1. Mất hộ chiếu ở nước ngoài: thứ tự xử lý theo luật
Người đang ở nước ngoài có thời hạn (du học, lao động, công tác) bị mất hộ chiếu phổ thông cần làm hai việc: báo mất để hộ chiếu cũ không bị người khác sử dụng, và xin hộ chiếu mới để về nước. Tờ khai xác nhận nhân thân (TK03) chỉ là một nhánh của việc thứ hai – nhánh nhờ người nhà ở Việt Nam đứng ra xác nhận.
1.1. Báo mất trong 02 ngày làm việc
| ⚖ Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam – điểm a khoản 2 Điều 28 (sửa đổi bởi Luật 23/2023/QH15) | “a) Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện hộ chiếu phổ thông bị mất, người bị mất hộ chiếu trực tiếp nộp hoặc gửi đơn báo mất theo mẫu cho Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Công an cấp huyện, cấp xã hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi thuận lợi hoặc đơn vị kiểm soát xuất nhập cảnh tại cửa khẩu hoặc trên môi trường điện tử tại cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của Bộ Công an. Trường hợp vì lý do bất khả kháng, thời hạn nộp hoặc gửi đơn báo mất có thể dài hơn nhưng trong đơn phải giải thích cụ thể về lý do bất khả kháng; …” |
Đơn báo mất “theo mẫu” hiện là Mẫu TK05 kèm Thông tư 69/2026/TT-BCA; ghi chú (1) của mẫu chỉ còn “Công an cấp xã” do chính quyền cấp huyện đã kết thúc hoạt động từ 01/7/2025.
1.2. Tự đề nghị cấp hộ chiếu tại cơ quan đại diện
| ⚖ Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 – điểm a đến điểm đ khoản 1 Điều 18 | “1. Cấp hộ chiếu phổ thông cho người ra nước ngoài có thời hạn bị mất hộ chiếu, có nguyện vọng về nước ngay được quy định như sau: | a) Người đề nghị cấp hộ chiếu nộp đơn báo mất hộ chiếu, tờ khai theo mẫu đã điền đầy đủ thông tin, 02 ảnh chân dung và xuất trình giấy tờ tùy thân do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp nếu có; | b) Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài xem xét, quyết định cấp hộ chiếu, trả kết quả cho người đề nghị và thông báo bằng văn bản cho Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an trong trường hợp chưa kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam; | c) Trường hợp chưa đủ căn cứ để cấp hộ chiếu thì trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài gửi văn bản theo mẫu về Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an để xác minh, đồng thời thông báo bằng văn bản cho người đề nghị; | d) Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản trao đổi, Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an trả lời bằng văn bản cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài về việc cấp hộ chiếu; | đ) Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được trả lời, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cấp hộ chiếu và trả kết quả cho người đề nghị; trường hợp chưa cấp thì trả lời bằng văn bản, nêu lý do;” |
1.3. Nhờ thân nhân trong nước khai Mẫu TK03
| ⚖ Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019 – điểm e khoản 1 Điều 18 | “e) Trường hợp thông qua thân nhân ở trong nước điền vào tờ khai theo mẫu, Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an tiếp nhận, kiểm tra, trả lời cho thân nhân và thông báo bằng văn bản cho cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị; trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thu nhận ảnh của người đề nghị, cấp hộ chiếu phổ thông, trả kết quả.” |
Nhánh TK03 phù hợp khi người ở nước ngoài mất cả hộ chiếu lẫn giấy tờ tùy thân Việt Nam, khiến cơ quan đại diện chưa đủ căn cứ cấp ngay (điểm c). Người nhà làm trước ở Việt Nam thì không phải chờ cơ quan đại diện gửi văn bản xác minh.
Hình 1. Mất hộ chiếu ở nước ngoài: bước chung và hai đường được cấp lại hộ chiếu
2. Tải đơn báo mất TK05 và tờ khai TK03
Các file Word dưới đây tải trực tiếp, không cần đăng nhập, xếp theo thứ tự nộp. Mục 2.3 là phiếu do Ban biên tập soạn để người ở nước ngoài gửi thông tin về cho người nhà khai TK03.
