Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNCN Cá Nhân 2026 | Gồm Những Gì?

1 Bước đầu tiên: xác định cư trú hay không cư trú

Đây là bước quyết định phạm vi thu nhập bị đánh thuế và bạn có phải quyết toán hay không:

Cổng 183 ngày: cá nhân cư trú chịu thuế thu nhập toàn cầu; không cư trú chỉ chịu thuế thu nhập tại Việt Nam.

1.1. Cách xác định cá nhân cư trú

Là cá nhân cư trú nếu đủ một trong hai điều kiện (Điều 1 TT 111/2013):

• Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch, hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu có mặt (ngày đến và ngày đi tính là 1 ngày).

• Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam: đăng ký thường trú, hoặc có nhà thuê để ở với hợp đồng thuê từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế (và không chứng minh được là cư trú của nước khác).

1.2. Năm đầu tiên của người nước ngoài

Năm đầu nếu ở VN dưới 183 ngày theo năm dương lịch nhưng tính 12 tháng liên tục đủ 183 ngày thì vẫn là cá nhân cư trú. Năm đầu tính theo 12 tháng liên tục, từ năm thứ hai tính theo năm dương lịch; phần tháng bị tính trùng ở năm thứ hai được trừ số thuế đã nộp tương ứng (điểm e.2 khoản 2 Điều 26 TT 111/2013).

2 Tránh đánh thuế hai lần: thuế nước ngoài được trừ bao nhiêu?

Cá nhân cư trú đã nộp thuế cho phần thu nhập phát sinh ở nước ngoài thì khi quyết toán tại VN được trừ số thuế đã nộp ở nước ngoài - nhưng có giới hạn:

Số thuế nước ngoài được trừ = MIN (thuế thực đã nộp ở nước ngoài; trần VN phân bổ cho thu nhập nước ngoài).

3 Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (DTA)

Việt Nam đã ký Hiệp định tránh đánh thuế hai lần với khoảng 80 nước và vùng lãnh thổ (tùy nguồn thống kê 72–80+). Hiệp định cho phép miễn, giảm hoặc khấu trừ thuế để cùng một khoản thu nhập không bị đánh thuế hai lần. Muốn áp dụng, cá nhân phải nộp hồ sơ đề nghị:

• Mẫu 01/HTQT: văn bản đề nghị miễn, giảm thuế theo Hiệp định.

• Mẫu 02/HTQT: giấy đề nghị khấu trừ thuế đã nộp ở nước ngoài vào thuế phải nộp tại Việt Nam (dùng cho cơ chế trừ thuế nêu trên).

• Thời hạn: hồ sơ miễn/giảm theo Hiệp định nộp chậm nhất 15 ngày trước thời hạn khai thuế (Phụ lục I Thông tư 80/2021).

↓ Tải mẫu áp dụng Hiệp định (Word): mẫu 02/HTQT - đề nghị khấu trừ thuế NN · Bộ biểu mẫu HTQT (Phụ lục I TT 80/2021)

4 Chứng từ chứng minh đã nộp thuế ở nước ngoài

• Bản chụp chứng từ nộp thuế / khấu trừ ở nước ngoài, có xác nhận (cam kết) của người nộp thuế.

• Nếu nước ngoài không cấp chứng từ: dùng bản chụp giấy chứng nhận khấu trừ thuế do nơi trả thu nhập cấp, hoặc bản chụp chứng từ ngân hàng về số thuế đã nộp, có xác nhận của người nộp thuế.

• Bản dịch tiếng Việt: phải dịch công chứng; văn bản do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp cần hợp pháp hóa lãnh sự (trừ khi được miễn theo điều ước quốc tế).

5 Các nhóm phải tự quyết toán và cách nộp

5.1. Thu nhập từ tổ chức quốc tế, đại sứ quán, lãnh sự quán

Các đơn vị này không khấu trừ thuế TNCN, nên cá nhân phải tự khai thuế trực tiếp theo quý và tự quyết toán cuối năm với cơ quan thuế.

5.2. Người nước ngoài kết thúc hợp đồng, chuẩn bị xuất cảnh

Phải quyết toán thuế TNCN trước khi xuất cảnh. Nếu chưa kịp, có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc đại lý thuế quyết toán thay và chịu trách nhiệm.

5.3. Nộp hồ sơ ở đâu, hạn nào

• Nơi nộp: cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú (đối với thu nhập nước ngoài / tổ chức quốc tế không có tổ chức chi trả khấu trừ tại VN) - Điều 45 TT 80/2021.

• Mẫu: 02/QTT-TNCN (Phụ lục II TT 80/2021, giữ nguyên tại TT 89/2026).

• Thời hạn kỳ 2025: chậm nhất 30/4/2026, do trùng nghỉ lễ nên lùi tới 04/5/2026; giảm trừ bản thân 11 triệu/tháng, biểu 7 bậc.

↓ Tải tờ khai 02/QTT-TNCN

lịch và được trừ thuế của các tháng tính trùng.

Kết luận

Với thu nhập từ nước ngoài hay tổ chức quốc tế, chìa khóa là xác định đúng tình trạng cư trú. Cá nhân cư trú khai thu nhập toàn cầu bằng mẫu 02/QTT-TNCN và được trừ thuế đã nộp ở nước ngoài trong giới hạn cho phép. Khi thuế nước ngoài lớn, hãy tận dụng Hiệp định tránh đánh thuế hai lần để không bị nộp trùng.