1. Vì sao HĐ thuê nhà công ty–cá nhân khác HĐ cá nhân–cá nhân?
Khi bên thuê là doanh nghiệp, tiền thuê nhà là một khoản chi phí và công ty muốn đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Điều này chỉ làm được nếu bộ chứng từ đầy đủ và nghĩa vụ thuế của bên cho thuê (cá nhân) được xử lý đúng. Vì vậy, so với hợp đồng giữa hai cá nhân, hợp đồng công ty–cá nhân phải làm rõ thêm ba nhóm vấn đề: ai nộp thuế cho thuê, xuất chứng từ gì, và thanh toán qua hình thức nào (bắt buộc không dùng tiền mặt để được tính chi phí).
2. Căn cứ pháp lý bắt buộc
| Luật Nhà ở 2023 & Bộ luật Dân sự 2015 | Luật Nhà ở 2023: điều kiện của nhà ở đưa vào giao dịch, nội dung hợp đồng thuê, thời hạn – giá thuê; hợp đồng thuê nhà ở không bắt buộc công chứng, chứng thực. | BLDS 2015 (Điều 472–482): quyền – nghĩa vụ của bên cho thuê và bên thuê tài sản; giao nhà, bảo đảm sử dụng, trả tiền thuê, trả lại tài sản. |
| Thông tư 40/2021/TT-BTC (thuế với hộ, cá nhân kinh doanh) | Quy định thuế GTGT, TNCN và quản lý thuế với cá nhân cho thuê tài sản: cá nhân cho thuê nộp thuế theo tỷ lệ 5% GTGT + 5% TNCN trên doanh thu chịu thuế; tờ khai mẫu 01/TTS. Cho phép tổ chức thuê khai thay, nộp thay cho cá nhân nếu hợp đồng có thỏa thuận. | |
| Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 | Luật TNCN mới, hiệu lực từ 01/7/2026 (quy định về thu nhập từ kinh doanh áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2026). Thay đổi cách xác định thu nhập chịu thuế và ngưỡng doanh thu đối với cá nhân kinh doanh, cho thuê tài sản - xem Mục 4. |
3. Bảng phân vai nghĩa vụ thuế: cá nhân tự khai vs DN khai thay
Đây là phần cốt lõi. Nghĩa vụ thuế cho thuê luôn thuộc về cá nhân cho thuê, nhưng ai đứng ra kê khai – nộp thì có thể thỏa thuận. Bảng dưới so sánh hai phương án:
| Tiêu chí | Cá nhân TỰ kê khai, nộp thuế | Doanh nghiệp (bên thuê) KHAI THAY, nộp thay |
| Ai kê khai | Cá nhân cho thuê tự đi kê khai | Công ty bên thuê kê khai thay cho cá nhân |
| Điều kiện áp dụng | Mặc định - không cần thỏa thuận riêng | Phải ghi rõ trong hợp đồng rằng DN nộp thuế thay (TT 40/2021) |
| Tờ khai & nơi nộp | Mẫu 01/TTS tại cơ quan thuế nơi có nhà | Mẫu 01/TTS, DN ở vai “tổ chức khai thay” |
| Ai chịu tiền thuế thực tế | Cá nhân (thường trừ vào doanh thu nhận được) | Theo thỏa thuận - DN trả thêm hoặc khấu trừ vào tiền thuê |
| Chứng từ để DN tính chi phí | Cá nhân phải cung cấp hóa đơn/chứng từ nộp thuế | DN tự có chứng từ nộp thuế thay - chủ động hơn |
| Ưu / nhược | Cá nhân chủ động; nhưng DN phụ thuộc cá nhân để lấy chứng từ | DN kiểm soát chứng từ, tránh rủi ro thiếu hồ sơ; nhưng tăng chi phí/thủ tục |
| Mẹo chọn phương án | Nếu công ty muốn chắc chắn có đủ chứng từ để tính chi phí và tránh phụ thuộc vào việc cá nhân đi nộp thuế, nên chọn phương án doanh nghiệp nộp thuế thay và ghi rõ trong hợp đồng “giá thuê chưa/đã bao gồm thuế; bên B kê khai, nộp thuế thay cho bên A”. |
4. Cách tính thuế & ngưỡng doanh thu (cập nhật 2026)
| Công thức tính thuế cho thuê | • Thuế GTGT = doanh thu chịu thuế × 5% | • Thuế TNCN = phần doanh thu tính thuế × 5% (theo Luật TNCN 109/2025 - tính trên phần doanh thu vượt ngưỡng miễn thuế). | Doanh thu tính thuế là doanh thu đã bao gồm thuế; nếu hợp đồng ghi giá “chưa gồm thuế”, quy đổi bằng cách chia cho 0,9. |
| LƯU Ý - Ngưỡng chịu thuế đang trong giai đoạn chuyển tiếp | Trước đây (TT 40/2021): cá nhân cho thuê có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm mới phải nộp thuế. | Từ năm 2026, ngưỡng này đã được nâng lên theo Luật Thuế GTGT sửa đổi và Luật Thuế TNCN 109/2025. Các nguồn hiện nêu mức ngưỡng khác nhau (200 triệu và 500 triệu đồng/năm) tùy sắc thuế và thời điểm áp dụng; nhiều bài báo đầu 2026 dẫn mức 500 triệu/năm cho cả GTGT và TNCN, với TNCN tính trên phần vượt ngưỡng. | Vì đang chuyển tiếp và có thể còn nghị định/thông tư hướng dẫn, hãy xác nhận ngưỡng và cách tính áp dụng cho năm tính thuế cụ thể với cơ quan thuế trước khi kê khai. |
5. Điều kiện đưa tiền thuê vào chi phí hợp lý (thuế TNDN)
Để công ty được tính tiền thuê nhà vào chi phí được trừ, cần đủ bộ chứng từ tương ứng với từng trường hợp dưới đây. Điểm chung bắt buộc: thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản) và chi phí phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh.
