. Văn bản đề nghị xác nhận việc lưu giữ sổ hộ tịch (Ban biên tập soạn)
Gửi nơi đã đăng ký khai sinh trước đây: còn sổ thì xin cấp bản sao; không còn thì xin văn bản xác nhận để làm thủ tục đăng ký lại.
Hình 5. Văn bản đề nghị xác nhận việc lưu giữ sổ hộ tịch (Ban biên tập soạn)
3. Cách ghi tờ khai đăng ký lại khai sinh
| Mục | Cách ghi |
| Kính gửi | UBND xã/phường nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú |
| Người yêu cầu | Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân; quan hệ với người được khai sinh (bản thân, cha, mẹ…) |
| Người được khai sinh | Họ tên, ngày sinh bằng số và chữ khớp với giấy tờ nộp kèm (học bạ, bằng cấp, căn cước) |
| Nơi sinh, quê quán | Theo đơn vị hành chính hiện hành (xã/phường, tỉnh/thành phố) |
| Cha, mẹ | Họ tên, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, giấy tờ tùy thân (nếu còn sống) |
| Đã đăng ký khai sinh tại | Tên cơ quan cũ kèm tên đơn vị hiện nay nếu đã sáp nhập; số, quyển số chỉ ghi khi biết rõ |
| Đề nghị cấp bản sao | Đánh dấu và ghi số lượng |
4. Hồ sơ, nơi nộp, thời hạn, lệ phí
| Nội dung | Đăng ký lại khai sinh |
| Hồ sơ | Tờ khai; giấy cam đoan đã nộp đủ giấy tờ hiện có; bản sao Giấy khai sinh cũ (nếu có) hoặc giấy tờ có thông tin họ tên, ngày sinh, cha mẹ (học bạ, bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận kết hôn, lý lịch…); văn bản xác nhận nơi đăng ký cũ không còn lưu sổ |
| Nơi nộp | UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú; trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc VNeID |
| Thời hạn | 05 ngày làm việc; cần xác minh thì không quá 25 ngày |
| Lệ phí | Theo mức HĐND cấp tỉnh quy định |
| ⚠ Lưu ý | Giấy cam đoan tại Mục 2.3 có dòng hộ khẩu thường trú, chứng minh nhân dân – nay ghi nơi cư trú và số định danh cá nhân. Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực từ 01/3/2027 có thể thay đổi thủ tục. |
5. Ví dụ đã điền
Hình 6. Ví dụ tờ khai xin cấp lại (đăng ký lại) Giấy khai sinh đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: chị Phạm Thị Ngọc mất bản chính Giấy khai sinh do lũ; UBND xã nơi đăng ký năm 1992 xác nhận không còn lưu sổ. Chị khai tờ khai đăng ký lại, nộp kèm giấy cam đoan, học bạ, căn cước của cha mẹ tại UBND xã nơi cư trú và đề nghị cấp 03 bản sao.
Kết luận
Mất Giấy khai sinh, trước hết hỏi nơi đăng ký cũ: còn sổ thì dùng tờ khai cấp bản sao trích lục, mất sổ thì dùng tờ khai đăng ký lại khai sinh kèm giấy cam đoan. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu hộ tịch.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 25/10/2026. Ví dụ dữ liệu giả định, số căn cước đã che bớt. |