Đơn Giải Trình 2026: Hướng Dẫn Cách Ghi Chi Tiết, Tải Miễn Phí

1. Đơn giải trình dùng khi nào

Giải trình là việc trình bày lý do, căn cứ để làm rõ một vấn đề đang bị hỏi hoặc nghi vấn. Đơn giải trình thường dùng khi người lao động bị phát hiện thiếu dữ liệu chấm công, đi muộn, sai sót trong công việc; khi doanh nghiệp được cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, cơ quan quản lý yêu cầu làm rõ hồ sơ, số liệu; hoặc khi phải trả lời khiếu nại của khách hàng.

Hình 1. Đơn giải trình dùng khi nào?

2. Tải mẫu đơn giải trình

Mục 2.1 là đơn giải trình cá nhân do Ban biên tập soạn. Các mục tiếp theo là mẫu giải trình cho doanh nghiệp theo từng tình huống, tải trực tiếp, không cần đăng nhập.

2.1. Đơn giải trình (Ban biên tập soạn)

Dành cho cá nhân giải trình với cơ quan, đơn vị: thông tin người giải trình, nội dung cần giải trình, phần giải trình, tài liệu kèm theo, đề nghị, ý kiến trưởng bộ phận.

Hình 2. Đơn giải trình (Ban biên tập soạn)

2.2. Đơn (công văn) giải trình – mẫu chung

Mẫu dùng cho doanh nghiệp gửi bất kỳ cơ quan, tổ chức nào: thông tin doanh nghiệp, mã số thuế, người đại diện, ngành nghề, nội dung giải trình, cam kết, chữ ký và dấu.

Hình 3. Đơn (công văn) giải trình – mẫu chung

⬇ Tải mẫu: Đơn giải trình – mẫu chung (Mẫu 1)

2.3. Giải trình với khách hàng

Doanh nghiệp trả lời khiếu nại của khách hàng: tóm tắt khiếu nại, nguyên nhân, hướng khắc phục, lời xin lỗi.

Hình 4. Giải trình với khách hàng

⬇ Tải mẫu: Giải trình với khách hàng (Mẫu 2)

2.4. Giải trình chậm nộp báo cáo, giải trình với bảo hiểm xã hội

Giải trình lý do chậm nộp báo cáo với cơ quan quản lý; giải trình với cơ quan bảo hiểm xã hội theo công văn yêu cầu (đóng chậm, điều chỉnh lao động…). Mẫu còn ghi “quận/huyện” – khi dùng ghi tên cơ quan theo địa giới hành chính hiện tại.

Hình 5. Giải trình chậm nộp báo cáo, giải trình với bảo hiểm xã hội

⬇ Tải mẫu: Giải trình chậm nộp báo cáo (Mẫu 3)

⬇ Tải mẫu: Giải trình với cơ quan bảo hiểm xã hội (Mẫu 4)

2.5. Giải trình về hóa đơn

Giải trình mất hóa đơn (đầu vào hoặc đầu ra) và giải trình khi cơ quan thuế nghi vấn hóa đơn rủi ro: nội dung giao dịch, chứng từ thanh toán, cam kết.

Hình 6. Giải trình về hóa đơn

⬇ Tải mẫu: Giải trình mất hóa đơn (Mẫu 5)

⬇ Tải mẫu: Giải trình hóa đơn rủi ro (Mẫu 6)

3. Cách ghi đơn giải trình

Hình 7. Đơn giải trình (Ban biên tập soạn): cách ghi

4. Ví dụ đơn giải trình đã điền

Hình 8. Ví dụ đơn giải trình không chấm công do đi công tác (dữ liệu giả định)

Tình huống giả định: dữ liệu chấm công ngày 12 và 13/10/2026 của nhân viên kế toán Nguyễn Thị Mai (Công ty Cổ phần Thiết bị Minh Long) bị trống. Ngày 16/10/2026, chị làm đơn giải trình gửi Phòng Hành chính – Nhân sự: hai ngày trên chị đi đối chiếu công nợ tại chi nhánh theo giấy đi đường, kèm bản sao giấy đi đường và đề nghị ghi nhận 02 ngày công; trưởng phòng ký xác nhận.

Kết luận

Đơn giải trình cần trả lời đúng vấn đề được yêu cầu, nêu rõ lý do, căn cứ và kèm tài liệu chứng minh. Tải mẫu phù hợp tại Mục 2. Theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật thêm biểu mẫu tường trình, giải trình.