1. Các thủ tục cần làm khi mua bán nhà đất
Toàn bộ giao dịch gồm 6 thủ tục dưới đây. Bạn nên làm đúng thứ tự và đánh dấu từng việc đã hoàn thành để không bỏ sót. Hai thủ tục bắt buộc là công chứng hợp đồng và đăng ký sang tên.
Checklist các thủ tục cần làm khi mua bán nhà đất 2026.
2. Thủ tục 1 – Kiểm tra pháp lý nhà đất
Đây là việc cần làm trước tiên để tránh mua phải nhà đất không đủ điều kiện. Cần xác minh:
• Điều kiện chuyển nhượng: có Giấy chứng nhận, không tranh chấp, không kê biên, trong thời hạn sử dụng, không bị áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời (khoản 1 Điều 45 Luật Đất đai 2024).
• Với nhà ở: không thuộc diện thu hồi, giải tỏa, phá dỡ; trong thời hạn sở hữu (Điều 160 Luật Nhà ở 2023).
• Quy hoạch, thế chấp, tranh chấp: nộp phiếu yêu cầu cung cấp thông tin tại Văn phòng đăng ký đất đai (Điều 60 Nghị định 101/2024/NĐ-CP).
3. Thủ tục 2 – Đặt cọc (tùy chọn)
Không bắt buộc, nhưng nên làm để “giữ chỗ”. Lập hợp đồng đặt cọc ghi rõ số tiền cọc, giá bán, thời hạn ký công chứng và mức phạt cọc theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015: bên mua bỏ cọc mất cọc; bên bán bỏ cọc phải trả cọc và đền một khoản tương đương.
4. Thủ tục 3 – Công chứng hợp đồng chuyển nhượng
Đây là thủ tục bắt buộc để hợp đồng có hiệu lực.
Điểm a khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024:
“Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp kinh doanh bất động sản quy định tại điểm b khoản này.”
Công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng nơi có nhà đất, hoặc chứng thực tại UBND cấp xã. Mang theo bản gốc Giấy chứng nhận, CCCD, giấy tờ hôn nhân và dự thảo hợp đồng.
5. Thủ tục 4 – Kê khai, nộp thuế và lệ phí
• Thuế TNCN: nộp thuế TNCN 2% giá chuyển nhượng (bên bán) - trừ trường hợp được miễn.
• Lệ phí trước bạ: nộp lệ phí trước bạ 0,5% (bên mua).
• Phí khác: nộp phí thẩm định hồ sơ và lệ phí cấp Giấy chứng nhận (do HĐND cấp tỉnh quy định).
Thời hạn khai thuế TNCN: chậm nhất ngày thứ 10 kể từ khi hợp đồng có hiệu lực (nếu bên bán nộp), hoặc khi làm thủ tục sang tên (nếu bên mua nộp thay).
6. Thủ tục 5 & 6 – Đăng ký sang tên và nhận sổ
Đăng ký biến động (sang tên) là thủ tục bắt buộc để bên mua chính thức đứng tên. Nộp hồ sơ, chờ giải quyết và nhận kết quả.
• Nơi nộp: nộp tại Bộ phận Một cửa cấp xã/tỉnh hoặc Văn phòng đăng ký đất đai nơi có nhà đất.
• Thời hạn: không quá 10 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ (Điều 22 Nghị định 101/2024/NĐ-CP).
• Kết quả: cơ quan đăng ký xác nhận thay đổi trên sổ hoặc cấp Giấy chứng nhận mới cho bên mua.
7. Hồ sơ và mẫu cần chuẩn bị
Bộ hồ sơ đăng ký biến động (sang tên) gồm:
| Giấy tờ | Ghi chú |
| Đơn đăng ký biến động (Mẫu số 18) | Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP (thay Mẫu 11/ĐK cũ) |
| Hợp đồng chuyển nhượng | Bản đã công chứng/chứng thực |
| Bản gốc Giấy chứng nhận | Sổ đỏ/Sổ hồng đã cấp cho bên bán |
| Tờ khai thuế TNCN (03/BĐS-TNCN) | Bên bán kê khai (hoặc bên mua nộp thay) |
| Tờ khai lệ phí trước bạ (Mẫu 01) | Bên mua kê khai |
| Giấy tờ nhân thân, hôn nhân | CCCD, đăng ký kết hôn/xác nhận độc thân |
Mẫu Đơn đăng ký biến động (Mẫu số 18)
Đây là mẫu quan trọng nhất của thủ tục sang tên (đã điền minh họa, ô vàng là chỗ cần thay):
Đơn đăng ký biến động đất đai (Mẫu số 18) - đã điền minh họa (ô vàng là chỗ cần thay).
↓ Tải Mẫu 18: Bản Word
↓ Tải tờ khai kèm theo: Tờ khai TNCN 03/BĐS · Tờ khai lệ phí trước bạ 01
8. Chi phí phải nộp
| Khoản | Mức thu | Bên nộp (thông lệ) | Căn cứ |
| Thuế TNCN | 2% × giá chuyển nhượng | Bên bán | Điều 14 Luật Thuế TNCN 2025 |
| Lệ phí trước bạ | 0,5% × giá tính lệ phí | Bên mua | Điều 8 Nghị định 10/2022/NĐ-CP |
| Phí công chứng | Theo giá trị hợp đồng | Thỏa thuận | Thông tư 257/2016/TT-BTC |
| Phí thẩm định + cấp GCN | Do HĐND cấp tỉnh quy định | Bên mua | Thông tư 85/2019/TT-BTC |
Ví dụ nhà đất 5 tỷ: thuế TNCN 100 triệu (bên bán), lệ phí trước bạ 25 triệu (bên mua), phí công chứng khoảng 3,2 triệu; con số chỉ là ví dụ, đối chiếu cơ quan thuế và văn phòng công chứng khi giao dịch.
9. Điểm mới năm 2026 cần lưu ý
• Đơn đăng ký biến động dùng Mẫu số 18
(Nghị định 151/2025/NĐ-CP), thay Mẫu 11/ĐK cũ.
• Từ 01/7/2025 không còn cấp huyện:
hồ sơ nộp tại Bộ phận Một cửa cấp xã/tỉnh hoặc Văn phòng đăng ký đất đai.
• Căn cứ thuế cập nhật:
thuế TNCN chuyển nhượng bất động sản theo Điều 14 Luật Thuế TNCN 2025 (hiệu lực 01/7/2026), vẫn giữ 2%.
Kết luận
Làm đủ và đúng 6 thủ tục - kiểm tra pháp lý, đặt cọc, công chứng, nộp thuế, đăng ký sang tên và nhận sổ - là cách để mua bán nhà đất an toàn. Năm 2026 nhớ dùng Đơn Mẫu 18 và nộp hồ sơ tại cấp xã/tỉnh. Hãy dùng checklist ở Mục 1 và tải bộ mẫu ở Mục 7 để không bỏ sót việc nào.
Miễn trừ trách nhiệm:
Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật tháng 8/2026, không thay thế tư vấn pháp lý riêng. Biểu mẫu, nơi nộp và mức thuế – phí có thể thay đổi theo địa phương; với giao dịch cụ thể, hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi Văn phòng đăng ký đất đai, công chứng viên, luật sư.