1 Các mẫu công văn chia thành 3 nhóm
Ảnh minh họa (mô phỏng): ba nhóm mẫu công văn thông dụng.
Có thể chia nhanh thành: (A) hành chính thông dụng, (B) trả lời – giải trình, và (C) gửi cơ quan thuế. Mỗi mẫu dưới đây đều có mô tả, khi nào dùng và link tải Word.
2 Nhóm A - Công văn hành chính thông dụng
1. Mẫu công văn chung (chuẩn Nghị định 30/2020)
Mẫu nền cho mọi công văn hành chính (Mẫu 1.5, Phụ lục III NĐ 30/2020). Lưu ý: không ghi tên loại; dưới số/ký hiệu là trích yếu “V/v …”, sau đó đến “Kính gửi”, nội dung và nơi nhận.
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Công văn đúng thể thức NĐ 30/2020 (không có tên loại).
↓ Tải mẫu công văn chung (Mẫu 1.5)
2. Mẫu công văn đề nghị, yêu cầu
Dùng khi đề nghị, yêu cầu cơ quan/đối tác phối hợp, cung cấp thông tin, giải quyết công việc; nêu rõ lý do, căn cứ và nội dung đề nghị cụ thể.
3. Công văn thông báo (phân biệt với văn bản THÔNG BÁO)
Cần phân biệt: THÔNG BÁO là một loại văn bản CÓ tên loại (trình bày tên loại ở giữa), còn công văn thông báo là công văn (không tên loại) dùng để thông báo một nội dung tới cơ quan/đối tác. Với thông báo nội bộ trang trọng nên dùng đúng thể thức văn bản THÔNG BÁO.
↓ Tải mẫu nền để soạn công văn thông báo
3 Nhóm B - Công văn trả lời, giải trình
4. Mẫu công văn phúc đáp (trả lời văn bản đến)
Dùng để trả lời một công văn/văn bản đến. Phần mở đầu nêu rõ số, ngày và trích yếu của văn bản được phúc đáp; sau đó trình bày từng nội dung trả lời.
Ảnh minh họa (mô phỏng) - Công văn phúc đáp (trả lời văn bản đến).
↓ Tải mẫu công văn phúc đáp: Mẫu 1
↓ Tải mẫu công văn phúc đáp: Mẫu 2
5. Mẫu công văn giải trình (chung)
Dùng khi giải trình, làm rõ một vấn đề với cơ quan quản lý, đối tác hoặc cấp trên; trình bày căn cứ, diễn giải sự việc và đề xuất hướng xử lý.
↓ Tải mẫu công văn giải trình chung
4 Nhóm C - Công văn gửi cơ quan thuế
6. Mẫu công văn giải trình thuế, hóa đơn
Dùng khi giải trình với cơ quan thuế về kê khai, hóa đơn có dấu hiệu rủi ro. Lưu ý gửi đúng cơ quan: từ 01/7/2025 không còn Chi cục Thuế - ghi tên Thuế cơ sở/Thuế tỉnh, thành phố quản lý trực tiếp.
↓ Tải mẫu công văn giải trình thuế: Giải trình thuế
↓ Tải mẫu công văn giải trình thuế: Giải trình hóa đơn rủi ro
7. Mẫu công văn hỏi đáp, đề nghị hướng dẫn gửi cơ quan thuế
Dùng khi hỏi, xin hướng dẫn về chính sách thuế, thủ tục kê khai; nêu rõ vướng mắc và đề nghị cơ quan thuế hướng dẫn cụ thể.
↓ Tải mẫu công văn gửi cơ quan thuế
8. Mẫu công văn cam kết gửi cơ quan thuế
Dùng khi cam kết với cơ quan thuế về việc thực hiện nghĩa vụ, khắc phục sai sót hoặc nội dung theo yêu cầu quản lý.
↓ Tải mẫu công văn cam kết gửi cơ quan thuế
9. Văn bản đề nghị gia hạn nộp thuế (Mẫu 01/GHAN)
Mẫu chính thức khi đề nghị gia hạn nộp thuế theo Luật Quản lý thuế (Mẫu số 01/GHAN). Dùng đúng biểu mẫu này thay vì tự soạn công văn để hồ sơ được chấp nhận.