| Trường hợp | Hồ sơ, chứng từ để đưa vào chi phí được trừ (TNDN) |
| Doanh thu cho thuê DƯỚI ngưỡng chịu thuế (cá nhân không phải nộp thuế) | Hợp đồng thuê + chứng từ thanh toán (chuyển khoản) + bảng kê. Không cần hóa đơn, không cần chứng từ thuế. |
| Công ty NỘP THUẾ THAY cho cá nhân (ghi trong hợp đồng) | Hợp đồng thuê + chứng từ thanh toán + chứng từ nộp thuế thay. Không cần hóa đơn. |
| Cá nhân TỰ nộp thuế | Hợp đồng thuê + chứng từ thanh toán + hóa đơn/chứng từ nộp thuế của cá nhân (cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ). |
| 3 điều dễ sai khiến chi phí bị loại |
- ① Trả tiền thuê bằng tiền mặt: dễ bị loại khỏi chi phí được trừ - luôn chuyển khoản.
- ② Không có chứng từ nộp thuế (khi thuộc diện phải nộp): thiếu chứng từ này, khoản thuê có thể không được trừ.
- ③ Hợp đồng không nêu ai nộp thuế: dẫn tới tranh cãi và thiếu hồ sơ - phải ghi rõ phương án tự nộp hay nộp thay.
6. Mẫu hợp đồng và biểu mẫu thuế
6.1. Mẫu HĐ thuê nhà ở
6.2. Mẫu HĐ thuê nhà
6.3. HĐ thuê nhà CÔNG TY–CÁ NHÂN có điều khoản thuế (mẫu tham khảo)
Mẫu này bổ sung Điều 3 (phân vai thuế) và Điều 4 (xuất chứng từ chi phí) - phần quan trọng nhất khi bên thuê là công ty.
↓Tải mẫu hợp đồng thuê nhà kinh doanh.
6.5. Phụ lục điều khoản thuế & chứng từ chi phí (mẫu tham khảo)
↓ Tham khảo phụ lục hợp đồng thuê
6.6. Tờ khai thuế cho thuê tài sản – Mẫu 01/TTS
↓ Mẫu tờ khai thuế cho thuê tài sản
7. Kết luận
Với hợp đồng thuê nhà giữa công ty và cá nhân, điều quan trọng không chỉ là điều khoản thuê mà là xử lý đúng nghĩa vụ thuế và chứng từ. Hãy chốt rõ trong hợp đồng: ai nộp thuế (cá nhân tự nộp hay công ty nộp thay), thanh toán qua chuyển khoản, và chuẩn bị đủ bộ chứng từ theo từng trường hợp để đưa tiền thuê vào chi phí hợp lý. Đồng thời cập nhật Luật Thuế TNCN 109/2025 và ngưỡng doanh thu mới của năm 2026.
| Miễn trừ trách nhiệm | Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý/thuế cho từng trường hợp. Quy định thuế đang trong giai đoạn chuyển tiếp (2026); hãy đối chiếu văn bản gốc (Luật Nhà ở 2023, TT 40/2021/TT-BTC, Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15, Luật Thuế GTGT hiện hành) và xác nhận với cơ quan thuế/kế toán trước khi áp dụng. Cập nhật: 07/2026. |