⬇ TẢI HỢP ĐỒNG & HỒ SƠ MUA BÁN, SANG TÊN NHÀ ĐẤT - Miễn phí
1. Chuẩn bị trước khi đi làm thủ tục
Trước khi ra cơ quan, hãy hoàn tất hai việc để tránh mất công đi lại:
• kiểm tra pháp lý: nhà đất có Giấy chứng nhận, không tranh chấp, không kê biên, trong thời hạn sử dụng (khoản 1 Điều 45 Luật Đất đai 2024); kiểm tra quy hoạch, thế chấp tại Văn phòng đăng ký đất đai.
• đặt cọc (tùy chọn) và chuẩn bị giấy tờ: bản gốc Giấy chứng nhận, CCCD, giấy tờ hôn nhân của cả hai bên; nếu là tài sản chung, cần đủ cả vợ chồng.
2. Hành trình làm thủ tục: 3 nơi phải đến
Toàn bộ thủ tục xoay quanh 3 địa điểm dưới đây. Đi đúng thứ tự và mang đủ giấy tờ ở mỗi nơi sẽ giúp bạn hoàn tất nhanh gọn.
Hành trình làm thủ tục mua bán nhà đất: công chứng → nộp thuế → đăng ký sang tên.
3. Nơi 1 – Văn phòng công chứng
Đây là nơi hợp đồng chuyển nhượng được ký và công chứng - bước bắt buộc để hợp đồng có hiệu lực (điểm a khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024). Có thể công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng nơi có nhà đất, hoặc chứng thực tại UBND cấp xã.
| Nội dung | Chi tiết |
| Mang theo | Bản gốc Giấy chứng nhận; CCCD hai bên; giấy tờ hôn nhân; dự thảo hợp đồng (hoặc để VPCC soạn) |
| Làm gì | Ký hợp đồng trước công chứng viên; nộp phí và thù lao công chứng |
| Nhận lại | Hợp đồng chuyển nhượng đã công chứng (bản chính) |
4. Nơi 2 – Cơ quan thuế / Bộ phận Một cửa
Sau khi công chứng, hai bên kê khai và nộp nghĩa vụ tài chính. Nhiều nơi đã liên thông nên có thể nộp hồ sơ khai thuế cùng lúc với hồ sơ sang tên tại Bộ phận Một cửa.
| Nội dung | Chi tiết |
| Mang theo | Hợp đồng công chứng; Giấy chứng nhận; CCCD; giấy tờ miễn giảm (nếu có) |
| Làm gì | Nộp tờ khai thuế TNCN (mẫu 03/BĐS-TNCN) và tờ khai lệ phí trước bạ (mẫu 01) |
| Nhận lại | Thông báo nộp thuế, lệ phí; biên lai sau khi đã nộp |
Thời hạn khai thuế TNCN: chậm nhất ngày thứ 10 kể từ khi hợp đồng có hiệu lực (nếu bên bán nộp) hoặc khi làm thủ tục sang tên (nếu bên mua nộp thay).
5. Nơi 3 – Văn phòng đăng ký đất đai (sang tên)
Đây là nơi thực hiện đăng ký biến động để bên mua đứng tên. Từ 01/7/2025 không còn cấp huyện, hồ sơ nộp tại Bộ phận Một cửa cấp xã/tỉnh hoặc Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh nơi có nhà đất.