2.1. Bước 1 – Mẫu TK05: Đơn trình báo mất hộ chiếu phổ thông
Người bị mất hộ chiếu ở nước ngoài tự khai và nộp trong 02 ngày làm việc kể từ khi phát hiện mất. Mẫu ban hành kèm Thông tư 69/2026/TT-BCA, áp dụng từ 01/7/2026. Đơn có thể nộp tại Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán Việt Nam nơi thuận lợi hoặc trên cổng dịch vụ công.
Hình 2. Đơn trình báo mất hộ chiếu phổ thông (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Mẫu TK05 – Đơn trình báo mất hộ chiếu (Mẫu 1)
2.2. Bước 2 – Mẫu TK03: Tờ khai đề nghị xác nhận nhân thân
Do thân nhân ở trong nước khai, nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an, để xác nhận ảnh và thông tin nhân thân của người đang ở nước ngoài. Ba file cùng nội dung theo Thông tư 69/2026/TT-BCA: Mẫu 2 (.docx) dễ sửa trên Word; Mẫu 3, Mẫu 4 (.doc) mở được trên phần mềm cũ.
Hình 3. Tờ khai đề nghị xác nhận nhân thân – bản .doc (Mẫu 3, Mẫu 4)
Hình 4. Tờ khai Mẫu TK03 – bản .docx (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Mẫu TK03 (Mẫu 2)
⬇ Tải mẫu: Mẫu TK03 (Mẫu 3)
⬇ Tải mẫu: Mẫu TK03 (Mẫu 4)
2.3. Phiếu thông tin gửi thân nhân ở trong nước (Ban biên tập soạn)
Người nhà ở Việt Nam thường không nhớ số định danh, ngày xuất cảnh hay địa chỉ đang thuê ở nước ngoài. Phiếu này do người bị mất hộ chiếu tự điền rồi gửi về; mỗi dòng ghi sẵn mục tương ứng trên TK03 để người nhà chép sang. Phiếu không phải giấy tờ trong hồ sơ. Sao chép nội dung vào Word để dùng.
Hình 5. Phiếu thông tin gửi thân nhân (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.3 | PHIẾU THÔNG TIN GỬI THÂN NHÂN Ở TRONG NƯỚC để khai Tờ khai Mẫu TK03 khi tôi bị mất hộ chiếu ở nước ngoài (người bị mất hộ chiếu tự lập, gửi kèm 02 ảnh 4x6). | Bảng 3 cột: Thông tin – Nội dung – Ghi vào mục TK03: họ tên in hoa (B.1); giới tính, ngày sinh, nơi sinh (B.2 – B.4); số định danh cá nhân (B.5); thường trú trước khi xuất cảnh (B.6); địa chỉ đang ở nước ngoài – nhà thuê, ký túc xá (B.7); ngày xuất cảnh, cửa khẩu, số hộ chiếu cũ (B.8); ngày dự kiến về (B.9); giấy tờ chứng minh quan hệ (B.10); cơ quan đại diện nhận hộ chiếu (B.11); đã nộp TK05 chưa, ngày, nơi nộp. | Yêu cầu ảnh: 4x6, nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính. | Liên hệ ở nước ngoài (điện thoại, email); ngày tháng; người bị mất hộ chiếu ký. |
3. Cách ghi từng mẫu và lỗi hay gặp
3.1. Đơn TK05 – người ở nước ngoài tự ghi
Hình 6. Mẫu TK05 – các ô người ở nước ngoài cần ghi
| Mục TK05 | Ghi gì | Mẹo |
| Kính gửi (1) | Tên Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán nơi thuận lợi | Chọn nơi sẽ nộp đề nghị cấp hộ chiếu |
| 1 – 3 | Họ tên in hoa, giới tính, ngày sinh, nơi sinh | Sinh ở nước ngoài: ghi tên quốc gia |
| 5. Nơi cư trú hiện tại | Địa chỉ đang ở nước ngoài | Địa chỉ nhà thuê đầy đủ số phòng |
