Thủ tục mua bán nhà đất 2026: quy trình A-Z, trình tự các bước
Cập nhật theo Luật Đất đai 2024, Nghị định 101/2024 và Nghị định 151/2025
Cập nhật: tháng 8/2026
Các bước mua bán nhà đất là trình tự chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở sang tên người mua. Thay vì chỉ liệt kê các bước, bài viết trình bày rõ trách nhiệm của bên bán và bên mua ở từng bước - để mỗi bên biết mình phải làm gì, tránh đùn đẩy và bỏ sót.
⬇ TẢI HỢP ĐỒNG & HỒ SƠ MUA BÁN, SANG TÊN NHÀ ĐẤT - Miễn phí
1. Trách nhiệm của bên bán và bên mua qua 6 bước (sơ đồ)
Sơ đồ dưới đây cho thấy ai làm gì ở mỗi bước. Chỉ có bước 3 (công chứng) là cả hai bên cùng thực hiện; các bước còn lại mỗi bên có phần việc riêng.
Trách nhiệm của bên bán và bên mua qua 6 bước mua bán nhà đất.
2. Bước 1 – Kiểm tra pháp lý và cung cấp giấy tờ
Bên mua: xác minh nhà đất đủ điều kiện chuyển nhượng - có Giấy chứng nhận, không tranh chấp, không kê biên, trong thời hạn sử dụng (khoản 1 Điều 45 Luật Đất đai 2024); kiểm tra quy hoạch, thế chấp tại Văn phòng đăng ký đất đai.
Bên bán: cung cấp bản gốc Giấy chứng nhận và giấy tờ liên quan để bên mua kiểm tra; nếu là tài sản chung, chuẩn bị để cả vợ chồng cùng tham gia giao dịch.
3. Bước 2 – Đặt cọc
Bên mua: giao tiền đặt cọc và lập hợp đồng đặt cọc, ghi rõ giá, thời hạn ký công chứng và mức phạt cọc theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015.
Bên bán: cam kết giữ nhà đất, không bán cho người khác trong thời hạn cọc; nhận tiền cọc và ký xác nhận.
Đặt cọc không bắt buộc nhưng nên có để ràng buộc cả hai bên.
4. Bước 3 – Cùng công chứng hợp đồng
Đây là bước duy nhất cả hai bên cùng thực hiện và là bước bắt buộc.
Điểm a khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024:
“Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp kinh doanh bất động sản quy định tại điểm b khoản này.”
Cả hai bên mang bản gốc Giấy chứng nhận, CCCD, giấy tờ hôn nhân đến tổ chức hành nghề công chứng nơi có nhà đất (hoặc UBND cấp xã chứng thực) để cùng ký hợp đồng.
5. Bước 4 – Nộp thuế và lệ phí
Bên bán: nộp thuế thu nhập cá nhân 2% giá chuyển nhượng, trừ trường hợp được miễn.
Bên mua: nộp lệ phí trước bạ 0,5% và phí thẩm định hồ sơ.
Hai bên có thể thỏa thuận khác về người nộp và nên ghi rõ trong hợp đồng. Thời hạn khai thuế TNCN chậm nhất ngày thứ 10 kể từ khi hợp đồng có hiệu lực (nếu bên bán nộp) hoặc khi sang tên (nếu bên mua nộp thay).
6. Bước 5 & 6 – Sang tên và hoàn tất
Bên mua: nộp hồ sơ đăng ký biến động (Đơn Mẫu 18, hợp đồng công chứng, Sổ gốc, tờ khai thuế) tại Bộ phận Một cửa cấp xã/tỉnh hoặc Văn phòng đăng ký đất đai; nhận Giấy chứng nhận đứng tên mình trong không quá 10 ngày làm việc (Điều 22 Nghị định 101/2024/NĐ-CP).
Bên bán: giao Sổ gốc và phối hợp cung cấp giấy tờ; nhận nốt tiền theo thỏa thuận. Đến đây giao dịch hoàn tất.
