1 Mẫu văn bản hành chính - 3 nhóm

Ảnh minh họa (mô phỏng): ba nhóm mẫu văn bản hành chính thông dụng.

Bài viết chia thành: (A) bộ mẫu theo Nghị định 30/2020, (B) văn bản đặc thù, và (C) cấp xã & chuyên ngành. Mỗi mẫu dưới đây đều có mô tả, khi nào dùng và link tải Word.

2 Nhóm A - Bộ mẫu văn bản hành chính (Nghị định 30/2020)

1. Văn bản hành chính có tên loại (mẫu dùng chung)

Mẫu trình bày dùng chung cho các văn bản có tên loại (quyết định, thông báo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, biên bản…) theo thể thức Nghị định 30/2020 (Phụ lục I). Chỉ cần thay tên loại và nội dung phù hợp.

Ảnh minh họa (mô phỏng) - Văn bản hành chính có tên loại (thể thức Nghị định 30/2020/NĐ-CP).

↓ Tải mẫu văn bản hành chính (thể thức NĐ 30/2020): Văn bản có tên loại

↓ Tải mẫu văn bản hành chính (thể thức NĐ 30/2020): Công văn (mẫu 1.5)

3 Nhóm B - Văn bản đặc thù

2. Giấy triệu tập

Do cơ quan điều tra, công an, tòa án ban hành để triệu tập bị can, người làm chứng… trong hoạt động tố tụng (Điều 182, 185 Bộ luật Tố tụng hình sự; biểu mẫu theo Thông tư 119/2021/TT-BCA). Khác giấy mời (không bắt buộc có mặt).

Ảnh minh họa (mô phỏng) - Giấy triệu tập (biểu mẫu tố tụng hình sự).

↓ Tải mẫu giấy triệu tập: Giấy triệu tập (chung)

↓ Tải mẫu giấy triệu tập: Giấy triệu tập bị can

3. Thông cáo báo chí

Dùng để phát đi thông tin chính thức tới báo chí, truyền thông. Không có mẫu luật định - tổ chức tự soạn: tiêu đề, ngày, nội dung chính, trích dẫn, thông tin liên hệ và phần giới thiệu tổ chức.

↓ Tải mẫu thông cáo báo chí (tham khảo): Thông cáo báo chí

4 Nhóm C - Văn bản cấp xã và chuyên ngành

4. Bộ mẫu văn bản của UBND cấp xã (chính quyền 2 cấp)

Sau khi bỏ cấp huyện (01/7/2025), UBND và Chủ tịch UBND cấp xã sử dụng bộ mẫu văn bản riêng (quyết định, công văn, báo cáo, tờ trình, thông báo, giấy mời…) theo hướng dẫn tại Công văn 4168/BNV-CQĐP.

↓ Tải bộ mẫu văn bản UBND cấp xã: Bộ mẫu VB UBND cấp xã (CV 4168)

5. Nhật ký và báo cáo công tác tư vấn học đường

Dùng trong trường học để ghi nhật ký và báo cáo việc thực hiện kế hoạch công tác tư vấn học đường, công tác xã hội cho người học theo Thông tư 18/2025/TT-BGDĐT (hiệu lực 31/10/2025).

↓ Tải mẫu nhật ký, báo cáo tư vấn học đường: Nhật ký thực hiện (Mẫu 02)

↓ Tải mẫu nhật ký, báo cáo tư vấn học đường: Báo cáo thực hiện KH (Mẫu 04)

5 Thể thức văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020

6 Phân biệt giấy triệu tập và giấy mời

• Giấy triệu tập: do cơ quan tiến hành tố tụng ban hành, bắt buộc có mặt, chỉ áp dụng với bị can, người làm chứng, bị hại… trong vụ án/vụ việc cụ thể.

• Giấy mời: mời tham dự cuộc họp, sự kiện, làm việc - không mang tính bắt buộc; người được mời có thể vắng.

• Công an không được dùng giấy mời/triệu tập tùy tiện với người không thuộc diện tố tụng.

• Khi nhận giấy triệu tập, nên kiểm tra tư cách (bị can, người làm chứng…), thời gian, địa điểm và mang theo giấy tờ tùy thân.

7 Lưu ý mới 2026

• Nghị định 30/2020 vẫn là văn bản hiện hành về thể thức; khi soạn phải ghi đúng tên cơ quan, địa danh theo đơn vị hành chính 2 cấp mới (tỉnh và xã, đã bỏ cấp huyện).

• UBND cấp xã dùng bộ mẫu theo Công văn 4168/BNV-CQĐP; không dùng lại mẫu gắn với cấp huyện.

• Giấy triệu tập dẫn biểu mẫu theo Thông tư 119/2021/TT-BCA (sửa đổi Thông tư 61/2017).

• Thông cáo báo chí, một số phiếu/biểu là mẫu tham khảo - có thể điều chỉnh cho phù hợp.

• Ưu tiên soạn thảo, ký số và lưu trữ điện tử theo quy định về văn thư điện tử.

Kết luận

Trên đây là bộ mẫu văn bản hành chính thông dụng mới nhất 2026 - bộ mẫu theo Nghị định 30/2020, giấy triệu tập, thông cáo báo chí, mẫu văn bản UBND cấp xã và mẫu tư vấn học đường - kèm ảnh mẫu và link tải Word. Hãy trình bày đúng thể thức và ghi đúng tên cơ quan, địa danh theo đơn vị hành chính hiện hành.

Lưu ý: Bài viết và các mẫu chỉ mang tính tham khảo. Thể thức và biểu mẫu có thể được cập nhật - vui lòng đối chiếu Nghị định 30/2020/NĐ-CP và hướng dẫn hiện hành của cơ quan có thẩm quyền trước khi áp dụng.