1 Tường trình, giải trình, kiểm điểm khác nhau thế nào?
Ảnh minh họa (mô phỏng): phân biệt bản tường trình, giải trình và kiểm điểm.
Ba loại văn bản này hay bị nhầm. Tường trình là thuật lại sự việc khách quan; giải trình là giải thích, biện minh có căn cứ; kiểm điểm là tự nhận lỗi và nhận hình thức xử lý. Chọn đúng loại giúp văn bản đạt mục đích.
2 Nhóm A - Bản tường trình sự việc
1. Bản tường trình sự việc (mẫu chung)
Mẫu nền dùng cho mọi tình huống cần thuật lại diễn biến một sự việc: thời gian, địa điểm, người liên quan, nguyên nhân, hậu quả. Viết khách quan, trung thực theo trình tự thời gian.
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Bản tường trình sự việc.
2. Bản tường trình tai nạn, sự cố
Dùng khi xảy ra tai nạn lao động, tai nạn giao thông, sự cố - thuật lại chi tiết để làm căn cứ giải quyết, bồi thường, bảo hiểm.
3. Bản tường trình vi phạm nội quy công ty
Người lao động tường trình sự việc vi phạm nội quy trước khi doanh nghiệp xem xét xử lý kỷ luật. Đây cũng là dịp trình bày nguyên nhân, tình tiết giảm nhẹ.
↓ Tải Bản tường trình vi phạm nội quy
3 Nhóm B - Bản tường trình theo đối tượng
4. Bản tường trình học sinh (nộp nhà trường)
Học sinh viết nộp giáo viên chủ nhiệm / Ban Giám hiệu khi vi phạm nội quy (đi muộn, nghỉ học, đánh nhau…). Trình bày trung thực, nêu nguyên nhân, cam kết không tái phạm; thường có xác nhận của phụ huynh.
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Bản tường trình học sinh.
↓ Tải Bản tường trình học sinh
↓ Tải Bản tường trình học sinh: Mẫu vi phạm đánh nhau
5. Bản tường trình nhận lỗi trong công việc
Khi làm sai, gây thiệt hại trong công việc, người lao động tường trình kèm nhận lỗi, nêu hướng khắc phục. Khác với bản kiểm điểm ở chỗ vẫn tập trung thuật lại sự việc.
↓ Tải Bản tường trình nhận lỗi (dùng mẫu sự việc/nội quy)
6. Bản tường trình công việc
Báo cáo, thuật lại một sự việc phát sinh trong quá trình làm việc cho cấp trên nắm rõ (ví dụ mất mát tài sản, chậm tiến độ, khiếu nại của khách).
↓ Tải Bản tường trình công việc
4 Nhóm C - Đơn, công văn giải trình
7. Đơn giải trình sự việc (mẫu chung)
Dùng khi được yêu cầu giải thích, làm rõ một vấn đề. Nêu rõ nội dung được yêu cầu, lý do – căn cứ và đề nghị/cam kết.
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Đơn giải trình.
↓ Tải Đơn giải trình: Đơn giải trình chung
↓ Tải Đơn giải trình: Đơn giải trình BHXH
8. Công văn giải trình gửi cơ quan thuế
Doanh nghiệp giải trình với cơ quan thuế (hóa đơn, chênh lệch số liệu, chậm nộp tờ khai…). Không có mẫu bắt buộc - trình bày theo thể thức công văn (Nghị định 30/2020/NĐ-CP).
↓ Tải Công văn giải trình thuế: Mẫu 1
↓ Tải Công văn giải trình thuế: Mẫu 3
9. Đơn giải trình gửi cơ quan thuế
Bản đơn giải trình cá nhân/hộ kinh doanh gửi cơ quan thuế, dùng khi giải trình các nội dung thuế đơn giản.
↓ Tải Đơn giải trình cơ quan thuế
5 Bảng so sánh tường trình – giải trình – kiểm điểm
| Tiêu chí | Tường trình | Giải trình | Kiểm điểm |
| Mục đích | Kể lại sự việc | Giải thích, biện minh | Tự nhận lỗi |
| Trọng tâm | Diễn biến, sự thật | Lý do, căn cứ | Trách nhiệm, sửa chữa |
| Dùng khi | Có sự việc xảy ra | Bị yêu cầu làm rõ | Đã xác định vi phạm |
6 Cách viết bản tường trình chuẩn (theo trình tự)
1) Quốc hiệu – tiêu ngữ và ngày tháng: ghi đầy đủ ở đầu văn bản.
2) Tên văn bản: “BẢN TƯỜNG TRÌNH”, kèm trích yếu (V/v… sự việc gì).
3) Kính gửi: cá nhân/cơ quan tiếp nhận (Ban Giám hiệu, Ban Giám đốc, thủ trưởng đơn vị…).
4) Thông tin người viết: họ tên, ngày sinh, chức vụ/lớp/đơn vị, CCCD/địa chỉ.
5) Nội dung tường trình: thuật lại diễn biến theo trình tự thời gian, địa điểm, người liên quan - khách quan, trung thực.
6) Nguyên nhân và hậu quả: nêu nguyên nhân khách quan/chủ quan và hậu quả (nếu có).
7) Cam đoan và ký tên: cam đoan nội dung đúng sự thật; ký ghi rõ họ tên (kèm xác nhận của người liên quan/phụ huynh nếu cần).
7 Quyền được giải trình khi bị xử lý kỷ luật, xử phạt
Đây là quyền luật định - nhiều người chưa biết để tự bảo vệ:
| Hai trường hợp bạn có quyền giải trình | Xử lý kỷ luật lao động: người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, giải trình; công ty phải thông báo họp trước ít nhất 5 ngày làm việc và lập biên bản (Điều 122 BLLĐ 2019, Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Thiếu bước này, quyết định kỷ luật có thể bị coi là trái luật. | Xử phạt vi phạm hành chính: cá nhân, tổ chức bị xử phạt có quyền giải trình (trực tiếp hoặc bằng văn bản) trước khi ra quyết định, với các hành vi có mức phạt cao/tước quyền/tịch thu (Điều 61 Luật Xử lý VPHC; Nghị định 118/2021/NĐ-CP). |
8 Lưu ý khi viết tường trình, giải trình
• Trung thực, khách quan - không bịa đặt, không giấu tình tiết bất lợi (dễ bị phát hiện, mất uy tín).
• Viết theo trình tự thời gian, rõ mốc giờ – ngày – địa điểm – người liên quan.
• Với giải trình: bám sát nội dung được yêu cầu, đưa lý do và căn cứ, tài liệu chứng minh nếu có.
• Trình bày sạch, đúng thể thức; công văn của doanh nghiệp cần số/ký hiệu, trích yếu, chữ ký và dấu.
• Giữ lại một bản; nếu nộp cơ quan, xin xác nhận đã nhận.
Kết luận
Trên đây là bộ mẫu bản tường trình, giải trình theo từng tình huống 2026 kèm ảnh mẫu, link tải file Word và cách viết. Hãy chọn đúng loại văn bản, trình bày trung thực và tận dụng quyền giải trình khi cần để bảo vệ quyền lợi của mình.
Miễn trừ trách nhiệm: Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp. Vui lòng đối chiếu quy định hiện hành hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền trước khi áp dụng.