1. Tờ khai cấp bản sao Trích lục hộ tịch theo Thông tư 04/2024/TT-BTP
Mẫu số 18 trong danh mục 20 tờ khai hộ tịch: thông tin người yêu cầu (có ngày sinh, giấy tờ tùy thân); loại việc hộ tịch cần cấp bản sao; người được cấp bản sao; nơi, ngày, số, quyển số đã đăng ký; thông tin khác để tra cứu; số lượng bản sao và 7 chú thích.
Hình 1. Tờ khai cấp bản sao Trích lục hộ tịch (Thông tư 04/2024/TT-BTP)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai cấp bản sao Trích lục hộ tịch (Mẫu 1)
⬇ Tải mẫu: Tờ khai cấp bản sao Trích lục hộ tịch (Mẫu 2)
2. Tờ khai do cơ quan đại diện Việt Nam công bố
Cùng nội dung mẫu Thông tư 04/2024/TT-BTP, được cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài cập nhật tháng 6/2024 để công dân ở nước ngoài in, điền và gửi hồ sơ; phù hợp khi cần bản in sẵn đẹp, rõ dòng kẻ.
Hình 2. Tờ khai cấp bản sao Trích lục hộ tịch – bản do cơ quan đại diện công bố
3. Tờ khai trình bày lại kèm ví dụ
Gọn trên 1 trang, giữ đủ các mục của mẫu hiện hành, ghi chú sẵn mục nào chỉ khai khi không cung cấp số định danh cá nhân; bản đã điền xem tại phần Ví dụ.
Hình 3. Tờ khai cấp bản sao Trích lục hộ tịch – bản trình bày lại (Ban biên tập soạn)
4. Văn bản ủy quyền yêu cầu cấp bản sao
Dùng khi nhờ người khác nộp tờ khai và nhận bản sao. Không phải chứng thực nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột.
Hình 4. Văn bản ủy quyền yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch (Ban biên tập soạn)
5. Tờ khai bản trước ngày 06/6/2024 (chỉ tham khảo)
Bản theo Thông tư 04/2020/TT-BTP trước sửa đổi: không có ngày sinh người yêu cầu và mục "Thông tin khác"; chú thích còn hướng dẫn ghi chứng minh nhân dân. Nên dùng mẫu tại Mục 1.
Hình 5. Tờ khai cấp bản sao Trích lục hộ tịch – bản trước sửa đổi năm 2024
⬇ Tải mẫu: Tờ khai cấp bản sao Trích lục hộ tịch – chỉ tham khảo
6. Cách ghi tờ khai
Hình 6. Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch: các mục cần ghi
| Mục | Cách ghi |
| (1) Kính gửi | Tên cơ quan đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch |
| (2) Nơi cư trú, giới tính, dân tộc, quốc tịch | Chỉ ghi khi chưa có hoặc không cung cấp số định danh cá nhân; nơi cư trú ghi theo nơi thường trú, không có thì tạm trú, không có nữa thì nơi ở hiện tại |
| (3) Giấy tờ tùy thân | Số định danh cá nhân/căn cước, cơ quan cấp, ngày cấp; không có thì hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế |
| (4) Loại việc hộ tịch | Khai sinh, kết hôn, khai tử, nhận cha mẹ con… đã đăng ký trước đây |
| (5) Đã đăng ký tại | Tên cơ quan đã đăng ký; đơn vị đã sáp nhập thì ghi tên cũ kèm tên hiện nay |
| Ngày, số, quyển số | Ghi theo giấy tờ cũ nếu còn; không rõ thì ghi "không rõ" |
| (6) Thông tin khác | Khi không cung cấp được mục (5): ghi thông tin cha, mẹ (bản sao Giấy khai sinh), vợ, chồng (trích lục kết hôn)… |
| (7) Số lượng bản sao | Ghi rõ số bản cần cấp |
7. Hồ sơ, nơi nộp, thời hạn, lệ phí
| Nội dung | Quy định |
| Người yêu cầu | Người được cấp bản sao hoặc người thân; nộp thay thì kèm văn bản ủy quyền |
| Hồ sơ | Tờ khai; xuất trình giấy tờ tùy thân; văn bản ủy quyền nếu nộp thay |
| Nơi nộp | Trung tâm Phục vụ hành chính công; gửi qua bưu chính; trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc VNeID – cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử giải quyết |
| Thời hạn | Ngay trong ngày; nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả trong ngày làm việc tiếp theo |
| Lệ phí | 8.000 đồng/bản sao/sự kiện hộ tịch; miễn cho gia đình có công, hộ nghèo, người khuyết tật |
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Luật Hộ tịch 2014: Điều 63, 64 (cấp bản sao trích lục hộ tịch). | Nghị định 123/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi: thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch. | Thông tư 04/2020/TT-BTP, sửa đổi bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP (hiệu lực 06/6/2024): mẫu tờ khai. | Thông tư 281/2016/TT-BTC: phí cấp bản sao trích lục hộ tịch 8.000 đồng/bản. |
| ⚠ Lưu ý về mẫu | Mẫu không có ô ngày sinh người yêu cầu và mục "Thông tin khác" là mẫu trước Thông tư 04/2024/TT-BTP. Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực từ 01/3/2027 có thể kéo theo mẫu tờ khai mới. |
Ví dụ tờ khai đã điền
Hình 7. Ví dụ tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch đã điền (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: anh Lê Văn Tuấn sinh năm 1990, cần 02 bản sao Giấy khai sinh để làm hồ sơ; không nhớ số, quyển số nên ghi "không rõ" và bổ sung tên cha, mẹ ở mục Thông tin khác để cơ quan tra cứu.
Kết luận
Dùng tờ khai theo Thông tư 04/2024/TT-BTP, ghi đúng loại việc hộ tịch, nơi đã đăng ký hoặc thông tin khác để tra cứu, nộp trực tiếp hoặc trực tuyến và nhận bản sao ngay trong ngày. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật biểu mẫu hộ tịch.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 24/10/2026. Ví dụ dữ liệu giả định, số căn cước đã che bớt. |