| 7. Hộ chiếu (4) | Số, ngày cấp, cơ quan cấp | Không nhớ chính xác: ghi “không nhớ” |
| 8. Thời điểm mất | Giờ, ngày bị mất | Mốc tính hạn 02 ngày làm việc |
| 9. Hoàn cảnh | Nơi, cách bị mất; đã trình báo ở đâu | Bất khả kháng nộp muộn: giải thích ở đây |
3.2. Tờ khai TK03 – thân nhân trong nước ghi
Hình 7. Mẫu TK03 – phần A (người khai) và phần B (người mất hộ chiếu)
Phần A là thông tin của chính người khai ở Việt Nam. Phần B là của người đang ở nước ngoài: chép từ Phiếu thông tin ở Mục 2.3. Mục B.10 ghi giấy tờ chứng minh quan hệ (giấy khai sinh, đăng ký kết hôn…); cơ quan khai thác được dữ liệu thì không phải nộp (ghi chú (4)). Mục B.11 ghi tên cơ quan đại diện nơi cấp hộ chiếu – nên trùng nơi đã nộp TK05.
4. Ví dụ đơn báo mất của người đang thuê nhà ở nước ngoài
Hình 8. Ví dụ Đơn TK05 – du học sinh mất hộ chiếu khi chuyển phòng thuê (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: chị Phạm Minh Thư, du học sinh tại Melbourne (Ô-xtrây-li-a), chuyển từ phòng trọ cũ sang phòng thuê mới ngày 02/10/2026 và để quên túi đựng hộ chiếu trên tàu điện. Ngày 03/10/2026 chị lập Đơn TK05 gửi Đại sứ quán Việt Nam tại Ô-xtrây-li-a. Vì cần về nước dự đám cưới anh trai, chị điền Phiếu thông tin (Mục 2.3) gửi mẹ ở Việt Nam để khai TK03, ghi mục B.11 là Đại sứ quán nơi đã nộp đơn báo mất.
| Lưu ý khi đang thuê nhà ở nước ngoài | – Mục “Nơi cư trú hiện tại” (TK05) và B.7 (TK03) ghi địa chỉ phòng đang thuê, có số phòng; nếu vừa chuyển chỗ, ghi chỗ mới để cơ quan đại diện liên hệ được. | – Mất hộ chiếu khi dọn nhà là tình huống hay gặp: ghi rõ ngày chuyển, tuyến đường, nơi đã trình báo trong mục hoàn cảnh. | – Chủ nhà hoặc đơn vị cho thuê ở nước ngoài thường giữ bản chụp hộ chiếu khi ký hợp đồng – xin lại bản chụp này để ghi đúng số, ngày cấp hộ chiếu. | – Hộ chiếu cấp theo thủ tục rút gọn chỉ dùng một lần để về nước; người còn hợp đồng thuê nhà, còn học hoặc làm việc ở nước ngoài cần tính trước việc làm hộ chiếu mới để quay lại. | – Người ở ghép, bạn cùng phòng không phải thân nhân nên không khai TK03 thay được. |
Kết luận
Khi mất hộ chiếu ở nước ngoài, việc đầu tiên là nộp Đơn TK05 trong 02 ngày làm việc; tờ khai xác nhận nhân thân Mẫu TK03 do thân nhân trong nước khai để Cục Quản lý xuất nhập cảnh xác nhận, giúp cơ quan đại diện cấp hộ chiếu nhanh. Dùng mẫu theo Thông tư 69/2026/TT-BCA, ghi đúng địa chỉ đang thuê ở nước ngoài và thống nhất cơ quan đại diện ở hai mẫu. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu mới.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 09/10/2026. Thành phần hồ sơ, lệ phí tại cơ quan đại diện có thể khác theo từng nước; nên liên hệ trước Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán nơi nộp. |