5 Công văn là gì? Thể thức theo Nghị định 30/2020
| Bốn điểm cần nhớ về thể thức công văn | Công văn là văn bản hành chính KHÔNG có tên loại (khác quyết định, thông báo, tờ trình…). Vì vậy không trình bày dòng “CÔNG VĂN” ở giữa văn bản. | Thành phần thể thức gồm: Quốc hiệu – Tiêu ngữ; tên cơ quan ban hành; số, ký hiệu (…/CV-…); địa danh, ngày tháng; trích yếu “V/v …” đặt dưới số, ký hiệu; “Kính gửi”; nội dung; quyền hạn, chức vụ người ký; nơi nhận. | Trích yếu công văn bắt đầu bằng “V/v” (về việc), in thường, đứng, canh giữa dưới số và ký hiệu. | Kỹ thuật trình bày (khổ giấy, phông chữ, căn lề, cỡ chữ) thực hiện theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. |
6 Cách trình bày công văn đúng chuẩn
• Phần đầu: Quốc hiệu – Tiêu ngữ (góc phải); tên cơ quan ban hành và số, ký hiệu …/CV-… (góc trái); địa danh, ngày tháng năm (góc phải).
• Trích yếu: ghi “V/v …” ngắn gọn nội dung công văn, đặt canh giữa ngay dưới số và ký hiệu.
• “Kính gửi”: ghi đúng, đầy đủ tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận công văn.
• Nội dung: mở đầu nêu lý do, căn cứ; phần chính trình bày rõ đề nghị/trao đổi/trả lời; kết thúc bằng lời đề nghị phối hợp, cảm ơn.
• Phần cuối: quyền hạn, chức vụ và chữ ký người ký (đóng dấu); nơi nhận (“Như trên”, “Lưu: VT”).
7 Lưu ý mới 2026 khi soạn công văn
• Gửi cơ quan thuế: từ 01/7/2025 tổ chức thuế 2 cấp - KHÔNG còn “Chi cục Thuế”. Ghi đúng “Thuế cơ sở” (đội/khu vực) hoặc “Thuế tỉnh, thành phố” quản lý trực tiếp; mẫu cũ ghi “Kính gửi: Chi cục Thuế…” cần đính chính.
• Địa danh, nơi nhận theo địa giới hành chính mới (chính quyền địa phương 2 cấp từ 01/7/2025): kiểm tra lại tên tỉnh/xã sau sáp nhập trước khi ghi.
• Công văn không có tên loại: đừng thêm dòng “CÔNG VĂN” ở giữa - đây là lỗi thể thức thường gặp.
• Công văn điện tử/ký số: khi phát hành trên hệ thống quản lý văn bản, trình bày chữ ký số và thể thức theo Nghị định 30/2020 và hướng dẫn của cơ quan.
8 Lỗi thường gặp khi soạn công văn
• Ghi thừa tên loại “CÔNG VĂN” ở giữa văn bản (sai - công văn không có tên loại).
• Thiếu hoặc đặt sai vị trí trích yếu “V/v …”.
• Ghi sai cơ quan nhận (vẫn ghi “Chi cục Thuế” đã bỏ từ 01/7/2025; sai tên đơn vị hành chính sau sáp nhập).
• Công văn phúc đáp không nêu rõ số, ngày, trích yếu của văn bản được trả lời.
Kết luận
Trên đây là bộ mẫu công văn chuẩn mới nhất 2026 - đề nghị, phúc đáp, giải trình, gửi cơ quan thuế - kèm ảnh mẫu, link tải Word và hướng dẫn cách trình bày đúng thể thức Nghị định 30/2020. Nhớ rằng công văn không có tên loại và gửi cơ quan thuế phải ghi đúng tên theo mô hình 2 cấp từ 01/7/2025.
Miễn trừ trách nhiệm: Các mẫu mang tính tham khảo, đơn vị tùy chỉnh theo nhu cầu. Quy định về thể thức văn bản và tổ chức cơ quan thuế có thể thay đổi - vui lòng đối chiếu văn bản hiện hành trước khi áp dụng.