1. Ai phải đăng ký mẫu con dấu, nộp ở đâu
| Cơ quan đăng ký | Đối tượng đăng ký mẫu con dấu |
| Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Bộ Công an | Chủ tịch nước, Quốc hội, Chính phủ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, bộ, ngành trung ương, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, tổ chức do cơ quan trung ương thành lập hoặc cấp phép |
| Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Công an tỉnh, thành phố | Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp, cơ quan chuyên môn, tòa án, viện kiểm sát cấp tỉnh và khu vực, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội do cơ quan địa phương thành lập hoặc cấp phép |
| ⚖ Căn cứ pháp lý | Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 về quản lý và sử dụng con dấu, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP và Nghị định 58/2026/NĐ-CP ngày 13/02/2026 (quy định về cơ quan đăng ký mẫu con dấu áp dụng từ 15/3/2026). | Mẫu số 03 Phụ lục II: văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước – có mục số định danh của cơ quan, tổ chức, thông tin người đứng đầu, cơ quan quản lý trực tiếp, danh sách khi đăng ký nhiều con dấu và người được giới thiệu nộp hồ sơ. | Điều 4 Nghị định 99/2016/NĐ-CP: con dấu là hình tròn, mực dấu màu đỏ; việc đăng ký, quản lý con dấu phải bảo đảm điều kiện theo nghị định. |
2. Tải mẫu văn bản đề nghị
Mục 2.1, 2.2 là mẫu do Ban biên tập soạn. Mục 2.3, 2.4 là mẫu tải trực tiếp, không cần đăng nhập.
2.1. Văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu – trình bày theo Mẫu số 03 (Ban biên tập soạn)
Giữ nguyên các mục của Mẫu số 03, trình bày gọn trên một trang, có chú thích từng ký hiệu (1)–(6).
Hình 1. Văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu theo Mẫu số 03 (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.1 | Cơ quan quản lý trực tiếp, cơ quan sử dụng con dấu; số, ký hiệu; V/v đề nghị đăng ký mẫu con dấu; Kính gửi cơ quan đăng ký; căn cứ; 1. cơ quan đề nghị; 2. người đứng đầu; 3. cơ quan quản lý trực tiếp; 4. danh sách; 5. nội dung đề nghị, lý do, tài liệu kèm theo; 6. người được giới thiệu nộp hồ sơ; cam kết; ký, đóng dấu (nếu có). |
2.2. Giấy giới thiệu người nộp hồ sơ, nhận con dấu (Ban biên tập soạn)
Dùng kèm văn bản đề nghị để cử cán bộ văn thư nộp hồ sơ, liên hệ khắc dấu, nhận con dấu và giấy chứng nhận.
Hình 2. Giấy giới thiệu người nộp hồ sơ, nhận con dấu (Ban biên tập soạn)
| Nội dung mẫu 2.2 | GIẤY GIỚI THIỆU: người được giới thiệu, chức vụ, số định danh, điện thoại; nơi được cử đến; ô chọn việc (nộp hồ sơ, khắc dấu, nhận con dấu, nộp lại con dấu); thời hạn; chữ ký người có thẩm quyền. |
2.3. Mẫu số 03 – Văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu (Nghị định 58/2026/NĐ-CP)
Mẫu số 03 Phụ lục II Nghị định 99/2016/NĐ-CP được thay thế bởi Nghị định 58/2026/NĐ-CP; dùng chung cho đăng ký mới, đăng ký thêm, đăng ký lại, đổi, cấp lại giấy chứng nhận và nộp lại con dấu.
Hình 3. Mẫu số 03 – Văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu (Nghị định 58/2026/NĐ-CP)
⬇ Tải mẫu: Văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu Mẫu số 03 (Mẫu 1)
2.4. Mẫu văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu mới cho cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước
Mẫu tham khảo trình bày dạng ô chọn loại hình cơ quan, tổ chức. Đây không phải mẫu ban hành kèm nghị định; khi nộp hồ sơ, ưu tiên dùng Mẫu số 03 ở Mục 2.3.
Hình 4. Mẫu văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu mới cho cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước
⬇ Tải mẫu: Văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu mới (Mẫu 2)
3. Cách ghi Mẫu số 03
Hình 5. Văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu (Mẫu số 03): các mục cần ghi
| Ký hiệu | Cách ghi |
| (1) | Tên cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp (nếu có) |
| (2) | Tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu |
| (3) | Số, ký hiệu văn bản của cơ quan sử dụng con dấu (nếu có) |
| (4) | Tên cơ quan đăng ký mẫu con dấu: Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội hoặc Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh |
| (5) | Đăng ký mới; đăng ký thêm; dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; đăng ký lại; đổi, cấp lại giấy chứng nhận; hoặc nộp lại con dấu và giấy chứng nhận |
| (6) | Tên, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày ban hành văn bản kèm theo (quyết định thành lập, giấy phép…) |
| Người đứng đầu, người nộp | Ghi số căn cước, nơi thường trú theo Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư |
4. Hồ sơ và trình tự
| Bước | Việc cần làm |
| 1 | Chuẩn bị văn bản đề nghị (Mẫu số 03) và bản sao văn bản thành lập, cho phép hoạt động hoặc văn bản về sắp xếp, đổi tên cơ quan |
| 2 | Nộp tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu; người nộp xuất trình giấy giới thiệu và thẻ căn cước. Có thể nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công nếu thủ tục được cung cấp |
| 3 | Cơ sở khắc dấu đủ điều kiện khắc con dấu theo mẫu được duyệt |
| 4 | Cơ quan đăng ký đăng ký mẫu con dấu, cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và trả con dấu |
| 5 | Thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới cho cơ quan, tổ chức có liên quan trước khi sử dụng |
| Trường hợp sau sắp xếp đơn vị hành chính | – Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thành lập mới từ 01/7/2025 đăng ký mẫu con dấu mới; con dấu của đơn vị cũ nộp lại theo hướng dẫn của Công an tỉnh. | – Cơ quan đổi tên: làm thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu và nộp lại con dấu cũ, giấy chứng nhận cũ. |
5. Ví dụ văn bản đã điền
Hình 6. Ví dụ văn bản đề nghị đăng ký mẫu con dấu của Ủy ban nhân dân phường (dữ liệu giả định)
Tình huống giả định: Ủy ban nhân dân phường Long Xuyên (tỉnh An Giang), thành lập trên cơ sở sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã, đề nghị Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh đăng ký mẫu con dấu mới; cử văn thư đi nộp hồ sơ kèm văn bản sắp xếp và quyết định giao nhiệm vụ người đứng đầu.
Kết luận
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đăng ký mẫu con dấu bằng Mẫu số 03 theo Nghị định 58/2026/NĐ-CP, nộp tại cơ quan Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội đúng cấp. Tải mẫu tại Mục 2 và theo dõi Kinh tế và Pháp luật (kinhtevaphapluat.vn) để cập nhật các thay đổi về quản lý con dấu.
| Lưu ý | Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật đến ngày 20/10/2026. Đối chiếu văn bản gốc Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Nghị định 56/2023/NĐ-CP, Nghị định 58/2026/NĐ-CP và hướng dẫn của Công an tỉnh, thành phố. |