| Nội dung | Chi tiết |
| Mang theo | Đơn đăng ký biến động (Mẫu 18); hợp đồng công chứng; bản gốc Giấy chứng nhận; tờ khai thuế; biên lai đã nộp |
| Làm gì | Nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận; nhận giấy hẹn trả kết quả |
| Nhận lại | Giấy chứng nhận đã sang tên (không quá 10 ngày làm việc - Điều 22 Nghị định 101/2024/NĐ-CP) |
6. Năm lỗi khiến hồ sơ bị trả lại
Đây là những lỗi thường gặp khiến bạn phải đi lại nhiều lần - nên rà soát kỹ trước khi nộp:
1. Sai thông tin nhà đất trên hợp đồng. Số thửa, tờ bản đồ, diện tích, số Giấy chứng nhận ghi không khớp trang 2 của Sổ.
2. Thiếu chữ ký của người đồng sở hữu. Nhà đất là tài sản chung nhưng chỉ một vợ hoặc chồng ký.
3. Chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, lệ phí. Nộp hồ sơ sang tên khi chưa có biên lai/thông báo đã nộp (trừ trường hợp ghi nợ hợp lệ).
4. Dùng biểu mẫu cũ. Vẫn dùng Mẫu 11/ĐK thay vì Đơn Mẫu 18 hiện hành (Nghị định 151/2025).
5. Giấy tờ nhân thân, hôn nhân không hợp lệ. CCCD hết hạn, thiếu giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
7. Hồ sơ và mẫu cần tải
Bộ hồ sơ đăng ký biến động (sang tên) gồm:
| Giấy tờ | Ghi chú |
| Đơn đăng ký biến động (Mẫu số 18) | Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP (thay Mẫu 11/ĐK cũ) |
| Hợp đồng chuyển nhượng | Bản đã công chứng/chứng thực |
| Bản gốc Giấy chứng nhận | Sổ đỏ/Sổ hồng đã cấp cho bên bán |
| Tờ khai thuế TNCN (03/BĐS-TNCN) | Bên bán kê khai (hoặc bên mua nộp thay) |
| Tờ khai lệ phí trước bạ (Mẫu 01) | Bên mua kê khai |
| Giấy tờ nhân thân, hôn nhân | CCCD, đăng ký kết hôn/xác nhận độc thân |
Mẫu Đơn đăng ký biến động (Mẫu số 18)
Mẫu quan trọng nhất khi nộp hồ sơ tại Nơi 3 (đã điền minh họa, ô vàng là chỗ cần thay):
Đơn đăng ký biến động đất đai (Mẫu số 18) - đã điền minh họa (ô vàng là chỗ cần thay).
↓ Tải tờ khai kèm theo: Tờ khai TNCN 03/BĐS · Tờ khai lệ phí trước bạ 01
8. Chi phí phải nộp
| Khoản | Mức thu | Bên nộp (thông lệ) | Căn cứ |
| Thuế TNCN | 2% × giá chuyển nhượng | Bên bán | Điều 14 Luật Thuế TNCN 2025 |
| Lệ phí trước bạ | 0,5% × giá tính lệ phí | Bên mua | Điều 8 Nghị định 10/2022/NĐ-CP |
| Phí công chứng | Theo giá trị hợp đồng | Thỏa thuận | Thông tư 257/2016/TT-BTC |
| Phí thẩm định + cấp GCN | Do HĐND cấp tỉnh quy định | Bên mua | Thông tư 85/2019/TT-BTC |
Ví dụ nhà đất 5 tỷ: thuế TNCN 100 triệu (bên bán), lệ phí trước bạ 25 triệu (bên mua), phí công chứng khoảng 3,2 triệu; con số chỉ là ví dụ.
Kết luận
Làm thủ tục mua bán nhà đất thực chất là đi qua 3 nơi: công chứng, cơ quan thuế và Văn phòng đăng ký đất đai. Chuẩn bị đủ giấy tờ cho từng nơi, tránh 5 lỗi hay bị trả hồ sơ và dùng đúng Đơn Mẫu 18 là bạn sẽ hoàn tất gọn gàng. Tải bộ mẫu ở Mục 7 để chuẩn bị trước khi đi.
Miễn trừ trách nhiệm:
Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật tháng 8/2026, không thay thế tư vấn pháp lý riêng. Biểu mẫu, nơi nộp và mức thuế – phí có thể thay đổi theo địa phương; với giao dịch cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi Văn phòng đăng ký đất đai, công chứng viên, luật sư.