7. Bảng phân công việc theo từng bên
| Bước | Bên bán làm gì | Bên mua làm gì |
| 1. Kiểm tra & giấy tờ | Cung cấp Sổ, giấy tờ | Kiểm tra pháp lý, quy hoạch, thế chấp |
| 2. Đặt cọc | Giữ nhà đất, nhận cọc | Giao cọc, lập hợp đồng đặt cọc |
| 3. Công chứng | Cùng ký hợp đồng | Cùng ký hợp đồng |
| 4. Thuế, lệ phí | Nộp thuế TNCN 2% | Nộp lệ phí trước bạ 0,5% |
| 5. Sang tên | Giao Sổ gốc, phối hợp | Nộp hồ sơ Mẫu 18, đăng ký biến động |
| 6. Hoàn tất | Nhận nốt tiền | Nhận Giấy chứng nhận |
8. Hồ sơ, mẫu tải và chi phí
Bộ hồ sơ đăng ký biến động (do bên mua chuẩn bị, bên bán phối hợp) gồm:
| Giấy tờ | Ghi chú |
| Đơn đăng ký biến động (Mẫu số 18) | Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP (thay Mẫu 11/ĐK cũ) |
| Hợp đồng chuyển nhượng | Bản đã công chứng/chứng thực |
| Bản gốc Giấy chứng nhận | Do bên bán giao |
| Tờ khai thuế TNCN (03/BĐS-TNCN) | Bên bán kê khai (hoặc bên mua nộp thay) |
| Tờ khai lệ phí trước bạ (Mẫu 01) | Bên mua kê khai |
Mẫu Đơn đăng ký biến động (Mẫu số 18)
Mẫu quan trọng nhất khi sang tên (đã điền minh họa, ô vàng là chỗ cần thay):
Đơn đăng ký biến động đất đai (Mẫu số 18) - đã điền minh họa (ô vàng là chỗ cần thay).
↓ Tải tờ khai kèm theo: Tờ khai TNCN 03/BĐS · Tờ khai lệ phí trước bạ 01
Chi phí phải nộp
| Khoản | Mức thu | Bên nộp | Căn cứ |
| Thuế TNCN | 2% × giá chuyển nhượng | Bên bán | Điều 14 Luật Thuế TNCN 2025 |
| Lệ phí trước bạ | 0,5% × giá tính lệ phí | Bên mua | Điều 8 Nghị định 10/2022/NĐ-CP |
| Phí công chứng | Theo giá trị hợp đồng | Thỏa thuận | Thông tư 257/2016/TT-BTC |
| Phí thẩm định + cấp GCN | Do HĐND cấp tỉnh quy định | Bên mua | Thông tư 85/2019/TT-BTC |
9. Điểm mới năm 2026
• Đơn đăng ký biến động dùng Mẫu số 18
(Nghị định 151/2025/NĐ-CP), thay Mẫu 11/ĐK cũ.
• Từ 01/7/2025 không còn cấp huyện:
hồ sơ nộp tại Bộ phận Một cửa cấp xã/tỉnh hoặc Văn phòng đăng ký đất đai.
• Thuế TNCN theo căn cứ mới:
Điều 14 Luật Thuế TNCN 2025 (hiệu lực 01/7/2026), vẫn giữ mức 2%.
Kết luận
Hiểu rõ ai làm gì ở mỗi bước giúp cả bên bán và bên mua phối hợp nhịp nhàng, tránh đùn đẩy và bỏ sót. Điểm chung cần nhớ: cùng công chứng hợp đồng và hoàn tất sang tên là hai việc bắt buộc. Năm 2026 dùng Đơn Mẫu 18 và nộp hồ sơ tại cấp xã/tỉnh.
Miễn trừ trách nhiệm:
Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật tháng 8/2026, không thay thế tư vấn pháp lý riêng. Biểu mẫu, nơi nộp và mức thuế – phí có thể thay đổi theo địa phương; với giao dịch cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi Văn phòng đăng ký đất đai, công chứng viên, luật sư.